1. Diseñe un esquema de Organización acorde a su entorno de trabajo. Divida en áreas mayores sus asuntos y estos a su vez en áreas menores. Procure no tener más de 7 partes en un área. Utilice un mapa mental para su análisis y representación como Freemind (http://freemind.net/), Mindmup (https://www.mindmup.com/) o un Dibujo en word o pwerpoint.
2. Clasifique sus documentos (fìsicos y digitales), sepárelos en lotes de:
a. Desincorporar (destruir, borrar, regalar, vender, cambiar por otra cosa).
b. Archivar fuera de la oficina (almacenamiento fìsico o digital) identificando el medio.
c. Pendientes y Soportes según clasificación del punto 1. Dentro de cada categoría decidir organización (por fecha, alfabético, nivel de importancia (requiere establecer y mantener código).
Mantener “a la mano” lo que utiliza con mayor frecuencia (carpetas de acceso directo) y considere para lo demás la frecuencia de uso del material,
3. Limpie sus espacios de trabajo, archivadores, estantes, gavetas, accesorios. Asegure una buena iluminación, una silla ergonómica, una posición adecuada para el uso del computador. Un clima agradable. Controle el ruido externo (use audífonos si eso ayuda).
4. Etiquete carpetas, estantes, gavetas, coloque recordatorios que faciliten mantener el orden y limpieza establecido. Comuníquelo a quienes trabajan con usted y explique la importancia de mantener los espacios como usted lo ha decidido.
5. Organice su oficina y escritorio digital acorde al esquema diseñado en el punto 1 y diseñe rutinas para mantenerlo. Use recordatorios.y apoyo de los demás.
6. Digitalice y archive todos los documentos importantes (aplique esquema del paso 1).
7. Organice los correos utilizando el esquema establecido, utilice filtros que almacenen los correos en forma automática. Establezca horarios para atender el correo. Haga un uso controlado del chat y del teléfono.
Espero tus aportes y comentarios :)
Saludos, María Esther
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