Cómo un Agilista es más productivo. Técnicas de autogestión agile

Sí quieres ser más productivo, invirtiendo tu tiempo en actividades de valor, sin sentirte agobiado por la cantidad de tareas que se te acumulan y asumiendo el control de tu día a día, esta lectura es para ti. 

Vamos a compartir algunas estrategias agile, que podemos aplicar en nuestra gestión personal de actividades:

·       Crea y mantiene un Backlog de Tareas. Hay muchas aplicaciones para ayudarnos a gestionar listas de tareas. Te recomiendo Trello, de la misma gente de Jira, Atlanssia, que puedes utilizar en tu portátil y en tu móvil.

-      Registra tareas concretas y con un objetivo claro.

-      Clasifica las tareas por grupos (Casa, Trámites, Investigar, etc.)

-      Divide las tareas grandes en varias tareas. Puedes en Trello utilizar dentro de la Tarea o tarjeta la opción Checklist, o crear una Lista (grupo) con varias Tareas. Ejemplo:

-      Las Listas conforman un Tablero, que ha demostrado ser un método que facilita la visualización, gestión, comunicación y transparencia de las tareas.

 

 

-      Una lista, o columna, puede contener las tareas que estás “Haciendo”.

-     Define un WIP (Work In Progress). En el ejemplo es [3], por lo que no puedo “iniciar” otra tarea, si no saco alguna de esa lista. Esta técnica promueve terminar las tareas que hayas iniciado o estés ejecutando, evitando la postergación, y el tener muchas tareas abiertas.

-      Revisa y actualiza la lista de tareas frecuentemente. Al menos al iniciar y terminar el día. Haz de tu herramienta de gestión de tareas tu asistente personal.

·       Clasifica y prioriza las tareas

-    Agrupa las tareas por categorías, como lo hacemos con las épicas en Jira, creando una estructura que tenga sentido para ti y te facilite la organización y equilibrio en tus pendientes. Ejemplo de categorías a nivel personal son: Trámites, Estudios, Casa, Familia, Vacaciones, Finanzas, etc.

·       Planifica a mediano y corto plazo, y el Día a Día

-   Tener tareas de valor, con propósito e importantes, implica definir objetivos y metas a mediano plazo, que en la situación que vivimos, con tanto cambio e incertidumbre, puede ser trimestral, mensual y semanal.

-     Divide tus metas trimestrales en metas mensuales, estas en semanales y estas en diarias. Lo que hagas día a día, es lo que permitirá el logro de tus propósitos mayores. Por ejemplo, si quieres terminar el año corriendo 12K en 40 minutos, podrías comenzar corriendo 2K en 30 minutos los primeros días del entrenamiento.

 

-  Debes abordar tu plan con flexibilidad, adaptándolo a la realidad que se vaya presentando. Solemos sobrevalorar nuestra capacidad, por lo que es usual quedarnos cortos de tiempo.

-  Considera que siempre surgen urgencias e imprevistos que atentan con nuestras previsiones. Procura dejar holguras y capacidad para lo “no planificado”, así como para hacer pausas y descansar. Sí te es de utilidad, bloquea en tu agenda tiempo para desayunar y para almorzar.

-    Evita planificar “en detalle”, debe ser lo suficiente para servir de guía y ordenar nuestro día. La micro gestión, puede perjudicar la flexibilidad e incluso la eficiencia.

-    Dividir las metas, también facilita el verificar si vamos encaminados hacia la meta mayor y si debemos ajustar nuestras estrategias de ejecución. Recuerda con ello, aplicar los valores de la inspección y adaptación.

-   Y cuando cumplas tus metas parciales, reconoce tus esfuerzos y prémiate, ayudará a mantener el esfuerzo y disciplina que exigen tus propósitos.

Nota adicional: Si en Trello le colocas fechas de vencimiento a las tareas, puedes ver tu planificación en un calendario, incluso puedes integrarlo con el de Google (detalles aquí)

·    Haz de la mejora continua, un hábito, mejor si te haces adicto a ello. Retar tus prácticas, innovar, aprender y experimentar con nuevos métodos, te permite crecer y madurar.

