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lunes, 25 de julio de 2022

Productividad: 1. El trabajo está en línea con mis intereses y Objetivos

Les escribí en la anterior publicación, las condiciones que para mí, te hacen productivo.

En las próximas publicaciones, desarrollaré cada punto, comenzando con El trabajo está en línea con mis intereses y objetivos.

En primer lugar, te invito a reflexionar y escribir sobre cuáles son tus intereses y objetivos, en materia laboral y personal. Cuáles son, asimismo, tus valores y principios.

Nuestro trabajo, las acciones que ejecutamos día a día, se realizarán con mejor disposición, si sentimos que impactan positivamente en nuestra vida, y sucederá lo contrario si impacta negativamente.

Imagina, que valoras en primer lugar tu Salud, física, mental y emocional. Por respeto a nosotros mismos, no tendríamos que aceptar un trabajo que nos genere angustia, temor o rabia, es decir, un estrés negativo (distress). No solo por su impacto negativo en nuestra salud, sino también por que difícilmente seremos productivos en estas condiciones.

Otro ejemplo, si valoras tiempo de calidad con tu Familia, un trabajo que te genere distress, te pondrá de mal humor, llegarás a casa quejándote, quizás regañando y pagándola con tus seres queridos.
Si además valoras tu Tiempo, te alejarías del sobretiempo laboral, y de otros tipos de sobretiempo, como, por ejemplo, el digital (exceso de tiempo en redes, videos, series, juegos, etc.).

El tiempo, objetivamente hablando, es finito, no es renovable, ni se recupera, se mueve inexorablemente, siempre hacia adelante, a un ritmo constante. Por otra parte, no somos seres omnipresentes, por lo tanto, al decidir estar en un lugar, automáticamente renunciamos a estar en otro. O estás en la oficina, o estás en casa.

Tener claros objetivos (SMART) y los resultados claves (OKR) que queremos mantener o conseguir, más allá de metas y números, destaca los por qué y los para qué de nuestra labor. Conocer el propósito, y porque es relevante para la organización, y también han de estar en línea con nuestros valores y principios. Si eres vegano, difícilmente estarías bien en un matadero de reses, o si estás en contra del cigarrillo, imagínate colaborando para la expansión de la industria del tabaco.

Los anteriores son ejemplos muy tangibles. Hay otros casos más sutiles, que de igual forma afectan nuestra productividad y calidad de vida. Si te consideras agilista, y valoras la autonomía y trabajar en un ambiente de confianza, no estarás a gusto con un jefe controlador que cuestiona los errores, de formas que inhiben la experimentación.

En mi caso, forman parte de mi propósito de vida, aprender y enseñar, por lo que mantenerme estudiando y dar clase han de ser parte de mi desempeño laboral y profesional.

Aunque suene a cliché, Amar lo que se hace, es clave para ser productivo. Más que cuestión de tiempo, tiene que ver con tener energía y ganas, elementos presentes cuando estás a gusto y disfrutas con lo que haces.

Comprendo que conseguir una actividad laboral que respete tu individualidad, y que esté en línea con tus valores y principios, puede ser desafiante, pero créeme, somos merecedores de ello, y te hará ser más productivo, por lo que todos ganan.

Podría ser que, en tu trabajo, no todas las tareas te resulten gratificantes, pero si no contradicen tus principios, y apoyan los objetivos, dales un significado positivo. Esto podría cambiar tu actitud y estado de ánimo a favor de la productividad.

Y no te estoy sugiriendo que dejes ya tu trabajo, sí este no te satisface. Agradécele, hazlo lo mejor posible, y realiza pequeños cambios que te acerquen a tu trabajo ideal. En paralelo, puedes activarte y prepararte para conseguir una oportunidad laboral más apropiada para ti.

Somos responsables de nuestras decisiones y acciones, no te sientas obligado por las circunstancias, pero si en movimiento para mejorar y cambiar positivamente.

Gracias por leerme y compartir.

@Soy.Agile.Coach


 

Productividad: 2. Dispongo de Competencias para realizar el trabajo eficientemente

 

¿Quieres recuperar tiempo de tu día a día?, y quién no, tiempo para realizar más entregas con mejores resultados, realizar otras tareas más enriquecedoras, o poder tener tiempo para otras actividades que disfrutamos, y que, por estar, normalmente, tan liados, no tenemos tiempo para realizarlas, como leer, estudiar, compartir, ir al gimnasio, o simplemente, descansar y dormir bien.


Te iré compartiendo diferentes técnicas para ser más productivos, y en este artículo vamos a enfocarnos en cómo ser más eficientes siendo más competentes en las tareas que realizamos frecuentemente.

Te invito a realizar una lista de tus tareas frecuentes, y para cada tipo de actividad, identifica y mide el tiempo aproximado que le dedicas al día o a la semana. Así mismo, determina, según tu criterio, el nivel de conocimiento y competencia que tienes realizando la tarea. Por ejemplo:

No hay texto alternativo para esta imagen

Prioricemos, definiendo criterios que faciliten la elaboración de un plan ordenado de acciones. Por ejemplo, tareas que exigen mayor tiempo y el nivel de competencia es bajo o medio, o seleccionar acciones de mejora de poco esfuerzo o costo, y alto o medio impacto en el desempeño de la tarea.

Identifica las estrategias que permiten mejorar tus competencias, como recibir formación especializada, solicitar el apoyo de un experto, y lo más importante, poner en práctica lo aprendido, es lo que te hará más competente realizando la tarea.

