Reflexiones y Balance 2020

Diciembre cierra un ciclo anual y el 2020 ha sido un año especial para todos. Cada uno lo ha vivido en forma diferente y en mi caso ha significado:

1. Aceptar que nos pueden afectar fenómenos mundiales, al estilo de las películas apocalípticas, virus, meteoritos, cambios climáticos u otros fenómenos, pueden generar crisis mundiales. No dar nada por hecho, agradecer cada día que disfrutamos de un buen día (^.^)
2. Comprender que todo cambia constantemente, pero hay cambios que impactan profundamente tu estilo de vida e incluso tus creencias. Ser flexible, fluir y adaptarse a los cambios es una competencia que todos necesitamos desarrollar. No se trata de no tener miedo, sino de confiar que podremos dar respuesta a lo que nos demande la nueva realidad.
3. Aceptar que lo digital ha ganado mayor importancia, tanto a nivel organizacional como personal. Lo digital ha facilitado el trabajo en remoto, los trámites en línea, el aprendizaje a distancia, y un largo etcétera. La competencia en lo digital dejó de ser opcional, para posicionarse entre los requerimientos exigibles para trabajar en una empresa, ser emprendedor y tener una vida social y familiar conectada.
4. Fijarse objetivos, metas y planes a corto plazo, flexibles y adaptativos. No se trata de renunciar a nuestros proyectos y metas trascendentales, se trata de hacer contextualizaciones y revisión de prioridades frecuentemente. Podemos fijarnos metas mensuales y semanales, y trazar grandes líneas de acción mirando a un futuro más lejano. Recuerda que no siempre eres autónomo, que no lo puedes controlar todo y que debes gestionar las dependencias.
5. Trabajar en remoto, donde el mayor reto ha sido mantener una comunicación y conexión significativa e influyente con cada persona, reconociendo que la situación de cada uno es diferente, buscando ser compasiva y empática. El trabajo en remoto puede ser tan eficaz y productivo como el presencial. El puesto de trabajo necesita un buen acondicionamiento que facilite el trabajo en remoto.
6. Disponer de tiempo para estudiar y aprender, a nivel profesional y personal. Para aprender a ser productivo en remoto, profundizar teorías y prácticas para el trabajo, y para conectarnos mejor con nosotros mismos y con los otros.
7. Realizar trabajo personal, para asimilar los cambios, gestionar los miedos, confrontar y superar desafíos. He hecho, en los últimos tiempos, dos grandes mudanzas, y en cada una he evidenciado la gran cantidad de cosas innecesarias que vamos adquiriendo y almacenando. Aprender a viajar ligero de equipaje sigue siendo uno de mis grandes retos.
8. Aprender a desconectar, aunque lo sigo practicando, considero es uno de los aprendizajes de la pandemia. Desconectarse de las noticias, de Internet y las redes sociales, de las películas y series, de los juegos en línea, etc. Aumentar el contacto con la naturaleza, con tus seres queridos y contigo mismo.
9. Realizar rituales de agradecimiento, para reconocer que somos bendecidos, y que, a pesar de las circunstancias, tenemos todo lo necesario.

En unos días comienza el 2021. Con estos aprendizajes, y los que vendrán, ya que seguiremos manteniendo un aprendizaje y crecimiento continuo, vamos a establecer nuestras intenciones para el 2021, en línea a nuestros valores y deseos. Fijemos objetivos de desarrollo profesional y personal, para la mejora del hogar y de la familia, para disfrutar de momentos de recreación, para incrementar los ingresos, disfrutar más de nuestros hobbies, para emprender, en fin, para ¡Ser Felices!!!

Hagamos Retrospectivas potentes

·       La retrospectiva, o retro, es una reunión periódica que el equipo realiza para reflexionar explícitamente sobre su trabajo y tomar decisiones con el objetivo de mejorar.

·       Supone un punto de inspección y adaptación de nuestros procesos y equipo de trabajo.

·       Utiliza un formato establecido que invita a los miembros del equipo, tanto en forma individual como conjunta, a especificar qué ha funcionado bien, qué problemas surgieron, y cuáles son las acciones de mejora que permitirán solucionar los problemas encontrados, mejorar la forma de trabajo y conseguir el objetivo propuesto.

·       Suelen tener una duración de 1 hora para períodos de 2 semanas.

