Sí quieres ser
más productivo, invirtiendo tu tiempo en actividades de valor,
sin sentirte agobiado por la cantidad de tareas que se te acumulan y asumiendo
el control de tu día a día, esta lectura es para ti.
Vamos a compartir algunas estrategias agile, que podemos aplicar en nuestra gestión personal de actividades:
· Crea y mantiene un Backlog de Tareas. Hay muchas
aplicaciones para ayudarnos a gestionar listas de tareas. Te recomiendo Trello, de la misma
gente de Jira, Atlanssia, que puedes utilizar en tu
portátil y en tu móvil.
- Registra tareas
concretas y con un objetivo claro.
- Clasifica las
tareas por grupos (Casa, Trámites, Investigar, etc.)
- Divide las tareas
grandes en varias tareas. Puedes en Trello utilizar dentro de la Tarea o
tarjeta la opción Checklist, o crear una
Lista (grupo) con varias Tareas. Ejemplo:
- Las Listas
conforman un Tablero, que ha demostrado ser un método que facilita la visualización,
gestión, comunicación y transparencia de las tareas.
- Una lista, o
columna, puede contener las tareas que estás “Haciendo”.
- Define un WIP (Work In Progress). En el ejemplo
es [3], por lo que no puedo “iniciar” otra tarea, si no saco alguna de esa
lista. Esta técnica promueve terminar las tareas que hayas iniciado o
estés ejecutando, evitando la postergación, y el tener muchas tareas abiertas.
- Revisa y
actualiza la lista de tareas frecuentemente. Al menos al iniciar y terminar el
día. Haz de tu herramienta de gestión de tareas tu asistente personal.
· Clasifica y prioriza las tareas
- Agrupa las
tareas por categorías, como lo hacemos con las épicas en Jira, creando
una estructura que tenga sentido para ti y te facilite la organización y equilibrio
en tus pendientes. Ejemplo de categorías a nivel personal son: Trámites,
Estudios, Casa, Familia, Vacaciones, Finanzas, etc.
· Planifica a mediano y corto plazo, y el
Día a Día
- Tener tareas de
valor, con propósito e importantes, implica definir objetivos y metas a mediano
plazo, que en la situación que vivimos, con tanto cambio e incertidumbre, puede
ser trimestral, mensual y semanal.
- Divide tus
metas trimestrales en metas mensuales, estas en semanales y estas en diarias.
Lo que hagas día a día, es lo que permitirá el logro de tus propósitos mayores.
Por ejemplo, si quieres terminar el año corriendo 12K en 40 minutos, podrías
comenzar corriendo 2K en 30 minutos los primeros días del entrenamiento.
- Debes abordar
tu plan con flexibilidad, adaptándolo a la realidad que se vaya presentando.
Solemos sobrevalorar nuestra capacidad, por lo que es usual quedarnos cortos de
tiempo.
- Considera que
siempre surgen urgencias e imprevistos que atentan con nuestras previsiones.
Procura dejar holguras y capacidad para lo “no planificado”, así como
para hacer pausas y descansar. Sí te es de utilidad, bloquea en tu agenda
tiempo para desayunar y para almorzar.
- Evita
planificar “en detalle”, debe ser lo suficiente para servir de guía y ordenar
nuestro día. La micro gestión, puede perjudicar la flexibilidad e incluso la
eficiencia.
- Dividir las
metas, también facilita el verificar si vamos encaminados hacia la meta mayor y
si debemos ajustar nuestras estrategias de ejecución. Recuerda con ello,
aplicar los valores de la inspección y adaptación.
- Y cuando
cumplas tus metas parciales, reconoce tus esfuerzos y prémiate, ayudará
a mantener el esfuerzo y disciplina que exigen tus propósitos.
Nota adicional: Si en Trello
le colocas fechas de vencimiento a las tareas, puedes ver tu planificación en
un calendario, incluso puedes integrarlo con el de Google (detalles
aquí)
· Haz de la mejora
continua, un hábito, mejor si te haces adicto a ello. Retar tus
prácticas, innovar, aprender y experimentar con nuevos métodos, te permite
crecer y madurar.
· Mantener la concentración
y foco en lo que haces, te hará ser más eficaz y productivo. Tener bloques
de trabajo en períodos continuos de tiempo, seguido de tiempos de descanso,
facilita la concentración y la disciplina. Pomodoro, es una de las
técnicas de productividad utilizadas por muchos agilistas.
· Esto también
incluye reducir las distracciones, dado que generan desperdicios de
tiempo e impactan la calidad de los resultados. Por ejemplo: mientras estés en
un Pomodoro, apaga las notificaciones
del email y de las redes, coloca el móvil en silencio y evita la multitarea,
atendiendo plenamente una cosa a la vez.
· El orden y
la limpieza son excelentes aliados de la productividad, dado que te permite
obtener los insumos necesarios de forma directa, sin desperdiciar tiempo
buscando documentos, correos, referencias, u otros materiales necesarios. Esto
también significa, seleccionar solo lo necesario y simplificar, en la
medida de lo posible, el flujo de los procesos. Ten preparados los insumos
antes de abordar la tarea, reducirás el desperdicio que implica buscar algo
durante la realización de esta.
· Para ser
productivo hay que estar saludable, dormir bien, estar hidratado, comer
alimentos que nos aporten vitalidad y energía, hacer pausas para relajarnos,
hacer ejercicio, respirar bien, mantener una buena postura, entre otras
prácticas que te ayudan a gestionar el estrés y a sentir bienestar.
· Y ahora el tip más importante, disfruta lo que haces, destaca la perspectiva positiva y lo que ganas con cada tarea, busca hacer lo que realmente te hace feliz, lo que te apasiona. La motivación es clave para ser productivo.
Referencias
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