Toma en cuenta, que desarrollar una competencia pasa por, al menos, 4 etapas:

Tienes la necesidad e interés de mejorar tu desempeño.

Adquieres conocimientos, técnicas y herramientas para realizar, de forma más eficiente, y diferente, tu trabajo.

Pones en práctica, una y otra vez, de forma disciplinada, lo aprendido.

Sientes la mejora de tu desempeño, lo que te motiva a seguir practicando y mejorando, hasta ser muy competente en la tarea.

Otra acción que podrías emprender, si es aplicable, es delegar o buscar la automatización de las tareas más repetitivas.  

Finalmente, mide nuevamente tus tiempos y valora la mejora obtenida. Siguiendo nuestro ejemplo:


En el ejemplo, se tiene un plan de acción de 4 tareas de mejora en forma secuencial, para lograr en 6 meses, una mejora en la productividad de un 25%, pudiendo observar mejoras a lo largo del proceso.

Hay que destacar, el valor de la medición para analizar, objetivamente la situación, y para validar la ruta de mejora que hemos seleccionado. Y de ser necesario, adaptar o cambiar las estrategias de mejora.

También he de señalar, que los planes de mejora suelen competir con el cumplimiento de lo objetivos de la organización, y que nos exigirá, durante su implementación, un esfuerzo extra. Habrá momentos en que la tensión del entorno nos obliga a ir un poco más despacio, y en otras circunstancias podemos acelerar. En todo caso, nuestros planes han de ser flexibles y adaptarse a los cambios del entorno. Lo importante, es no renunciar a la oportunidad de hacer las cosas, cada día, un poco mejor, y ganar en productividad.

Como diría Covey, Detenerse para afilar la sierra, y con ello mejorar el desempeño.

Gracias por leerme y compartir.

@Soy.Agile.Coach

Productividad 3. Cómo dejar de postergar lo importante


Ser productivo es algo que la mayoría de las personas queremos.

Postergar o procrastinar, es algo que nos pasa a todos, en algún nivel de intensidad.

Sí postergar nos aleja de cumplir nuestros propósitos y metas, ¿por qué postergamos?


En anteriores publicaciones, hemos conversado sobre la conexión que existe entre ser productivo, nuestros intereses y objetivos, competencias, emociones y energía.

Si una tarea no es de tu interés o sientes que no aporta, no te sentirás motivad@ a realizarla. Por ejemplo, realizar un informe que sabes que nadie lee, pero que debe hacerse por ser parte de la normativa de la organización.

También, solemos postergar las tareas en las que no somos competentes, por el esfuerzo que nos exige, los errores que solemos cometer y el retrabajo que implica, a mi me pasa cuando tengo que hacer un informe en inglés.

Quiero destacar, que me refiero a tareas importantes que nos perjudican al postergarlas. No en todas las actividades tenemos que ser productivos, incluso, si son importantes. El libro que estoy escribiendo, es algo importante para mí, pero en este momento, no es prioritario, cuando lo sea, buscaré ser productiva con esa meta, por ejemplo, creando un hábito de escritura.

Las emociones juegan un papel crucial en la productividad. Si estás aburrid@, te encontrarás divagando en Internet o en las series, si te desagrada, tratarás de dilatarlo (en mi caso, ir al dentista), si te genera temor o incertidumbre, también le darás largas por no querer enfrentar dicha situación. Y si te sientes, cansad@ o triste, sin mucha energía, bien sea por un problema de salud, familiar o laboral, serás muy vulnerable a las distracciones.

Las distracciones pueden ser internas o externas. Las externas, como las llamadas, reuniones, correos, visitas, etc., requieren de comunicación y acuerdos, por ejemplo, apagando el móvil, evitando reuniones innecesarias, delegando, acordando horarios para nosotros y en relación con los demás, entre otros.

Las distracciones internas, requieren de otro tipo de estrategias que mitiguen el ruido mental, la ansiedad, el estrés negativo, etc.

Como podrás observar, postergamos aquello que nos disgusta y que no es urgente, aunque si no se aborda de forma oportuna, generará situaciones más difíciles de afrontar. Por ejemplo, postergar esa conversación con tu pareja, necesaria para establecer acuerdos que permitan una buena convivencia; sí lo postergas, la conversación podría convertirse en una álgida discusión.

En agilidad, promovemos la reflexión y la experimentación, como camino a la mejora continua, por lo que te invito a realizar el siguiente ejercicio.

Por una semana, registra lo que haces día a día, desde que te despiertas hasta que te vas a dormir. Divide el día en actividades de mañana, mediodía, tarde y noche, y si quieres ser más específico aún, en horarios de 1 o 2 horas. En esos días, mantente atento y toma nota en tu registro, de la forma más específica y detallada posible de lo que haces en cada momento. Por ejemplo, tomando un café, revisando el correo, chequeando las redes, haciendo llamadas, en reuniones, viendo videos, series, jugando, etc.

Diseña tu semana ideal. Qué harías si tuvieses los medios, recursos, conexión y energía para ser productivo, en aquello importante en este momento.

Compara tu semana real con tu semana ideal. ¿Qué tanto se alejan la una de la otra?

Reflexiona sobre que pequeños cambios podrían mejorar tu desempeño. Y como el tiempo, es el que es, parte de la solución es reducir las “pérdidas de tiempo” y dar o ampliar el tiempo de las actividades productivas.

Entra en un ciclo ágil de mejora continua, a lo Deming: Planifica, Experimenta, Verifica y Mejora.

