Reuniones de Trabajo ... en Remoto

Les traigo un tema muy importante para éste y todos los tiempos: las Reuniones de trabajo. 

Las reuniones de trabajo son una de las principales herramientas para que los Equipos compartan información, tomen decisiones, acuerden estrategias y planes de acción, y para que "juntos" logren sus propósitos y objetivos.

Presenciales o en remoto, existe un conjunto de tips para llevar a cabo reuniones efectivas, que no está de más recordar; y como me gustan los checklist, aquí va uno:

1. Antes de la reunión 

• No puedo resolver este tema con una conversación, llamada o correo (la reunión es necesaria).
• Tiene un propósito definido y una agenda acotada de puntos que tratar.
• Tiene identificados los participantes con la información y autoridad para tomar decisiones y aportar a los acuerdos.
• Tiene un responsable de coordinar la disponibilidad de los participantes y convocar con tiempo, evitando la improvisación.
• Se convoca por los canales oficiales, notificando: propósito, agenda con puntos y duraciones estimadas, fecha, duración (tan corta como sea posible) y lugar apropiado, enlace a la reunión en línea, dejando espacio para preguntas.
• Que las personas que exponen lleven su material preparado y se dispongan de los documentos y materiales necesarios para las dinámicas de la reunión.
• Se solicita a los participantes que previo a la reunión revisen el material y dediquen unos minutos a escribir sus dudas y aportaciones.
• Se solicita a los participantes en remoto que configuren y prueben sus dispositivos (micrófono, audio, vídeo, VPN, certificados de seguridad…).

2. Durante la reunión

• Tiene un moderador de la reunión responsable de las acciones siguientes:
• De iniciar la reunión puntualmente destacando el propósito y la agenda, haciendo los ajustes que se acuerden.
• De acordar las normas de la reunión: celulares apagados, pedir derecho de palabra, respetar los tiempos de cada punto en la agenda, evitar monopolizar la reunión, tener escucha activa con el micrófono en mute, evitar entradas y salidas de la reunión (interrupciones), no tener conversaciones paralelas, apagar la opción de vídeo si no es necesaria, etc.
• De acordar quién pone por escrito los acuerdos y hará posterior distribución y seguimiento.
• De dirigir los puntos de la agenda y controlar sus tiempos, puede apoyarle otro participante en la reunión (time boxing).
• De asegurar que todos participan, realizando preguntas explícitas a las personas que no hayan participado.
• De indicar que deben notificar si no se puede escuchar y / o ver a la persona que está hablando.
• De lograr que se lleguen a conclusiones y acuerdos específicos, con priorización, responsables y fechas compromiso.
• De aparcar temas que se alejen de la agenda, tomando nota de ellos para que sean tratados fuera de la reunión.
• De "humanizar" la reunión rompiendo el hielo con un chiste, una anécdota, un comentario cercano, agradeciendo un aporte, compartiendo un comentario personal, etc.

3. Después de la reunión

• El responsable de la reunión, usualmente el moderador o quién pone por escrito el acta de la reunión:
• De distribuir las conclusiones y acuerdos (en menos de 2 días).
• De apoyar a los responsables con el seguimiento de los acuerdos.
• De informar los avances y cierres de las tareas acordadas.
• De que se empleen herramientas colaborativas de gestión de tareas (Jira, Teams, entre otras).

¿Agregarías otra consideraciones? Te espero en los comentarios.

Más detalles en:

· Cómo tener reuniones de equipo remotas efectivas

· Consejos parar reuniones remotas

· Poner «lo humano» en reuniones virtuales