·    Mantener la concentración y foco en lo que haces, te hará ser más eficaz y productivo. Tener bloques de trabajo en períodos continuos de tiempo, seguido de tiempos de descanso, facilita la concentración y la disciplina. Pomodoro, es una de las técnicas de productividad utilizadas por muchos agilistas.

·   Esto también incluye reducir las distracciones, dado que generan desperdicios de tiempo e impactan la calidad de los resultados. Por ejemplo: mientras estés en un Pomodoro, apaga las notificaciones del email y de las redes, coloca el móvil en silencio y evita la multitarea, atendiendo plenamente una cosa a la vez.

·       El orden y la limpieza son excelentes aliados de la productividad, dado que te permite obtener los insumos necesarios de forma directa, sin desperdiciar tiempo buscando documentos, correos, referencias, u otros materiales necesarios. Esto también significa, seleccionar solo lo necesario y simplificar, en la medida de lo posible, el flujo de los procesos. Ten preparados los insumos antes de abordar la tarea, reducirás el desperdicio que implica buscar algo durante la realización de esta.

·       Para ser productivo hay que estar saludable, dormir bien, estar hidratado, comer alimentos que nos aporten vitalidad y energía, hacer pausas para relajarnos, hacer ejercicio, respirar bien, mantener una buena postura, entre otras prácticas que te ayudan a gestionar el estrés y a sentir bienestar.

·       Y ahora el tip más importante, disfruta lo que haces, destaca la perspectiva positiva y lo que ganas con cada tarea, busca hacer lo que realmente te hace feliz, lo que te apasiona. La motivación es clave para ser productivo. 

Referencias

https://masymejor.com/como-ser-mas-productivo/

Blog de Trello con tips sobre Productividad 

Cómo tener sesiones de trabajo productivas en Scrum

 

En el post anterior “¿Tenemos muchas reuniones? Los eventos en Scrum” te expliqué cómo los eventos en Scrum ponen en práctica valores y principios ágiles. En el duagrama anexo tienes un resumen.

Asimismo, se hizo referencia a algunas situaciones que ocasionan que las sesiones se alarguen, y a veces, se vuelvan incluso improductivas, generando en algunos miembros del equipo la duda sobre la utilidad de estos eventos para el equipo.

Probablemente, te sean familiares algunas de las siguientes situaciones:

Personas que: a) no escuchan activamente a sus compañeros, interrumpen mucho y obligan a repetir, b) se extienden en detalles no pertinentes durante el evento, c) no ceden en sus posiciones haciendo difícil el llegar a acuerdos, d) son impuntuales y retrasan el inicio de la sesión u obligan a repetir, e) al no tener claros los valores y principios ágiles, utilizan los eventos para hacer seguimiento, pedir o rendir cuentas, culpar a los demás, imponer sus ideas, dirigir al equipo en lugar de empoderarlo, etc., o f) al no tener claro el significado y propósito de cada evento, integran en estas sesiones prácticas de otras. Por ejemplo, hacemos micro-retros en las dailies, o refinamos en las planning y reviews, haciendo estos eventos muy extensos.

Cuando: a) se resuelven dudas o impedimentos durante el evento que requirieron más tiempo del previsto, b) se refinan historias en una sesión de planning o review, c) cuando se revisan tareas e historias en detalle en la review para actualizar su estado, d) se presentan problemas técnicos que dificultan la escucha o participación de las personas, e) hay mucha incertidumbre, desmotivación e inconformidad que dificultan la atención en la sesión de trabajo, f) no se mantiene el foco en su propósito y cumplimiento de agenda y tiempo, g) no se dispone de los insumos preparados para hacer fluida y productiva la sesión, h) se repiten los mismos problemas y dejan la sensación de pérdida de tiempo e improductividad, entre otros.

