¿Cómo puede ayudarme una buena gestión del tiempo en el logro de mis objetivos?

En principio, qué se necesita para disponer de una buena gestión del tiempo:

1. Planes que se originan de la correcta definición del proyecto.

2. Fuentes de información y estimación, incluyendo expertos, de gran calidad y confianza.

3. Recursos apropiados para ejecutar las actividades.

4. Estimaciones adecuadas, basadas en el uso de técnicas y herramientas profesionales.

5. Calendarios laborales alineados a la disponibilidad real de los recursos.

6. Gestionar los riesgos, con planes de respuesta idóneos y revisión frecuente de los mismos.

7. EDT/WBS que utilicen una distribución eficiente de componentes y entregables para el logro de los objetivos.

8. Cronogramas con un nivel de detalle en actividades e hitos que faciliten la ejecución, control y seguimiento del proyecto.

9. Incorporando en la elaboración y validación del plan a los ejecutores responsables de las actividades.

10. Aprendiendo de los errores y ajustando los planes al desempeño real del proyecto.

11. Reconociendo y controlando los distractores del tiempo del equipo de trabajo.

12. Incentivos y reconocimientos para los miembros del equipo de trabajo.

Pero como en proyectos se viven varias imperfecciones, debemos prepararnos para que no se cumplan algunos de los puntos anteriores, por ejemplo qué hacer si no disponemos de fuentes de información y de estimación confiables, o sí no contamos con los recursos adecuados o sí no tenemos presupuesto para incentivos.

Es aquí donde tus habilidades como Gerente de Proyectos deben sobresalir, donde el capital social y relacional puede ser tu tabla de salvación, y la inversión en formación dará sus frutos . Algunas recomendaciones:

1. Consigue patrocinadores, aliados o socios, con capacidad para ayudar a resolver los contratiempos mayores.

2. Procura disponer de un fondo de reserva para “imprevistos”.

3. Invierte en capacitación y en procesos de control de calidad.

4. Invierte en eventos de integración, manejo del estrés e inteligencia emocional.

5. Insiste, a toda costa, en lograr Todo lo anterior.-

Actitudes ante el Tiempo

Se pueden distinguir distintas actitudes ante el Tiempo:

1. Despreocupada, no le da un valor especial al tiempo, prefiere hacer que planificar, le gusta improvisar, suele ser impuntual, por lo que no le da importancia al tiempo de los demás.
2. Comprometida, valora su tiempo y el de los demás, es puntual y cuando se compromete con una fecha hace todo lo posible por cumplirla.
3. Reactiva, que responde solo ante estímulo, ante situaciones que exigen su atención, no valora la preparación o planificación previa. Muy orientado a los resultados.
4. Proactiva, busca la mejora continua, se anticipa a los problemas, valora la organización y la planificación como medios para el logro de la productividad y la eficiencia. Valora tanto el proceso como el resultado.
5. Rígida, se le dificulta aceptar los cambios, y busca mantener y cumplir la planificación aún a costa de sacrificios personales y de los miembros de su equipo.
6. Flexible, asume el carácter cambiante del entorno y elabora planes ajustables a los pequeños cambios que puedan suceder, reconociendo cuando un cambio mayor amerita una re-planificación. 
7. El tiempo es Suficiente, considera que el tiempo alcanza para todo y que es cuestión de priorizar y organizarse para cumplir nuestras metas diarias.
8. El tiempo es Escaso, se fija más tareas de las que es capaz de realizar. Se le dificultad estimar la duración de las actividades. Se suele comprometer con más actividades de las que es capaz de cumplir.

¿Cómo es tu actitud ante el Tiempo? ¿Cómo mejorarla para ser un mejor uso del mismo?

Reseña del libro Personas Compran Personas de Carlos Rosales

Carlos Rosales nos ofrece el libro Personas Compran Personas, donde nos facilita importantes lecciones para gestionar nuestro crecimiento personal y profesional, así como nuestro capital relacional y el logro de negociaciones y ventas exitosas. Es un libro útil para todos, ya que seguramente coincidimos en que Todos somos vendedores. 

Como padres vendemos a nuestros hijos principios, educación y valores. Los docentes vendemos conocimientos, experiencias y enseñanzas a nuestros estudiantes. Vendemos nuestras creencias, experiencias, puntos de vistas, los productos y servicios de nuestra profesión, y para hacerlo bien, Carlos nos recuerda que tenemos que hacerlo con pasión, con conocimiento profundo y actualizado de lo que vendemos, con honestidad y ética, aplicando estrategias psicológicas y de crecimiento personal y social, que hace que vender sea sencillo pero nada simple.

Carlos nos presenta un conjunto de herramientas que facilitan la reflexión, auto-conocimiento y mejoramiento personal como lo son: lograr el balance en la rueda de la vida, reconocer nuestras fortalezas personales, apoyarnos en nuestro inventario de placeres, entre otras estrategias.

