Optimizar el tiempo y la Productividad con apoyo de la Tecnología (parte 2)

Continuando con las recomendaciones para optimizar el tiempo y la productividad en la oficina con ayuda de las Tecnologías de Información y Comunicación:

8. Controle las interrupciones comunicando a los demás cuando necesita concentración y usando señales que indiquen “estoy ocupado”. Use por ejemplos unos audífonos grandes. Realice recesos cada hora de 5 ó 10 minutos. Utilice http://pomodorotechnique.com/ y descargue relojes en su pc y teléfono que le recuerden estas pausas. Evite recesos más largos, éste corresponde a la hora del almuerzo. Respete el tiempo de los demás y Dé el Ejemplo. También te invito a leer: http://entusiasmado.com/8-razones-para-no-usar-la-tecnica-pomodoro/ ya que ciertamente en ocasiones no conviene.

9. Utilice una herramienta para organizar las tareas de sus pendientes y proyectos. Recomiendo el uso de Trello (https://trello.com/) que puede usar en su PC y descargarlo en su smartphone. Es importante establecer cómo organizará sus pendientes, puede utilizar como guía el esquema del paso 1 y añadir otras clasificaciones para tareas cotidianas como Compras, Citas, Llamadas pendientes, Trámites, etc. Cree un hábito que le facilite el uso diario de la herramienta. También puede usar recordatorios y post tip de colores en lugares clave para recordar eventos importantes.

10. Organice su día a día con apoyo de un calendario digital. Hacerlo público facilita dar a conocer cuándo se encuentra ocupado.

11. Respalde con frecuencia sus archivos locales. Utililce la Web (Drive o el email) para colocar sus archivos importantes

12. Utilice Google Drive para elaborar documentos en forma colaborativa. Revisiones y ajustes se realizan en forma más eficiente.

13. Organice su día siguiente la noche anterior, su semana los domingos, y a fin de mes cada mes siguiente. Cierre cada período reflexionando sobre lo logrado.

14. Utilice los criterios de búsqueda avanzada para optimizar la localización de la información requerida.

15. Prepárese para sus tiempos de espera, optimice su tiempo en las colas, de ser posible use el teléfono (lleve pila extra) o una tableta, libros, documentos, vaya acompañado y resuelva pendientes….

16. Delegue Bien y con Frecuencia. Desarrolle las competencias de su equipo. Capacite, acompañe, pero no haga el trabajo del otro.

Déjame tu comentario y aportes,

Gracias, María Esther Remedios 

Optimizar el tiempo y la Productividad con apoyo de la Tecnología (parte 1)

Algunas recomendaciones para optimizar el tiempo y la productividad en la oficina con ayuda de las Tecnologías de Información y Comunicación:

1. Diseñe un esquema de Organización acorde a su entorno de trabajo. Divida en áreas mayores sus asuntos y estos a su vez en áreas menores. Procure no tener más de 7 partes en un área. Utilice un mapa mental para su análisis y representación como Freemind (http://freemind.net/), Mindmup (https://www.mindmup.com/) o un Dibujo en word o pwerpoint.

2. Clasifique sus documentos (fìsicos y digitales), sepárelos en lotes de:

a. Desincorporar (destruir, borrar, regalar, vender, cambiar por otra cosa).
b. Archivar fuera de la oficina (almacenamiento fìsico o digital) identificando el medio.
c. Pendientes y Soportes según clasificación del punto 1. Dentro de cada categoría decidir organización (por fecha, alfabético, nivel de importancia (requiere establecer y mantener código).

Mantener “a la mano” lo que utiliza con mayor frecuencia (carpetas de acceso directo) y considere para lo demás la frecuencia de uso del material,

3. Limpie sus espacios de trabajo, archivadores, estantes, gavetas, accesorios. Asegure una buena iluminación, una silla ergonómica, una posición adecuada para el uso del computador. Un clima agradable. Controle el ruido externo (use audífonos si eso ayuda).

4. Etiquete carpetas, estantes, gavetas, coloque recordatorios que faciliten mantener el orden y limpieza establecido. Comuníquelo a quienes trabajan con usted y explique la importancia de mantener los espacios como usted lo ha decidido.

5. Organice su oficina y escritorio digital acorde al esquema diseñado en el punto 1 y diseñe rutinas para mantenerlo. Use recordatorios.y apoyo de los demás.

6. Digitalice y archive todos los documentos importantes (aplique esquema del paso 1).

7. Organice los correos utilizando el esquema establecido, utilice filtros que almacenen los correos en forma automática. Establezca horarios para atender el correo. Haga un uso controlado del chat y del teléfono.

Espero tus aportes y comentarios :)

Saludos, María Esther

Administración emocional del tiempo (parte 1)

Fuente de la imagen

Es innegable reconocer la importancia de la administración consciente del tiempo para optimizar nuestra productividad y eficiencia.

