Lecciones de Gerencia de Proyectos

A modo de Resumen General, destaco algunos aprendizajes que deben tener presentes al gerenciar cualquier proyecto:

1. Acta Constitutiva: Definición preliminar donde se Acuerda la visión y Autoriza la planificación del proyecto. Debe ser clara, enfocada en aspectos relevantes para la Gerencia: Justificación, Objetivos, Alcance, Premisas, Restricciones, Cronograma y Presupuesto general, Riesgos, Factores claves de éxito o de Aprobación del proyecto, entre otros que aprecien y soliciten los tomadores de decisiones.Por ejemplo: Dar cumplimiento a los Criterios de Éxito de los Entregables, con calidad y eficiencia, a través de la aplicación de las mejores prácticas de la gerencia de proyectos. Los invito a leer: https://es.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-redactar-los-criterios-de-aceptaci%C3%B3n-pmp-cbap-smc-ssgb

2. Planificación: Detalla los planes de gestión y de ejecución del proyecto aprobado. Comenzando por el Alcance, donde se especifica una descripción o enunciado de alcance,  se elabora la Estructura Desagregada de Trabajo (EDT) que incluye el diagrama y el diccionario. También se especifican los criterios de éxito de los entregables y las delimitaciones del proyecto (lo que no incluye). Se desarrolla en forma Progresiva, buscando una mezcla adecuada entre el enfoque predictivo y adaptativo.

3. Cronograma: Desarrolla el plan de ejecución del proyecto que permite obtener los entregables del mismo. Incluye llevar a cabo 6 procesos: Planificar la Gestión del Cronograma, Definir Actividades, Establecer la secuencia, Asignar Recursos, Estimar duraciones y Desarrollar el cronograma.

• Es relevante definir estrategias y bases de estimación que aseguren la buena calidad del Cronograma, lo que significa, obtener un cronograma que se ejecuta acorde a las estimaciones.
• El cronograma sigue la EDT y añade actividades detalladas por paquete de trabajo e Hitos. Deben incluirse al menos los siguientes Hitos: Inicio del proyecto, Fin del proyecto, Fin de cada etapa/fase, Cada uno de los entregables del proyecto, que suelen obtenerse al final de cada paquete de trabajo.
• Todas las actividades detalladas e hitos deben tener una actividad predecesora, excepto el hito de inicio y ser sucesora de otra actividad, excepto el hito de fin. Asegura que la Red del cronograma está bien elaborada. Calcula el índice de criticidad del proyecto (nro. actividades críticas/nro. todas de actividades). Si supera el 50% refuerza el control y seguimiento. Si supera el 70%, revisa y ajusta el cronograma para incrementar su nivel de flexibilidad. La holgura total del proyecto debe ser positiva y gestionada por el gerente del proyecto, no por los ejecutores.
• Al asignar los recursos a cada actividad de detalle, verifica el diagrama de uso de los recursos y corrige si existe “sobrecarga” (recursos usados al más del 100% de su capacidad) y si se puede mejorar el balanceo de recursos, para optimizar el uso de los mismos y la productividad del proyecto.
• Siempre que sea posible, utiliza la parametrización como técnica de estimación de duraciones, para las actividades con alto nivel de incertidumbre utilizar el análisis de 3 valores, si se dispone de poca información, una buena técnica es la estimación ascendente (detallar cada tarea). En todo caso, estimación análoga y juicio experto, deben ser verificadas con otras técnicas (triangulación de estimaciones). Si se dispone de datos estadísticos, utiliza PERT/CPM.
• El Cronograma debe utilizar un Calendario con días y horarios laborales realistas y Calendarios de disponibilidad de cada recurso. Los recursos toman cursos, capacitaciones, solicitan permisos, y en estos espacios de tiempo No están disponibles para ejecutar las actividades del proyecto.

4. Presupuesto: Organiza los recursos financieros que necesita el proyecto. Incluye Inversión (equipos, infraestructura, software, etc.) y Gastos (salarios, alquileres, materiales de oficina, capacitación, viáticos, entre otros). Elaborar el flujo de caja mensual que necesita el proyecto para su ejecución. No olvidar el monto de Contingencia para imprevistos y riesgos y la Contingencia de la gerencia.

5. Control: El control busca Asegurar el cumplimiento de un cronograma elaborado para lograr con éxito los entregables del proyecto. Para ello monitorea y mide el desempeño del mismo. Técnicas como el Valor Ganado, proveen los instrumentos para ello, junto con las sesiones periódicas de seguimiento, análisis de riesgos, gestión de control integrado de cambios, informes de desempeño, entre otras. Lo más importante es influir y lograr cambios de conducta en el equipo que permitan corregir desviaciones y mantenerse en la ruta trazada para el proyecto. Aquí también deben aplicarse técnicas de aceleración (crashing y fastracking) sí se presentan retrasos significativos.

Gracias por leerme :D