·      Las retros potentes deben:

1. Disponer de un ambiente de confianza donde cada participante se sienta cómodo expresando sus opiniones y puntos de vista.
2. Incluir una dinámica que facilite la participación y un ambiente propicio para la retro.
3. Revelar hechos que tienen efectos medibles en el desempeño del equipo, evitando lamentaciones y dramatismos subjetivos y generales.
4. Generar acciones que pueden ir conformando un backlog de tareas de mejora.
5. Priorizar el backlog de mejoras e ir planificando las tareas que el equipo pueda realizar junto a su backlog de peticiones.
6. Un moderador debe dirigir la retro: a) Explicar la dinámica, b) Establecer acuerdos de la reunión, por ejemplo, pedir la palabra, escuchar a los demás cuando hablan, silenciar el micrófono, prender la cámara, no atender el móvil en la reunión, etc.) c) Dar seguimiento a las acciones de la retro anterior, d) Controlar el timebox de cada tema, e) Motivar la participación, entre otros. 

·       Las retros potentes se realizan en 5 pasos:

1. Preparar el escenario haciendo preguntas o eligiendo dinámicas orientadas a animar a la gente a participar.
2. Recopilar información sobre el último período: qué se hizo bien y ayudó a conseguir los objetivos, y qué se hizo mal o generó impedimentos.
3. Generar ideas sobre qué cosas se deben evitar, qué riesgos se pueden correr y qué nuevos objetivos se pueden marcar.
4. Decidir qué hacer definiendo las acciones que puede realizar el equipo para corregir, mejorar, conseguir objetivos o mitigar los riesgos.
5. Cerrar la retro logrando que el equipo salga motivado y animado para afrontar el siguiente período.

·       Las retros potentes utilizan dinámicas que ayudan al moderador y al equipo a realizar la retro, en el portal All About Retrospectives. The Retromat-Blog, se incluye un conjunto de tips, recursos y dinámicas, incluyendo retrospectivas en remoto.

Implementando nuestro Kanban: STATIK

STATIK (Systems Thinking Approach To Implementing Kanban), propone un método para la implementación de un sistema Kanban, basado en un Enfoque de Pensamiento Sistémico, de forma sencilla y progresiva, aplicando los principios y las prácticas ágiles.

STATIK consta de los siguientes pasos:

1. Identificar los servicios y tipos de trabajo que realiza el equipo. ¿Qué hacemos? 
2. Especificar el propósito y objetivo de cada servicio y trabajo para el cliente. ¿Quién es nuestro cliente y qué hacemos para prestar un servicio adecuado al propósito del cliente? 
3. Entender las fuentes de insatisfacción, internas y externas, del sistema actual. Serán fáciles de identificar siempre y cuando haya transparencia. ¿Qué necesitamos mejorar? 
4. Analizar la demanda. ¿De dónde llegan las peticiones? ¿Cuál es su volumen y frecuencia? ¿Qué áreas transversales están involucradas en la prestación del servicio?
5. Analizar la capacidad del equipo. ¿Cuánto trabajo somos capaces de abordar en un período determinado? ¿Cuál es nuestra tasa de entrega? 
6. Modelar el flujo de trabajo. ¿Cuál es nuestro flujo de valor de principio a fin (End to End)?
7. Descubrir las clases de servicio dentro del sistema y acordar políticas explicitas que guíen el comportamiento de todos los miembros del equipo. ¿Qué tan diferente es el flujo de trabajo de una clase de servicio en relación con otra? ¿Qué acordamos para facilitar la gestión y entrega de valor con excelencia técnica? 
8. Diseñar el Sistema Kanban, con filtros y tableros, que faciliten la visualización y análisis del flujo de valor de cada clase de servicio. ¿Qué tipo de tableros y filtros necesitamos para implementar el sistema Kanban? Este primer tablero se irá adaptando a las necesidades del equipo. 
9. Socializar el sistema y el diseño de tableros y filtros. Acordar la logística de implementación y configuración de filtros y tableros en Jira Software, considerando las dependencias con otras áreas. ¿Cómo involucramos a las áreas transversales en la ejecución del flujo de valor? ¿Cómo nos hacemos cargo de las dependencias?

• Implementar reuniones de seguimiento:

1. Reunión Diaria (Kanban Meeting) que sirve para saber en qué estamos trabajando, qué tenemos por terminar y qué para hacer hoy antes de iniciar trabajo nuevo. Reunión diaria de 15 minutos.
2. Reunión de Planificación (Replenishment Meeting) en la que se selecciona trabajo para empezar en los próximos días. De esta manera todos los integrantes del equipo tendrán priorizado el trabajo para esa semana. Reunión semanal entre 45 y 9 minutos.
3. Reunión de Retrospectiva (Retrospective Meeting) donde el equipo reflexiona sobre cómo ha realizado el trabajo, qué debe fortalecer y mantener, qué debe mejorar y priorizar cómo hacerlo. Aplicadas las acciones de mejora, mide el impacto en su proceso. Reunión mensual entre 45 y 90 minutos.

Nota: Estos tiempos son referenciales, el equipo, de acuerdo con su tamaño y a la naturaleza de los servicios que presta, acuerda cómo y cuándo inspeccionar y adaptar su trabajo.