También nos enseña modelos para estudiar y reconocer como relacionarnos e influir positivamente con nosotros mismos, con nuestro jefe, pareja, familiares y clientes en particular, tales como: las dos fuerzas de Anthony Robbins (Placer y Dolor), la Pirámide de Abraham Maslow (Fisiológica, Seguridad, Afiliación, Reconocimiento y Auto-realización), los Motivadores de David McClelland (Poder, Logro y Filiación), Influir o se Influenciados de Gary Yukl, y el Triángulo de Stephen Karpman (Victima, Salvador y Perseguidor). Todo esto con ejemplos y plantillas que puedes obtener de su página web www.personascompranpersonas.com.

Carlos cambia el viejo dicho Trata a los demás como quieres ser tratado, por Trata a los demás como a ellos les gusta ser tratados, por lo que nos explica las habilidades de influencia que necesitamos desarrollar como lo son: la agudeza sensorial, la indagación, la flexibilidad, el rapport y la congruencia. Nos recuerda que con la práctica diaria de estas habilidades crearemos hábitos, y como dijo Aristóteles "Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia, entonces, no es un acto; es un hábito".

Adicionalmente, nos habla del poder del coaching, enfatizando la utilidad de hacer preguntas inteligentes para construir conexión (rapport) y perfilar las necesidades de nuestros clientes. En este sentido, invierte la pirámide de las Ventas destacando que a las personas nos gusta Comprar, más no que nos vendan, así que el proceso se enfoca en Facilitar la Compra dedicando mayor tiempo y esfuerzo a las primeras etapas del proceso, sin olvidar que el Cierre debe estar siempre en la mente del Vendedor (ABC Always Be Closing). Carlos nos presenta en detalle este modelo de 5 pasos: 1. Construyendo Rapport, 2. Perfilar las necesidades, 3. Comunicar Valor, 4. Manejo de Objeciones, y 5. El Cierre.

Gracias Carlos por compartir tus aprendizajes con nosotros en tu libro Personas Compran Personas.

Puedes comunicarte con Carlos Rosales a través de su twitter @Neurosales.

Saludos, María Esther

Buenas prácticas en los Foros

1. No realices intervenciones extensas. Aquí el reto es comunicar información relevante en forma concisa, respetando el ancho de banda y tiempo de los demás.

2. No hagas “copy-paste” de textos en Internet. Investiga, lee y exprésate con tus propias palabras. 

3. Incluye el enlace para quienes deseen consultar la fuente original. 

4. Antes de intervenir, lee los comentarios de tus compañeros, así evitarás repetir y podrás apoyar o debatir sobre determinados temas.

5. Primero estudia y luego interviene, tus aportes deben ser producto de la investigación científica y el análisis crítico. Evita emitir apreciaciones personales sin fundamentos académicos.

6. Sigue las normas de comportamiento en el ciberespacio propuestas por Netiqueta: http://es.wikibooks.org/wiki/Netiquette/Grupos_de_noticias_y_foros

Reseña del libro Gente con Propósito de José Jacinto Muñoz

Tenemos excelentes venezolanos escribiendo buenos libros, libros que nos ayudan en nuestro proceso de auto-conocimiento, reflexión y crecimiento personal. Recién termino de leer el libro de José Jacinto Muñoz, Gente con propósito, que nos invita a definir nuestro propósito, el por qué hacemos las cosas, el significado de nuestras acciones, lo que nos impulsa día a día y moviliza hacia el logro de nuestras metas y sueños; y más importante aún, nos da importantes lecciones acerca de los socios y enemigos del propósito.

Nos dice José Jacinto, que la gente con propósito tiene una ruta, una visión, una convicción de por qué están en esta tierra, una estructura que los define conformada por sus capacidades, virtudes, talentos y preferencias. Enfatiza que la base de nuestros logros está en el Movimiento con Dirección. Soy especialista en procesos de Planificación y destaco que los planes crean la base para el logro de resultados correctos y serán de utilidad sólo si de ejecutan. Ciertamente, como dijo Henry Ford “La visión sin ejecución es alucinación”.

También son claves de éxito lograr enfoque y concentración hacia aquello que queremos, haciendo uso de nuestros talentos y capacidades, los cuales deben ser desarrollados y fortalecidos con práctica y disciplina, creando hábitos saludables y potenciadores de nuestro éxito. Esto exige compromiso y responsabilidad, ya que no faltarán saboteadores (enemigos internos y externos) que dificulten el logro de nuestro propósito.

Asimismo, debemos desarrollar actitudes saludables, promotoras del éxito como el Optimismo, la Constancia, la Perseverancia y la Audacia. La buena noticia que nos da José Jacinto, es que la actitud es como un músculo, mientras más la practiques más fuerte se hace, logrando se convierta en hábitos, y como ya sabes, los hábitos generan conductas naturales sin esfuerzo para nosotros, y como dijo Aristóteles "Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia, entonces, no es un acto; es un hábito". Junto a estas actitudes también deben estar presentes a lo largo del camino: la Celebración, el Agradecimiento, el Reconocimiento y la Recuperación del estrés.