Tener metas claras, habilidades y recursos, incluyendo tiempo, son elementos básicos para el logro de nuestros objetivos, pero ¿qué ocurre cuando nos sentimos cansados, desmotivados, deprimidos y con baja energía?.

Así como necesitamos tiempo para realizar cualquier actividad, también necesitamos motivación, energía y un nivel de estrés positivo que nos movilice. Con más energía podremos aprovechar mejor el tiempo, ahora bien ¿cómo obtener más energía?.

Una forma de lograrlo a nivel físico es a través de la alimentación, los ejercicios, el descanso y la recreación. Existe algo que se conoce como ciclo circadiano, que es como nuestro reloj interno el cual describe cómo se distribuyen a lo largo del día nuestras ondulaciones de energía. Comprender nuestro ciclo y poder organizar nuestras actividades tomándolo en cuenta, es una buena práctica de la gestión del tiempo, reconoce cuándo te sientes más enérgico (en horas de la mañana o de la tarde-noche) y planifica en torno a tu ciclo.

Con organización, planificación, gestión de prioridades y un manejo adecuado de los ladrones del tiempo, podemos incrementar nuestro nivel de energía física, mental y emocional.

Analicemos un poco más los efectos de la energía emocional y nuestro estado de ánimo en nuestra productividad y gestión del tiempo. Cuando estamos enojados, temerosos o tristes, nos desconcentramos, muchos pensamientos y sentimientos inundan nuestra mente dificultando la creatividad, la concentración y el enfoque en actividades importantes para el cumplimiento de nuestros objetivos. Por otra parte, la pasión, el optimismo y la alegría habilitan nuestras competencias. 

Aprender a controlar nuestras emociones, reduciendo las negativas y aumentando las positivas, puede hacer una gran diferencia en nuestros resultados.

Los estados de ánimo se contagian, por lo que existen entornos tóxicos, y otros que propician la tranquilidad y armonía. Tú formas partes de ese entorno, así que ve contagiando optimismo, alegrías y buenas vibras para que seas parte de un entorno más armonioso, amable y productivo.

Gracias por leerme :)

Retos de la Planificación en tiempos difíciles

Fuente de la magen

Las mejores prácticas de planificación y gestión del tiempo nos proponen la identificación y definición exhaustiva de actividades y recursos, junto a estimaciones con técnicas y herramientas sofisticadas basadas en modelos predictivos, buscando en cada caso obtener un plan de ejecución que nos permita lograr en forma eficiente los objetivos del proyecto, en términos de alcance, tiempo, costo y calidad.

Asimismo, disponemos de procesos de control y seguimiento profesionales, basados en índices de desempeño, con el propósito de asegurar que el proyecto se ejecute de acuerdo a la planificación que garantiza su éxito.

En tiempos difíciles y de muchos cambios, donde prevalece la crisis y la alta incertidumbre, se rompen los patrones de la regularidad y los procesos y recursos se vuelven inestables, por lo tanto poco predecibles, incluso se dificulta el análisis de riesgo ante la imposibilidad de predecir la probabilidad de ocurrencia de eventos fortuitos.

¿Qué hacer entonces?, ¿qué debemos incorporar al proceso de la planificación para que se adapte a las demandas del entorno actual?, ¿qué actitudes y competencias desarrollar en nosotros y en nuestro equipo de trabajo para lograr una planificación exitosa en estos tiempos?.

Buscando dar respuesta a estas inquietudes, me surgen algunas ideas que requieren profundización, análisis, y lo más importante, una estrategia para su incorporación en nuestros actuales procesos de planificación:

1. Ejecutar proyectos cortos, o dividir el proyecto en pequeños componentes o sub-proyectos, por ejemplo de 1 mes de desarrollo. Tener de referencia un plan de ejecución general, de enfoque evolutivo e incremental, donde se van afinando las prioridades y los tiempos de desarrollo, a medida que avanza el proyecto.

2. Planificar cada componente o sub-proyecto, realizando reuniones frecuentes de control y seguimiento, que permitan adecuar los planes a las realidades que se presenten. No confundir con improvisar, seguimos aplicando las mejores prácticas de la planificación de proyectos, ahora en proyectos cortos, con mayores niveles de análisis y atención ante los eventos que pueden afectar el proyecto, y mayor flexibilidad para adecuarse a los cambios. La planificación se convierte en un proceso continuo a lo largo del proyecto.

3. Evaluar en forma continua la factibilidad del proyecto, a lo largo de la ejecución del mismo, adaptando su alcance a las exigencias y realidades del entorno.

4. Conformar y mantener un equipo de trabajo motivado, autónomo, con capacidad de asumir responsabilidades y riesgos controlados, con competencias innovadoras, donde se manifieste un alto compromiso, y que valore el uso de indicadores para tomar las mejores decisiones. 

Hoy por hoy, la planificación tiene que ser a corto plazo, flexibe y adaptable.