A continuación, te comparto algunas recomendaciones generales para que, a partir de allí, junto a tu equipo, identifiquen acciones específicas que optimicen la ejecución de los eventos de Scrum:

1. Todo evento debe contar con un moderador que comprenda el propósito del evento, prepare una agenda, defina una estrategia y gestione el time-box. Es conveniente rotarlo, de seguro descubrirán habilidades en otras personas del equipo que favorece la innovación y el resultado de estas sesiones de trabajo.
2. Promover y desarrollar valores en los miembros del equipo como la puntualidad, la escucha activa y la empatía. Podemos proponer estar atentos y reconocer públicamente cuando una persona evidencia estos valores.
3. Acordar normas en el equipo que ayuden a las personas a mantenerse dentro de la agenda, sean concretas y no se extiendan en detalles o divagaciones que extiendan el tiempo de la sesión. Ayuda tener un Tablero de Normas del Equipo, dinámico, que se ajuste de acuerdo con las prácticas que vayan funcionando, ajustando e incorporando otras. De ser necesario, puede acordarse que cada persona tiene unos puntos que se van restando si incumple las normas del equipo.
4. Incluir dinámicas y herramientas que favorezcan la transparencia, la comunicación y la interacción de las personas en un clima de confianza. Por ejemplo, utilizando tableros colaborativos como Mural, o los tableros de Jira cuando aplique.
5. El equipo, en la medida que va comprendiendo el propósito y dinámica de cada evento, puede acordar que cada persona vaya preparada, con la tarea hecha, lo que facilitará la fluidez, concreción y realización en tiempo de la sesión de trabajo.
6. Cada evento tiene unos requisitos y participantes clave, se debe evitar que asistan personas no invitadas al evento. Coloca esta norma explícita en el tablero de normas del equipo
7. El moderador, con ayuda de todo el equipo, debe velar por que cada persona participe y sea escuchada su opinión. Puede utilizar frases como “Mari, y tú cómo lo harías”, para incentivar la participación de Mari que se ha mantenido callada.
8.  Incorporar estrategias que faciliten la toma de decisiones en consenso, evitando que una minoría dominante imponga su punto de vista sobre el resto del equipo. Puede funcionar decir “Es interesante lo que propones, a ver que dice el resto del equipo”.
9. Cuando sea necesario, incluye ejercicios de integración o team building. Puedes obtener ideas de la siguiente página: 10 actividades de team building para unir a tu equipo.
10. Quienes hacen el cambio son las personas, no los procesos o la tecnología, medir con frecuencia el nivel de felicidad del equipo, abriendo espacios para resolver diferencias, conflictos y problemas de motivación, tendrá una gran influencia en la productividad de los eventos.

Al poner en prácticas, estas y otras acciones, verás como tus eventos serán realmente útiles y productivos.

Cabe destacar, que sí se cambia el tamaño de los Sprints, sí no se generan incrementos de productos potencialmente entregables al final de cada sprint, sí no se hacen retrospectivas, o no se recibe feedback frecuente del negocio, no estarán haciendo Scrum.

Gracias por leerme, comentar y compartir!!!

Es verdad que en Scrum hay demasiadas reuniones? Los eventos en Scrum

Suelo escuchar, en algunos equipos Scrum, que el marco de trabajo tiene demasiadas reuniones.

En Scrum se habla de eventos, en lugar de reuniones, para diferenciar estos encuentros del equipo, con lo que tradicionalmente conocemos como reuniones.

La guía oficial de Scrum establece que el propósito de sus eventos es el de crear regularidad y minimizar la necesidad de reuniones no definidas en Scrum. Todos los eventos son bloques de tiempo (time-boxes) con una duración máxima, y a excepción del Sprint que tiene una duración fija, los demás eventos pueden terminar siempre que se alcance su objetivo, asegurando que se emplee una cantidad apropiada de tiempo sin permitir desperdicio en el proceso. 

Los eventos en Scrum son:

·   El Sprint, es el corazón de Scrum, un bloque de tiempo (time-box) de 1, 2, 3 o 4 semanas máximo, durante el cual se crea un incremento de producto “Terminado”, utilizable y potencialmente desplegable. El Sprint contiene el resto de los eventos.

·   El Sprint Planning o de planificación del sprint, donde el equipo Scrum alinea prioridades y acuerda los objetivos y metas del sprint. Se conforma el Sprint Backlog con las funcionalidades que se incorporarán al producto y al menos 1 acción de mejora acordada en la retrospectiva. Se puede realizar en 2 partes: Qué se va a hacer en el Sprint, liderada por el PO, y Cómo el equipo técnico abordará el desarrollo.