“La procrastinación hace difíciles las cosas fáciles, y hace todavía más difíciles las cosas difíciles”. Mason Cooley

Gracias por leerme y compartir.

@Soy,Agile.Coach

Productividad 4: Los hábitos de un agilista

Hay una estrecha relación entre los hábitos que hemos incorporado a nuestra vida y la productividad.

Los hábitos son pequeñas tareas o comportamientos que repites diariamente de forma automática y sin esfuerzo. Son el resultado de pensamientos y creencias que tenemos profundamente arraigados. Nuestros hábitos definen lo que hacemos repetidamente, y eso es lo que en realidad somos.

Tenemos hábitos que nos ayudan a ser más eficientes y productivos, y otros que limitan nuestro progreso y mejora. Así, el hábito de hacer ejercicio cuida de nuestra salud y el hábito de fumar la perjudica.

La buena noticia es que los hábitos se pueden cambiar. Como lo señala el especialista en hábitos James Clear en su libro Hábitos atómicos, el cambio real proviene del resultado de cientos de pequeñas decisiones que van creciendo, poco a poco, hasta llegar a cambiar nuestra carrera profesional, nuestras relaciones y todos los aspectos de nuestra vida.

En publicaciones anteriores, hemos reflexionado sobre Hacer Agile vs Ser Agile , destacando que ser un agilista supone un cambio de mentalidad (mindset) que se evidencia en su forma de actuar y relacionarse con los demás.

Es a través de la construcción de hábitos, que logramos no solo cambiar nuestras conductas, sino impactar nuestras creencias y forma de pensar. No olvidemos, que tenemos una predisposición a mantenernos en el statu quo, y que es solo con un esfuerzo intencionado y sostenido, que lograremos salir de nuestra zona de confort y crecer como personas.

Relacionemos algunos principios ágiles con hábitos habilitantes de la productividad, así tenemos que la entrega temprana y continua de valor, se beneficia de hábitos como dividir el trabajo en mínimos productos viables y priorizar en base a lo que da mayor valor, el principio de la simplicidad con la práctica de realizar, solo el trabajo esencial, diciendo no a todo lo demás, y a intervalos regulares reflexionamos y mejoramos nuestra forma de trabajar. La incorporación de hábitos ágiles forman nuestra identidad y nos definen como agilistas.

Clear, nos propone un circuito de retroalimentación de 4 fases, acompañado de lo que llama las leyes para crear buenos hábitos y las leyes inversas para eliminar los hábitos que nos perjudican.



Veamos la puesta en práctica de este ciclo con un ejemplo: incorporar el hábito de planificar mi día productivo:Selecciona una señal que haga obvio la acción de planificar tu día: tomando mi café de la mañana, abro mi planificador y comienzo completando la frase mi objetivo del día es.
Activa la necesidad de realizar tu plan diario haciéndolo atractivo: disfruta anticipando cómo será tu día ideal, conéctate con la satisfacción de lograr tus pendientes.
Realiza tu plan diario utilizando pocos minutos en una herramienta sencilla: comienza con una práctica simple que te permita hacer tu plan en solo un par de minutos. Asegúrate de incluir tareas que te permitan lograr tu objetivo del día.
Recompensa el haber hecho tu plan con una acción que te de placer: regalate leer una página de tu libro favorito o unos minutos en las redes sociales.

“La diferencia entre un buen día y un mal día es, a menudo, unas pocas elecciones saludables y productivas hechas en momentos decisivos” James Clear, autor de Hábitos atómicos.

Gracias por leerme

Saludos, María Esther

@Soy.Agile.Coach

sábado, 19 de junio de 2021

Kanbanízate para ser más Productivo

Los agilistas somos personas que integran el mindset y la práctica agile en su vida personal. Con ello, logramos coherencia y beneficiamos a nuestras labores y resultados personales, familiares, sociales y laborales.

Os dejo algunas ideas para mejorar nuestra productividad utilizando prácticas Kanban y destacando el valor del autocuidado de nuestra salud integral (física, mental y espiritual) y de la mejora continua para integrar en nuestro día a día buenos hábitos.

lunes, 29 de marzo de 2021

Agile Mindset: Mentalidad ágil en acción


La mentalidad agile o agile mindset integra en las acciones diarias los valores y principios de la agilidad. Los agilistas tienen conductas que evidencian transparencia, foco en las personas y en dar valor, mostrando apertura, compromiso y honestidad.


Ser agile se enriquece con la práctica y Hacer agile se enriquece con el pensamiento, conductas sociales y afines a los pilares del agilismo.



En el agile mindset se integran el hemisferio izquierdo con la estructura y lógica de las prácticas y los marcos de trabajo ágiles, y el hemisferio derecho que le imprime seguridad psicológica y humanización a los procesos y resultados.

 







domingo, 28 de marzo de 2021

Agile Mindset: Stop Starting Start Finishing

 

Agile es un mindset que está basado en valores y principios que se manifiestan en prácticas ágiles. 

Con esta publicación inicio una serie de mensajes cuyo propósito es transmitir pensamientos y comportamientos que hacen del Agile una propuesta para entregar con frecuencia productos y servicios de valor, con productividad y excelencia.

Y que mejor forma de empezar que con la frase Stop Starting Start Finishing: Deja de comenzar, comienza a terminar.



