A partir de unos valores y
principios afines a la filosofía Agile
y a los sistemas Lean, Kanban promueve
un sistema cuyo propósito es hacer eficiente el flujo de trabajo, implementando
un sistema pull de autoorganización,
con un liderazgo en todos los niveles, y enfocado en satisfacer las necesidades
del cliente. Asimismo, promueve una
gestión del cambio donde se empieza con lo actual y se van implementando ciclos
de feedback que facilitan la incorporación de cambios progresivos y evolutivos en
las prácticas que va implementando el equipo de trabajo.
Tanto Scrum como Kanban son
empíricos, por lo que es a través de la experimentación que iremos adaptando y
personalizando las mejores prácticas que se proponen en cada marco y método de
trabajo. Por esta razón, no siempre encontraremos todas las respuestas a los
planteamientos que se formulan en el contexto particular de cada organización.
Las reuniones del equipo son parte
de las prácticas que se incluyen para implementar los procesos ágiles y lograr
la evolución y mejora continua. Es a través de las conversaciones, cara a cara
o síncronas, que se facilita la comunicación asertiva, la transparencia y la colaboración
dentro del equipo de trabajo.
Cada marco y método de trabajo va
incorporando e interpretando de forma diferente las reuniones. En Scrum, en un
principio, a las reuniones se les llamó ceremonias, y hoy se utiliza más el término
eventos, y tienen la intención de facilitar
la puesta en práctica del desarrollo iterativo e incremental a través de los
Sprints, y la implementación de la mejora continua para lograr la evolución y
madurez del equipo Scrum.
En Kanban, las reuniones se consideran
ciclos de feedback o bucles de retroalimentación, para
asegurar revisiones periódicas cuyo propósito es impulsar la mejora continua y
la prestación efectiva de servicios. Estos encuentros del equipo permiten mejorar
la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones, permitiendo una
respuesta más rápida y una mayor agilidad, utilizando métricas que en forma
objetiva permiten evolucionar el flujo de trabajo, las políticas y prácticas
del equipo.
En la guía “Kanban
Esencial Condensado” se definen siete oportunidades de feedback específicas, con una cadencia o
revisión cíclica que dependiendo del contexto puede variar, pero que, sin
embargo, apoyados en la filosofía shu-ha-ri, se
recomienda seguir la periodicidad y lineamientos propuestos e irlas variando de
acuerdo a los aprendizajes y resultados
que se vayan obteniendo.
Las reuniones Kanban se pueden agrupar
en dos tipos: las reuniones de prestación del servicio (services delivery meeting) y las reuniones de mejora y evolución del
servicio (Improvement / Evolution
meeting).
Reuniones de prestación del
servicio:
- Kanban meeting o Daily Kanban: reunión de coordinación, autoorganización y planificación
para los miembros del equipo. Utiliza el tablero actualizado y sigue la
prioridad marcada en el tablero, empezando por el estado más cercano al estado
de entrega. Se conversa sobre aquellos elementos de trabajo que han cambiado de
estado o se hayan bloqueado o desbloqueado, asegurándose de que los trabajos salgan
del sistema. Reunión diaria con un time-box sugerido de 15 minutos.
- Replenishment meeting o Reaprovisionamiento: En esta reunión
se priorizan los próximos trabajos a realizar en función del trabajo en
progreso, la demanda (tareas en estado “next” o “ready”) y la capacidad del
sistema (slots disponibles en cada columna con WiP limit). Al ser un sistema pull
(tirar/halar), en esta reunión se determina qué elementos de trabajo tomarán
los miembros del equipo para reponer y comprometer en el sistema Kanban (sin sobrepasar
el Wip limit). Reunión semanal o a demanda,
en función de la disponibilidad de las opciones y la capacidad del sistema, con
un time-box sugerido de 30 minutos.
- Delivery Planning Meeting o Planificación
de entregas: Se utiliza para planificar y/o replanificar la entrega de un lote de trabajo de valor para
el cliente.
Esta reunión toma en consideración la información de las reuniones diarias de
Kanban sobre qué elementos están potencialmente listos, y los riesgos
inherentes a estas entregas. Estos trabajos pueden pertenecer a la clase de
servicio de fecha fija. Reunión mensual o en función de las entregas acordadas
con el cliente, con un time-box sugerido de 90 minutos.
Reuniones
de mejora y evolución del servicio:
- Service delivery review o Revisión de entregas (prestación de
servicios): Su propósito es comprobar si se cumplen las expectativas del
cliente en el producto entregado, así como inspeccionar el flujo de trabajo y
las entregas del período para mejorar la efectividad de un servicio. El equipo realiza
una retrospectiva que fomente la excelencia
del servicio, centrándose en el trabajo y no en las personas que lo realizan. Se
verifica el cumplimiento de los compromisos, métricas enfocadas en el cliente,
calidad, tiempo de entrega, clases de servicios, etc. Reunión quincenal con
un time-box sugerido de 30 minutos.
- Risk Review o Revisión de riesgos: el
objetivo es identificar riesgos y cuellos de botella antes de que tengan un
impacto sustancial en el flujo de trabajo, así como tomar medidas para mitigar
esos riesgos. Se analizan los problemas identificados en la revisión de
operaciones y en la revisión de la prestación de servicios. Así como
aportaciones de las reuniones de planificación de la entrega. Reunión mensual con
un time-box sugerido de 90 minutos.
- Operations Review o Revisión de operaciones:
El objetivo de esta reunión es analizar la eficiencia de los diferentes equipos
y de la organización en su conjunto, reviar la demanda y la capacidad de cada
equipo Kanban, enfocándose en las dependencias y sus efectos. Reunión mensual con
un time-box sugerido de 120 minutos.
- Strategy
Review o revisión de la estrategia. Su objetivo es identificar posibles
problemas a gran escala y encontrar soluciones, corregir el rumbo de las operaciones
del equipo, optimizar el uso de los recursos y establecer KPI adecuados. Reunión
trimestral con un time-box de medio día.
Como puede observarse en la figura, las reuniones en Kanban están interconectadas y dan feedback
para la evolución y gestión del flujo de trabajo. Con la práctica, y el
contexto en particular de cada equipo de trabajo, las reuniones pueden
integrarse realizando por ejemplo el reaprovisionamiento en las reuniones
diarias, o la de riesgos junto con la de planificación de entregas.
Comparte tu experiencia y tu opinión en los comentarios.
¡Muchas Gracias!
María Esther
@soy.agile.coach
Fuentes:
Guía
de Kanban de Jerónimo Palacios
Kanban
Esencial Condensado
Kairos.
Guía práctica de KANBAN en remoto de manera efectiva
Reseñas
de prestación de servicios: la forma Kanban de hacer retrospectivas
Blog de
ZenTao. 7 cadencias Kanban
Aktia Solutions.
Cadencias Kanban
Kanban
zone. Mejore su flujo de información con cadencias Kanban