Nuestros pensamientos construyen o destruyen realidades, dado que crean emociones que nos paralizan o nos movilizan. Ignorar los pensamientos negativos, sustituyéndolos por positivos con enfoque en lo que quieres, es otra de las lecciones que nos deja José Jacinto en su libro Gente con propósito. Nos convertimos en aquello en lo que pensamos constantemente, si eres en esencia pesimista tu mundo será negativo y deprimente, si eres optimista vivirás un mundo positivo y lleno de oportunidades. Es el mismo mundo, nosotros decidimos como lo percibimos de acuerdo a nuestros pensamientos dominantes. No olvides, que los pensamientos también generan emociones que pueden enfermar o energizar nuestro cuerpo.

Confiar en nosotros mismos, amándonos, respetándonos y aceptándonos, nos da la certeza de ser capaces de lograr nuestras metas y ser fieles a nuestros compromisos. Hacer un inventario de nuestros logros nos recuerda de lo que somos capaces y fortalece nuestra confianza.

Finalmente, el miedo a fallar, el no reconocer que el fracaso es parte natural del proceso y propio de los que intentan algo, procrastinar, posponer o dilatar acciones por miedo, desmotivación, falta de hábito o disciplina, excusarse en la mala suerte sin haber realizado nuestro mejor esfuerzo, son algunos de los enemigos del propósito que tenemos que vencer.

Gracias por tus aportes José Jacinto Muñoz.

Saludos, María Esther

Toma Decisiones con Calidad y Eficiencia en 8 pasos

Tomamos decisiones todo el tiempo. Algunas rutinarias y en forma automática, otras requieren de mayor atención y estructura debido al impacto que tienen. En todo caso, queremos tomar las mejores decisiones, y para ello les propongo un método basado en 8 pasos:

1. Definir la situación: Ante una situación inquietante, un problema, necesidad u oportunidad de mejora, se deben clarificar las razones que la originan, establecer lo que realmente se quiere.

2. Identificar los involucrados: Las decisiones relevantes y complejas usualmente se toman en equipo y requieren la intervención de expertos conocedores en el tema. Identificar los involucrados, influyentes positivos, negativos y neutrales, facilita una toma de decisiones racional y óptima.

3. Obtener conocimiento y datos: La información de calidad es clave en el proceso de toma de decisiones, debe investigarse y obtener de fuentes fidedignas datos, hechos e información que soporte el proceso de toma de decisiones.

4. Definir alternativas: Un proceso amplio y creativo de definición de alternativas permite obtener opciones de solución variadas, eficaces y eficientes. Mantener una actitud abierta facilita esta tarea.

5. Establecer criterios: Las alternativas se evalúan a la luz de criterios personales, grupales, legales, económicos, técnicos, de acuerdo a su dificultad y riesgos, dando mayor peso a los que mayor significado tienen para la solución.

6. Valoración de alternativas: Los criterios se aplican a cada alternativa a través de un procedimiento que busca la objetividad y acuerdo de los participantes en el proceso, obteniéndose la matriz de evaluación de alternativas.

7. Tomar la decisión:  Utilizando como base la matriz de evaluación de alternativas y un proceso de análisis entre los involucrados responsables de la toma de decisión, se decide la alternativa que se implantará con sus correspondientes argumentos.

8. Comunicar, Planificar y Actuar: La decisión tomada debe ser debidamente comunicada, planificada y ejecutada para obtener los beneficios que se esperan y resolver la situación planteada en el paso 1.

¡Éxito!

Haz un postgrado en Sistemas de Información en la UCAB

Sí eres un profesional vinculado al área de la Informática, Computación o Sistemas y quieres perfeccionar tu desarrollo profesional, ampliar tus oportunidades laborales, actualizar tus conocimientos, mejorar tus métodos de trabajo, ampliar tu red profesional, y ser parte de la comunidad Ucabista, te invito a que te inscribas en la Maestría o en la Especialización en Sistemas de Información.

Los postgrado en Sistemas de Información datan desde 1984, y en 32 años, sus planes de estudio se han mantenido actualizados y ajustados a las exigencias del entorno. Líneas de investigación y materias como BPM, CRM, Software Libre, Seguridad de la Información, Big Data, Innovación y Emprendimiento Digital, son una muestra de ello.

El Procedimiento de Preinscripción se detalla en: http://w2.ucab.edu.ve/preinscripciones-con-examen.html

Se reciben postulaciones hasta el 31 de enero 2016, para iniciar las clases en Marzo.

Nuestro régimen es semestral y tenemos asignaturas en modalidad presencial, semi-presencial y virtual. Los horarios de clase en aula son de 6 a 8:30 pm, en la sede Ucab-Montalbán o en la sede ITER-Altamira.

Sí necesitas información adicional, puedes escribirme a mremedio@ucab.edu.ve.

¡Bienvenid@!