  • La multitarea (multitasking) reduce la efectividad por las pérdidas de tiempo que conlleva los cambios de contextos y sus consecuentes interrupciones.
  • Identificar la tarea prioritaria que merece foco y dedicación, y que será tomada sólo cuando esté lista para ser ejecutada (Definition of Ready) a fin de evitar los desperdicios de tiempo y esfuerzo que genera el ir a buscar más información o detalles para poderla ejecutar el trabajo una vez iniciado.
  • Una vez iniciada la tarea, todo el equipo trabaja en ella hasta terminarla (Swarming), además de incrementar la velocidad de entrega, lleva a aumentar la multifuncionalidad y la colaboración del equipo.
  • La tarea no se deja hasta que no cumple todas las condiciones para estar terminada (Definition of Done). No se deben dejar los trabajos “casi hechos”, en este sentido, la decisión es binaria: Está o no está hecho.
  • Asignar un límite al trabajo en proceso (WiP Limit) evita la multitarea, reduce las interrupciones y facilita el terminar cuanto antes lo más prioritario.
  • Simplificar es enfocarse solo en lo prioritario que se debe hacer e ignorar todo aquello que podría hacerse.
  • Reducir el objetivo de nuestra atención reconociendo que no todo importa por igual.
  • La meta no es hacer más, sino más bien, hacer menos: Maximizar el trabajo no realizado.
  • Aún tienes dudas, lee: Mindfulness: la felicidad de hacer y pensar en una sola cosa

Como podrás observar, en esta mentalidad coinciden varias corrientes: Lean, Kanban, Scrum, teorías de la productividad, el budismo (no tengas mentalidad de mono) y el mindfulness. Todos aportando para que seamos más productivos y felices.

Gracias por leerme.

@soy.agile.coach

lunes, 9 de noviembre de 2020

Ordenando lo esencial: Las Relaciones

La felicidad y la productividad depende mucho de la calidad de nuestras relaciones.

Somos seres sociales e interdependientes, muchos proyectos, tareas y desafíos los superamos gracias al trabajo de otras personas o del trabajo de un equipo.

Relaciones con personas que no vibran en armonía con nosotros, personas que consumen nuestra energía, personas que lejos de sumar, restan, son relaciones que debemos cuestionar y decidir qué hacer con ellas.

Con otras personas fluimos, la pasamos bien, cumplimos objetivos, superamos desafíos, nos aportan satisfacción y alegrías a nuestra vida.

Como todo en "ordenando lo esencial", comenzamos identificando y tomando conciencia de la calidad de cada una de nuestras relaciones.

Relaciones laborales, con nuestro jefe, con nuestro equipo, con clientes y proveedores.

Relaciones familiares con nuestros abuelos, padres, hermanos, pareja, hijos, tíos y primos.

Relaciones sociales con nuestros amigos, vecinos, funcionarios, vendedores, prestadores de servicios, etc.

Y muy importante, la relación con nosotros mismos.

Podríamos preguntarnos porqué existe esa relación en mi vida, ¿puedo prescindir de ella?, ¿puedo reducir o aumentar su presencia en mi vida?, ¿cómo la puedo mejorar?, ¿qué me está mostrando?, ¿qué puedo aprender de ella? Estas son algunas de las preguntas poderosas que nos pueden llevar a decisiones y acciones que aumenten positivamente nuestra calidad de vida.  

Limpiar y simplificar nuestras relaciones implica estudiarlas, tener conversaciones, buscar acuerdos, poner límites, evitando las relaciones tóxicas y fortaleciendo las relaciones ganar-ganar. 

Es una búsqueda y mejora continua con la intención de mantener relaciones armoniosas que impacten positivamente en nuestra calidad de vida.

#ORDEN, #PRODUCTIVIDAD, #CALIDAD DE VIDA, #AGILE

sábado, 7 de noviembre de 2020

Ordenando lo esencial: Los pensamientos

Nuestra mente siempre está llena de pensamientos.

Algunos pensamientos son perturbadores y repetitivos, cambian nuestro estado de ánimo y distraen nuestra atención en lo que hacemos.

Ordenar nuestra mente es gestionar nuestras ideas y pensamientos.

Inicia con tomar conciencia de tu desorden mental y aprende a vaciar tu mente.

Cambia los pensamientos negativos y limitantes por pensamientos que te beneficien y empoderen.

Cuando nuestra mente divaga lo hace “lamentando” el pasado o “temiendo” el futuro.


Llevar la mente al aquí y el ahora, nos ayuda a centrarnos en el momento presente.

Algunas técnicas son: practicar la atención plena, meditar, contactar con la naturaleza y respirar conscientemente.

Ordena tu mente con pensamientos, creencias e ideas esenciales,  en línea con nuestro propósito y objetivos.

lunes, 26 de octubre de 2020

Ordenando lo esencial: Elementos digitales

Nuestra sociedad es cada vez más digital, lo que se ha potenciado en estos días de pandemia, confinamientos, trabajo en remoto, redes sociales y aprendizaje en línea.

El alcance y potencialidades que nos da Internet nos ha llevado a mantenernos una parte importante de nuestro tiempo conectados a la gran red. 

Un día típico inicia con una alarma digital, chequeando noticias y comunicaciones en línea, y pasamos el día conectados a nuestras redes sociales, interactuando vía email y chats, en reuniones en línea, viendo vídeos, escuchando música, viendo pelis y series en Netflix o Movistar, y un largo etcétera. 

Todos los documentos se elaboran, almacenan, recuperan y distribuyen digitalmente. Tenemos archivos multimedia de música, vídeo e imágenes, y otros de contenido más descriptivo. Incluso, hemos digitalizado nuestros documentos físicos como papeles de propiedad, dni, carnet de conducir, títulos académicos, entre otros. Adicionalmente, almacenamos información en la nube, en nuestros dispositivos locales y en servidores específicos. 

