Algunas conclusiones y lecciones aprendidas sobre planificación de proyectos

1. Un plan de ejecución del proyecto de alta calidad, exige bases y fuentes de calidad, lo que requiere un proceso de formulación del proyecto (project charter) y de especificación detallada del Alcance (Enunciado, EDT y Diccionario, Entregables), así como de una preparación donde se acuerden y especifiquen las premisas, métodos de estimación, técnicas y herramientas a ser utilizadas, expertos a ser consultados, entre otros.

2. El gerente de proyectos valora la información objetiva, veraz, confiable y precisa, y por ello investiga, profundiza, valida y analiza para obtener planes con los cuales se pueda comprometer junto a su equipo de trabajo con sus clientes, cumpliendo los requisitos con calidad, con el presupuesto asignado y a Tiempo.

3. El gerente de proyectos argumenta, expone, justifica y se esfuerza en dejar claro y por escrito, todas las especificaciones, suposiciones, premisas y bases de la planificación. Adicionalmente, se asegura que estén bien comunicadas y sean comprendidas por los stakeholders del proyecto, buscando la aprobación explicita de los involucrados y clientes clave del mismo.

4. Planificación es prevención, preparación, organización y anticipación con el fin de lograr eficiencia en el logro de los objetivos del proyecto. También nos prepara para dar respuesta rápida y efectiva a los imprevistos y riesgos que se materializan durante la ejecución del mismo. 

5. Una competencia clave del gerente de proyectos es la capacidad para visualizar en el contexto específico del proyecto, las situaciones que se irán presentando, y con ello anticipar las acciones y recursos más adecuados para hacer frente a los retos que se presenten.

6. Disponer de aceleradores como modelos, plantillas, sistemas de información, software de gestión de proyectos, entre otros, facilitará llevar a cabo una gestión eficiente de proyectos. Para ello, debe implementarse un proceso de gestión de conocimientos que genere y enriquezca los activos de los procesos de la organización y de la gerencia de proyectos.

7. Los procesos de control y seguimiento sirven para asegurar que se ejecute el proyecto según las líneas bases de alcance, costo y Tiempo, que determinan el mejor camino a seguir para el logro de los objetivos. Asimismo, sirven para aprender sobre la ejecución del proyecto y ajustar los planes al desempeño real del mismo.

8. El gerente del proyecto y su equipo de trabajo necesitan disponer de un cronograma y presupuesto del proyecto que sirva de guía para un desempeño eficiente, debe ser fuente de inspiración y motivación, ser retador y aportar valor agregado a la ejecución de las actividades, por lo tanto deben representar propuestas realistas, útiles, fáciles de seguir y flexibles, adaptables a las circunstancias particulares que hace único a cada proyecto.