·   La Daily o reunión diaria, donde el equipo técnico sincroniza el trabajo y establece el plan para las 24 horas siguientes. Cada desarrollador comunica qué hizo, qué hará y qué le impide cumplir los objetivos del sprint. No es una reunión de estatus. Aquí se promueve el trabajo en equipo y el Scrum Master se lleva los impedimentos para gestionar su solución.      

· El Sprint Review o reunión de revisión de lo realizado en el sprint, para inspeccionar el Incremento del producto desarrollado durante el sprint y adaptar el Product Backlog si fuese necesario. El Equipo Scrum y los interesados colaboran para determinar las siguientes cosas que podrían hacerse para optimizar el valor, revisando y adaptando las prioridades del próximo sprint.

·   La Retrospectiva o Retro, donde el equipo se inspecciona a sí mismo, reflexionando sobre cómo ha realizado su trabado en el último sprint y creando un plan de mejoras para ser abordadas en el siguiente sprint.

·   El Sprint Refinement o Refinamiento de los elementos del Backlog, para incrementar el nivel de concreción de las historias que por su prioridad se van acercando hacia el próximo sprint. Incluye la incorporación de nuevas historias, división de las más grandes, replanteamiento, detalle y estimación de historias ya definidas. Permite al Dev Team una mejor comprensión del producto.

La siguiente figura muestra cuándo se realiza cada evento dentro del ciclo de Scrum y la duración aproximada de estos eventos, según mi experiencia, con sprint de 2 semanas y equipos con cierta madurez que tienen entre 3 y 7 desarrolladores.

Los eventos Scrum están diseñados para habilitar los pilares vitales de transparencia, inspección y adaptación, así como, fomentar la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.

Asimismo, facilita la implementación de un modelo de desarrollo iterativo e incremental, donde el equipo Scrum, incorpora al PO y a stakeholders clave del negocio y de sistemas, con el objetivo de focalizar a los equipos en entregas de valor, potenciando el desarrollo de equipos autónomos, autogestionados y multidisciplinarios, elementos que promueven la motivación y eficiencia de los equipos.

Es normal, que al tener al equipo junto en los eventos de Scrum, se tenga la tentación de “aprovechar” y querer resolver otros temas. Adicionalmente, somos seres sociales, hay personas de naturaleza más conversadora que otras, y por lo general, no nos gusta decir No, interrumpir o poner límites.

Esto, junto a otras dificultades, ocasiona que las sesiones se alarguen, y a veces, se vuelvan incluso improductivas, generando en algunos miembros del equipo la duda sobre la utilidad de estos eventos para el equipo.

Por esta razón, se te plantean las siguientes preguntas sobre la realización de cada evento:

1. Sprint Planning: Y si no planificamos, ¿puede el equipo articular el desarrollo de incrementos de productos, y mantener entregas de valor frecuentes y periódicas, con eficiencia y calidad técnica, sin pasar por un proceso de planificación y estimación conjunta?
2. Daily: Eliminar estos 15 minutos diarios, ¿podrá evitar otras reuniones de sincronización, alineación, colaboración y comunicación entre los miembros del equipo?
3. Sprint Review: ¿Cómo tener el feedback del negocio y de cómo debe ir evolucionando el producto, sin este evento? ¿Se te ocurre hacerlo de otra manera?
4. Retrospectivas: ¿Quitamos esta reunión donde el equipo tiene la oportunidad de encontrarse, resolver sus diferencias y mejorar sus procesos e interacciones?
5. Refinamientos: ¿Y si no refinamos en un evento aparte, igual se necesita refinar utilizando el tiempo de otros eventos? ¿Es mejor ampliar el tiempo de otros eventos y reducir el número de eventos? ¿Qué tal el foco y propósito de cada evento?

Me gustaría mucho recibir tus reflexiones sobre estas preguntas, y con ello, ampliar y complementar perspectivas sobre este asunto.

En todo caso, lo que, sí debe ser un reto y meta de todo equipo Scrum, es lograr eventos Scrum productivos, que logren su propósito y donde se eliminen los desperdicios que suelen presentarse.

En el próximo artículo compartiré algunas prácticas para tener eventos Scrum productivos.

Gracias por leerme, comentar y compartir!!!