Móviles, ordenadores y nuestros espacios en la nube, se llenan de aplicaciones, documentos y datos, lo que nos lleva a la necesidad de aplicar el orden esencial en nuestro mundo digital 

Cada persona va configurando su mundo digital, un ambiente personal de acceso, comunicación e interacción con el mundo que le rodea desde sus dispositivos electrónicos. 

Voy a compartir recomendaciones que podrás aplicar y adaptar a tu mundo digital.

1. Clasifica aplicaciones y datos, define una tipología que te ayude a agrupar el detalle. Mantén el sistema simple, con pocas categorías y niveles. Prefiere las aplicaciones y datos en la nube que se acceden desde cualquiera de tus dispositivos electrónicos: móvil, table u ordenador. Clasifica también en carpetas tus emails. Por ejemplo, les comparto mí organización en el móvil y algunas carpetas personales en la nube.
  • Móvil
    • Escritorio o pantalla de inicio (uso frecuente): Tiempo, Calendario, Trello, Notas, Mensajería, Calculadora, Whatsapp, Cámara, Instagram, Google.
    • Redes Sociales: Gmail, Telegram, Facebook, Youtube, Linkedin, Twitter, Spotify, Netflix, Blogger, Apps de Video llamadas, Gestor de Archivos, Play Store.
    • Servicios y Salud: Sanitas, Cita Sanitaria, Sodexo, Mi DGT, Iberdrola, Mi Yoigo.
    • Bancos y Compras: BBVA, Transferwise, Amazon, Mercadona, Wish.
    • Comidas, Transporte y Paseos: Glovo, McDonalds, Telepizza, Moovit, Cabify, Booking, Wikiloc.
    • Aprendizaje y Salud: Memrise, Duolingo, ABA English, MiFit.
    • Trabajo: Outlook, Teams, Skype Empresarial, Slack, Aplicaciones laborales
  • Carpetas en la nube (algunas carpetas locales)
    • Curriculum (Certificaciones, Títulos Académicos, Otros soportes) 
    • Docs_Legales 
    • Docs_Propiedades 
    • Docs_Médicos 
    • Mi Libro 
    • Mis Publicaciones 
    • Banco de Imágenes 
    • Libros digitales
2. Archiva o borra el contenido que pierde vigencia, mantén cerca solo lo que verdaderamente utilizas. 

3. Utiliza nombres breves y significativos que faciliten su organización y recuperación.

4. Coloca cada contenido en su lugar, y no lo copies si puede mantenerse en su lugar.

5. Crea un Blog o página personal, allí podrás recopilar artículos, enlaces, documentos, vídeos, imágenes, etc.

6. Utiliza los repositorios digitales para cada tipo de documento, como Google Fotos, Evernote, Onedrive, etc.

Sigue las cuentas y personas que te dan valor, elimina la conectividad de aquellas que no resuenen contigo. Recuerda que, en este caso, menos es más.

domingo, 25 de octubre de 2020

Ordenando lo esencial: Las cosas físicas

Las cosas físicas como nuestra casa, y todo lo que allí se encuentra, condicionan nuestra vida.

Hay cosas esenciales como la cama y la ropa que protege nuestro cuerpo, otras necesarias como la nevera o nuestro juego de comedor.

Buscamos tener lo necesario para cuidarnos y vivir con comodidad y confort, pero algunas cosas comienzan a dificultar nuestra calidad de vida, ocasionando bloqueos y desperdicios de espacio, tiempo y energía.

Vivir con lo esencial, significa rodearnos de las cosas que amamos, utilizamos y agradecemos, dándoles un espacio especial.


Divide tus cosas por categorías, a lo Marie Kondo, por ejemplo: ropa, libros, papeles, artículos de baño, cocina, decoración, objetos con valor sentimental como las fotografías, cartas y otros recuerdos.

Define las categorías según tus cosas, por ejemplo, podrías tener una categoría para cosméticos y cremas, y otra para bolsos y zapatos.

Ahora toma cada categoría y aplica el orden esencial, utilizando las fases del método japonés las 5S:

1. Selecciona lo esencial, quédate con lo que te sea más útil. Descarta aquello que esté roto, que hace tiempo que no usas, que no te gusta, que ya no necesitas.

2. Sitúa lo esencial, ordena estratégicamente, asigna un lugar para cada cosa, colocando lo que más usas a la mano. Puedes necesitar cajas u otro tipo de organizadores.

3. Suprime la suciedad. Limpia bien todas las superficies, pinta y decora tus espacios más personales.

4. Señaliza y estandariza, en especial los espacios que compartes con otras personas, para que sea sencillo identificar cual es el lugar en que debe mantenerse cada cosa.

5. Sigue mejorando, observa cómo funciona tu sistema de orden y limpieza, analiza qué funciona y qué necesita cambiar y mejorar. Es una labor de mejora continua que puedes convertir en un hábito, en una disciplina que hace que tus espacios sean agradables y fluidos.

Incorpora prácticas que contribuyen a tu felicidad 😊☺🥰

Ordenando lo esencial

Nos desenvolvemos en diferentes tipos de mundo: el físico, el digital, el mental y el espiritual, lo que significa que estamos inmersos en:

1. Cosas físicas: nuestra casa, muebles, objetos, lencerías, ropa, zapatos, libros, en fin, todas las cosas físicas que protegen nuestro cuerpo y nos dan confort.

