Cómo hacer dailies productivas en 15 minutos

En los marcos de trabajo agile, como Scrum y Kanban, la Daily es una reunión diaria que realiza el equipo de desarrollo o DevTeam, de 15 minutos, cuyo propósito es Facilitar lo siguiente: 

1. La sincronización, alineación, colaboración y comunicación entre los miembros del equipo.

2. El conocimiento del estado del sprint y validar sí se cumplirán los compromisos con el cliente.

3. La adaptación del trabajo para cumplir o ajustar la meta del sprint y de las tareas comprometidas.

4. La transferencia de información y la colaboración entre los miembros del Equipo.

5. El aumento del compromiso de cada miembro del Equipo.

6. La eliminación de obstáculos para progresar las tareas del Sprint o Kanban.

7. La solución de las dependencias, internas y externas, entre las tareas.

8. El aprendizaje de los miembros del equipo.

Para ello:

1. Se reúne el equipo de desarrollo con su tablero actualizado de tareas.

2. Cada miembro comparte, en forma concreta, sin entrar en detalles, el trabajo que está realizando, el que terminó el día anterior y el que iniciará ese día o al terminar el que realiza.

3. El resto del equipo escucha atentamente, para identificar cómo colaborar con el compañero.

4. El compañero con ideas para ayudar lo manifiesta, en forma concreta, sin entrar en detalles.

5. Luego de la daily, se reúnen las personas que necesiten trabajar con los temas tratados.

Que No es la Daily:

1. Un espacio para detallar o refinar requerimientos o tareas.

2. Una sesión de seguimiento o estatus para informar en que anda cada uno.

3. Una reunión social.

4. Una reunión que sustituye refinamientos, planificaciones, revisiones o retrospectivas.

5. El encuentro de varios equipos de trabajo.

Cabe destacar, que nos referimos, principalmente, a un equipo de desarrollo de software (DevTeam), entre 3 y 9 desarrolladores, responsable de un producto o proyecto, o de un grupo de productos de baja demanda relacionados.

Algunos de los errores más comunes y soluciones son:

Definición/Práctica	Errores comunes	Soluciones	Observaciones
Es una reunión de DevTeam	Se incorporan otros roles e invitados para “aprovechar” que se tiene al Dev Team junto. Participan muchas personas. Sí a un DevTeam de 7 personas, se suma el SM, PO, PM, Arquitecto y Calidad, ya tenemos una reunión de 12 personas.	Los participantes obligatorios son solo los desarrolladores. El SM modera el evento y se lleva los impedimentos. Otros roles del equipo podrían asistir como Oyentes para facilitar la solución de impedimentos.	Si se necesita la intervención del PO, o Stakeholders funcionales o técnicos, deben hacerlo fuera de la Daily. El Scrum Team tiene otros eventos con el DevTeam para refinar, priorizar, validar, planificar, mejorar, etc.
Para Compartir el trabajo diario del equipo	Aprovechar la daily para aclarar dudas, refinar o validar requerimientos, estimar o hacer demos, hacer mini retros, o para hacer un reporte de lo que está haciendo cada persona. Socializar en la daily.	Cada evento en Scrum tiene su propósito. El de la Daily es para compartir el trabajo, informar impedimentos y obtener ayuda de otros miembros del equipo para lograr la meta del Sprint o resolver las tareas. Conseguir el espacio para los otros temas.	Si se utiliza cada evento para lo que fue diseñado, la Daily puede centrarse en su propósito. Para refinar y aclarar dudas están los eventos de refinamiento y planificación. Para validar y probar, las reviews y para corregir y mejorar pautas de trabajo, las retros. Y para socializar, busquemos espacios para ello que no sea en la Daily,
Para Inspeccionar y Adaptar el Sprint Backlog y los tableros Kanban	No actualizar el Sprint Backlog y los Tableros Kanban, con las urgencias o imprevistos que surjan. Perder de vista la Meta del Sprint y el compromiso de entrega de las tareas.	La inspección diaria del trabajo facilita adaptar la planificación de entregas y las fechas compromiso.	Sin transparencia no sabremos qué estamos inspeccionando y cómo adaptarnos para cumplir los compromisos adquiridos por el DevTeam.
Para “construir equipo”	Que cada persona se enfoque solo en sus tareas y que se desconecte de la daily luego de intervenir.	Potenciar el concepto de equipo. Interesarse en ampliar sus conocimientos y comprender el trabajo y problemas del compañero. Todos en el equipo comparten el mismo propósito: Cumplir los compromisos del DevTeam.	Un equipo ágil evoluciona cuando se enfoca en que se cumplan los compromisos que adquiere el DevTeam, más allá de realizar las tareas individuales que tiene cada persona asignada.
Dura 15 minutos	Se alargan por No tener una buena moderación, extenderse en detalles, no escucharse, no respetar el derecho de palabra, ser impuntuales, entre otros.	Realizar una buena moderación. Ayuda el uso de un cronómetro, de un objeto o práctica para ordenar las intervenciones, pedir la palabra, la preparación previa de cada participante, la escucha activa de todos, y fortalecer el valor de la puntualidad.	Acordar normas que faciliten una daily de 15 minutos que cumpla su propósito. Involucrar a todos en el establecimiento de estas normas, puede ayudar colocarlas en un lugar visible o designar un rol rotativo de “observador del cumplimiento”
Foco en el Tablero actualizado de las tareas del Sprint y prioritarias	No compartir el tablero. Tablero desactualizado. Muchas tareas en progreso.	Compartir el Tablero Actualizado. Cada desarrollador habla de sus tareas en progreso (debe ser 1), lo que terminó el día anterior y lo que tomará al terminar la actual tarea.	Limitar el trabajo en curso y bloquear las Tareas que no se pueden avanzar ayuda a focalizar el trabajo del equipo en cerrar tareas, en lugar de seguir abriendo tareas y tener varias en curso.

Vamos a promover el debate en los equipos para incentivar soluciones adaptadas a las características y necesidades particulares de cada uno.

Reflexionemos juntos sobre éste y otros temas que impactan la productividad del equipo.