2. Elementos digitales: nuestras comunicaciones digitales, redes sociales, aplicaciones y herramientas electrónicas, transacciones y trámites en línea, información, registros y documentación electrónica.

3. Nuestros pensamientos que van conformando nuestra realidad y diseñando el futuro.

4. Las relaciones con nuestra pareja, familia, amigos, compañeros de trabajo, personas a quienes servimos y otras que nos prestan sus servicios, e incluso las relaciones con nosotros mismos.

5. Un mindset o mentalidad que rige nuestros valores y principios, y que marca nuestras decisiones y conductas.

Identificar y ordenar lo esencial en cada área nos facilita una vida plena, productiva y feliz. 😊☺🥰

viernes, 16 de octubre de 2020

Planificación en Agile: El compromiso con las fechas

Es bien conocida la triple restricción en la gerencia de un proyecto: Tiempo, Costo y Alcance, a las que también hay que añadir Calidad, cuya interrelación hace que al modificar uno de estos elementos, se impacten los demás.

Cuando se propone o solicita el desarrollo de un proyecto, bien sea para evolucionar un producto existente o para crear un nuevo producto, se debe acometer un proceso de planificación que permita disponer para el desarrollo de un determinado alcance, de un tiempo de entrega y un presupuesto estimado.

Pero como sabéis, es usual ver como la planificación genera fechas compromiso difíciles de cumplir, aún más en el desarrollo de proyectos complejos caracterizados por la incertidumbre y lo cambiante que pueden ser sus requerimientos.

Los equipos ágiles en Sanitas implementan Scrum, un marco de trabajo ágil basado en el empirismo, que consiste en aprender de los errores y mejorar continuamente, dividen el trabajo en iteraciones o Sprint, empleando un enfoque de desarrollo iterativo e incremental, junto con prácticas que propician la Transparencia, Inspección y Adaptación

Dado lo anterior, los equipos Scrum, mantienen fijos bloques de tiempo (Sprint) y el costo del equipo (se promueven equipos estables), siendo el alcance lo que de adapta en cada iteración según las necesidades del entorno.

Los equipos ágiles, que incluyen entre sus miembros al negocio (Product Owner – PO), mejoran continuamente sus estimaciones y su capacidad, y van siendo cada vez más predecibles, lo que les permite irse comprometiendo cada vez con mayor éxito.

Otro elemento que favorece una mejor planificación es el plazo, pues a menor plazo mayor oportunidad tendrá el plan de ser asertivo. Por ello, el equipo, junto con el negocio, pueden acordar el desarrollo de una versión básica del producto, con suficientes características para satisfacer a los clientes iniciales, y proporcionar retroalimentación para el desarrollo de siguientes versiones. A esta primera entrega se le conoce como Mínimo Producto Viable o MVP (Minimum Viable Product), y suele ser una entrega que no supera los 3 meses.



En muchas empresas, los Sprints son de 2 semanas, y cada sprint se inicia con un evento de planificación conocido como Sprint Planning, donde el equipo alinea prioridades y acuerda los objetivos y metas del sprint con el dueño del producto (PO). Esta planificación, se realiza en 2 partes: 1. Qué se va a hacer en el Sprint, liderada por el PO, y 2. Cómo el equipo técnico abordará el desarrollo.

El éxito del Sprint Planning, radica en disponer de las tareas del backlog del producto refinadas con el detalle suficiente para que el Dev Team pueda comprender, estimar y detallar las tareas técnicas necesarias para cumplir la meta del Sprint, labor que deben hacer en equipo, acordando cómo llevar a cabo el desarrollo con estimaciones de esfuerzo consensuadas.

También necesita de acuerdos que delimiten cuándo una historia está lista para su desarrollo y cuándo está hecha (DoR y DoD), conocer el rendimiento del equipo y su disponibilidad para establecer la capacidad a comprometer. Es un evento que dura entre 2 y 4 horas, según el tamaño y madurez del equipo y del producto, la suele moderar el SD, validando que se tiene un acuerdo con el PO sobre las prioridades y el objetivo del Sprint, y que el Dev team detalla y distribuye las tareas entre los miembros del equipo que hacen posible cumplir la meta del Sprint.



Como ves, la planificación y el compromiso están presentes en Agile. El negocio y otros involucrados confían en que el equipo siempre realizará su mejor esfuerzo para cumplir los compromisos de cada Sprint, y por ello cuida de su motivación y de eliminar todos los obstáculos que le resten autonomía e independencia al equipo.



Gracias por comentar y compartir!!!

viernes, 9 de octubre de 2020

Cómo hacer dailies productivas en 15 minutos


En los marcos de trabajo agile, como Scrum y Kanban, la Daily es una reunión diaria que realiza el equipo de desarrollo o DevTeam, de 15 minutos, cuyo propósito es Facilitar lo siguiente: 

1. La sincronización, alineación, colaboración y comunicación entre los miembros del equipo.

2. El conocimiento del estado del sprint y validar sí se cumplirán los compromisos con el cliente.

3. La adaptación del trabajo para cumplir o ajustar la meta del sprint y de las tareas comprometidas.

4. La transferencia de información y la colaboración entre los miembros del Equipo.

5. El aumento del compromiso de cada miembro del Equipo.

6. La eliminación de obstáculos para progresar las tareas del Sprint o Kanban.

7. La solución de las dependencias, internas y externas, entre las tareas.

8. El aprendizaje de los miembros del equipo.
Para ello:

1. Se reúne el equipo de desarrollo con su tablero actualizado de tareas.

2. Cada miembro comparte, en forma concreta, sin entrar en detalles, el trabajo que está realizando, el que terminó el día anterior y el que iniciará ese día o al terminar el que realiza.

3. El resto del equipo escucha atentamente, para identificar cómo colaborar con el compañero.

4. El compañero con ideas para ayudar lo manifiesta, en forma concreta, sin entrar en detalles.

5. Luego de la daily, se reúnen las personas que necesiten trabajar con los temas tratados.

Que No es la Daily:

1. Un espacio para detallar o refinar requerimientos o tareas.

2. Una sesión de seguimiento o estatus para informar en que anda cada uno.

3. Una reunión social.

4. Una reunión que sustituye refinamientos, planificaciones, revisiones o retrospectivas.

5. El encuentro de varios equipos de trabajo.

Cabe destacar, que nos referimos, principalmente, a un equipo de desarrollo de software (DevTeam), entre 3 y 9 desarrolladores, responsable de un producto o proyecto, o de un grupo de productos de baja demanda relacionados.

Algunos de los errores más comunes y soluciones son:

Definición/Práctica

Errores comunes

Soluciones

Observaciones

Es una reunión de DevTeam

Se incorporan otros roles e invitados para “aprovechar” que se tiene al Dev Team junto.

Participan muchas personas. Sí a un DevTeam de 7 personas, se suma el SM, PO, PM, Arquitecto y Calidad, ya tenemos una reunión de 12 personas.

Los participantes obligatorios son solo los desarrolladores.

El SM modera el evento y se lleva los impedimentos.

Otros roles del equipo podrían asistir como Oyentes para facilitar la solución de impedimentos.

Si se necesita la intervención del PO, o Stakeholders funcionales o técnicos, deben hacerlo fuera de la Daily.

El Scrum Team tiene otros eventos con el DevTeam para refinar, priorizar, validar, planificar, mejorar, etc.

Para Compartir el trabajo diario del equipo

Aprovechar la daily para aclarar dudas, refinar o validar requerimientos, estimar o hacer demos, hacer mini retros, o para

hacer un reporte de lo que está haciendo cada persona.

Socializar en la daily.

Cada evento en Scrum tiene su propósito. El de la Daily es para compartir el trabajo, informar impedimentos y obtener ayuda de otros miembros del equipo para lograr la meta del Sprint o resolver las tareas.

Conseguir el espacio para los otros temas.

Si se utiliza cada evento para lo que fue diseñado, la Daily puede centrarse en su propósito. Para refinar y aclarar dudas están los eventos de refinamiento y planificación. Para validar y probar, las reviews y para corregir y mejorar pautas de trabajo, las retros. Y para socializar, busquemos espacios para ello que no sea en la Daily,

Para Inspeccionar y Adaptar el Sprint Backlog y los tableros Kanban

No actualizar el Sprint Backlog y los Tableros Kanban, con las urgencias o imprevistos que surjan.

Perder de vista la Meta del Sprint y el compromiso de entrega de las tareas.

La inspección diaria del trabajo facilita adaptar la planificación de entregas y las fechas compromiso.

Sin transparencia no sabremos qué estamos inspeccionando y cómo adaptarnos para cumplir los compromisos adquiridos por el DevTeam.

Para “construir equipo

Que cada persona se enfoque solo en sus tareas y que se desconecte de la daily luego de intervenir.

Potenciar el concepto de equipo. Interesarse en ampliar sus conocimientos y comprender el trabajo y problemas del compañero. Todos en el equipo comparten el mismo propósito: Cumplir los compromisos del DevTeam.

Un equipo ágil evoluciona cuando se enfoca en que se cumplan los compromisos que adquiere el DevTeam, más allá de realizar las tareas individuales que tiene cada persona asignada.

Dura 15 minutos

Se alargan por No tener una buena moderación, extenderse en detalles, no escucharse, no respetar el derecho de palabra, ser impuntuales, entre otros.

 

Realizar una buena moderación. Ayuda el uso de un cronómetro, de un objeto o práctica para ordenar las intervenciones, pedir la palabra, la preparación previa de cada participante, la escucha activa de todos, y fortalecer el valor de la puntualidad.

Acordar normas que faciliten una daily de 15 minutos que cumpla su propósito.

Involucrar a todos en el establecimiento de estas normas, puede ayudar colocarlas en un lugar visible o designar un rol rotativo de “observador del cumplimiento”

Foco en el Tablero actualizado de las tareas del Sprint y prioritarias

No compartir el tablero. Tablero desactualizado. Muchas tareas en progreso.

Compartir el Tablero Actualizado. Cada desarrollador habla de sus tareas en progreso (debe ser 1), lo que terminó el día anterior y lo que tomará al terminar la actual tarea.

Limitar el trabajo en curso y bloquear las Tareas que no se pueden avanzar ayuda a focalizar el trabajo del equipo en cerrar tareas, en lugar de seguir abriendo tareas y tener varias en curso.


Vamos a promover el debate en los equipos para incentivar soluciones adaptadas a las características y necesidades particulares de cada uno.

Reflexionemos juntos sobre éste y otros temas que impactan la productividad del equipo.

lunes, 7 de septiembre de 2020

Cómo un Agilista es más productivo. Técnicas de autogestión agile

Sí quieres ser más productivo, invirtiendo tu tiempo en actividades de valor, sin sentirte agobiado por la cantidad de tareas que se te acumulan y asumiendo el control de tu día a día, esta lectura es para ti. 

Vamos a compartir algunas estrategias agile, que podemos aplicar en nuestra gestión personal de actividades:

·       Crea y mantiene un Backlog de Tareas. Hay muchas aplicaciones para ayudarnos a gestionar listas de tareas. Te recomiendo Trello, de la misma gente de Jira, Atlanssia, que puedes utilizar en tu portátil y en tu móvil.

-      Registra tareas concretas y con un objetivo claro.

-      Clasifica las tareas por grupos (Casa, Trámites, Investigar, etc.)

-      Divide las tareas grandes en varias tareas. Puedes en Trello utilizar dentro de la Tarea o tarjeta la opción Checklist, o crear una Lista (grupo) con varias Tareas. Ejemplo:

-      Las Listas conforman un Tablero, que ha demostrado ser un método que facilita la visualización, gestión, comunicación y transparencia de las tareas.

 

 

-      Una lista, o columna, puede contener las tareas que estás “Haciendo”.

-     Define un WIP (Work In Progress). En el ejemplo es [3], por lo que no puedo “iniciar” otra tarea, si no saco alguna de esa lista. Esta técnica promueve terminar las tareas que hayas iniciado o estés ejecutando, evitando la postergación, y el tener muchas tareas abiertas.

-      Revisa y actualiza la lista de tareas frecuentemente. Al menos al iniciar y terminar el día. Haz de tu herramienta de gestión de tareas tu asistente personal.

·       Clasifica y prioriza las tareas

-    Agrupa las tareas por categorías, como lo hacemos con las épicas en Jira, creando una estructura que tenga sentido para ti y te facilite la organización y equilibrio en tus pendientes. Ejemplo de categorías a nivel personal son: Trámites, Estudios, Casa, Familia, Vacaciones, Finanzas, etc.

·       Planifica a mediano y corto plazo, y el Día a Día

-   Tener tareas de valor, con propósito e importantes, implica definir objetivos y metas a mediano plazo, que en la situación que vivimos, con tanto cambio e incertidumbre, puede ser trimestral, mensual y semanal.

-     Divide tus metas trimestrales en metas mensuales, estas en semanales y estas en diarias. Lo que hagas día a día, es lo que permitirá el logro de tus propósitos mayores. Por ejemplo, si quieres terminar el año corriendo 12K en 40 minutos, podrías comenzar corriendo 2K en 30 minutos los primeros días del entrenamiento.

 

-  Debes abordar tu plan con flexibilidad, adaptándolo a la realidad que se vaya presentando. Solemos sobrevalorar nuestra capacidad, por lo que es usual quedarnos cortos de tiempo.

-  Considera que siempre surgen urgencias e imprevistos que atentan con nuestras previsiones. Procura dejar holguras y capacidad para lo “no planificado”, así como para hacer pausas y descansar. Sí te es de utilidad, bloquea en tu agenda tiempo para desayunar y para almorzar.

-    Evita planificar “en detalle”, debe ser lo suficiente para servir de guía y ordenar nuestro día. La micro gestión, puede perjudicar la flexibilidad e incluso la eficiencia.

-    Dividir las metas, también facilita el verificar si vamos encaminados hacia la meta mayor y si debemos ajustar nuestras estrategias de ejecución. Recuerda con ello, aplicar los valores de la inspección y adaptación.

-   Y cuando cumplas tus metas parciales, reconoce tus esfuerzos y prémiate, ayudará a mantener el esfuerzo y disciplina que exigen tus propósitos.

Nota adicional: Si en Trello le colocas fechas de vencimiento a las tareas, puedes ver tu planificación en un calendario, incluso puedes integrarlo con el de Google (detalles aquí)

·    Haz de la mejora continua, un hábito, mejor si te haces adicto a ello. Retar tus prácticas, innovar, aprender y experimentar con nuevos métodos, te permite crecer y madurar.

·    Mantener la concentración y foco en lo que haces, te hará ser más eficaz y productivo. Tener bloques de trabajo en períodos continuos de tiempo, seguido de tiempos de descanso, facilita la concentración y la disciplina. Pomodoro, es una de las técnicas de productividad utilizadas por muchos agilistas.

·   Esto también incluye reducir las distracciones, dado que generan desperdicios de tiempo e impactan la calidad de los resultados. Por ejemplo: mientras estés en un Pomodoro, apaga las notificaciones del email y de las redes, coloca el móvil en silencio y evita la multitarea, atendiendo plenamente una cosa a la vez.

·       El orden y la limpieza son excelentes aliados de la productividad, dado que te permite obtener los insumos necesarios de forma directa, sin desperdiciar tiempo buscando documentos, correos, referencias, u otros materiales necesarios. Esto también significa, seleccionar solo lo necesario y simplificar, en la medida de lo posible, el flujo de los procesos. Ten preparados los insumos antes de abordar la tarea, reducirás el desperdicio que implica buscar algo durante la realización de esta.

·       Para ser productivo hay que estar saludable, dormir bien, estar hidratado, comer alimentos que nos aporten vitalidad y energía, hacer pausas para relajarnos, hacer ejercicio, respirar bien, mantener una buena postura, entre otras prácticas que te ayudan a gestionar el estrés y a sentir bienestar.

·       Y ahora el tip más importante, disfruta lo que haces, destaca la perspectiva positiva y lo que ganas con cada tarea, busca hacer lo que realmente te hace feliz, lo que te apasiona. La motivación es clave para ser productivo. 

Referencias

https://masymejor.com/como-ser-mas-productivo/

Blog de Trello con tips sobre Productividad