Sprint: Latido del corazón de Scrum

 
 “Los sprints son el latido del corazón de Scrum, donde las ideas se convierten en valor” (guía Scrum, 2020). 

Que buena metáfora, dado que una buena salud, requiere un corazón con un ritmo constante, es decir, latidos que duran el mismo tiempo.

 Asimismo, en Scrum, los sprints son ciclos o iteraciones de duración fija, entre 1 y 4 semanas, que facilitan la creación de consistencia, predictibilidad y foco en lo importante, la entrega frecuente de valor.

Los sprints son ciclos iterativos de duración fija, entre 1 y 4 semanas, que se ejecutan uno tras otros.

Cada sprint contiene todo el trabajo necesario para alcanzar un incremento de valor del producto.

Como un proyecto corto, el sprint contiene una meta (sprint goal), comienza con un evento de planificación (sprint planning), durante su ejecución, el equipo realiza reuniones diarias de sincronización y trabajo colaborativo (daily), el backlog se clarifica y refina (sprint refinement), y el sprint termina con la revisión del trabajo realizado (sprint review) y una sesión de retrospectiva que promueve la mejora continua del equipo (sprint retrospective).

Mantener los sprints de la misma duración, y dentro de él, eventos que se dan en forma periódica, en el mismo lugar y con la misma duración, favorece una cadencia con un ritmo regular de desarrollo que facilita al equipo conocer su capacidad, estimar mejor, ganar previsibilidad y una mejor gestión de la complejidad e incertidumbre.

Cada nuevo sprint comienza inmediatamente después de la finalización del sprint anterior, generando un ritmo de desarrollo constante.

Veamos un ejemplo:

Evento	Cuándo	Duración
Sprint	Cada 2 semanas	2 semanas (10 días)
Planificación	Día 1 del sprint	2 horas
Daily	Todos los días	15 minutos
Refinamiento	Día 7 del sprint	1 hora
Revisión	Día 10 del sprint	1 hora
Retrospectiva	Día 10 del sprint	1 hora

Dentro de cada sprint las historias de usuario que conforman el sprint backlog cumplen criterios comunes de preparado (Definition of Ready o DoR) y el equipo acuerda las características que debe cumplir cada historia para ser dada por hecha (Definition of Done o DoD), lo que facilita una guía de las tareas que debe realizar el equipo de desarrollo para disponer al final de cada sprint de incrementos del producto potencialmente entregables y usables.

El ritmo y criterios comunes de trabajo ayudan a los miembros del equipo a organizar su tiempo, a estimar, anticiparse y adaptarse mejor a las circunstancias, trabajar con menos estrés e incertidumbre, poniendo foco en lo que verdaderamente importa, el desarrollo de actividades que generan valor.

Cambiar la duración de los sprints rompe el ritmo de trabajo, dificultando al equipo la planificación y estimación de esfuerzos, tener una velocidad estable, autoorganizarse y la entrega de incrementos de productos en intervalos regulares.

Pueden presentarse excepciones, como en períodos vacacionales, festivos o eventos especiales dentro de la organización que pueden impactar el ritmo de los sprints. En todo caso, la planificación de los sprints deberá ajustarse temporalmente a estas circunstancias y retomar su ritmo habitual a la brevedad posible.

Conocer la duración apropiada del sprint es un desafío que enfrentan los nuevos equipos ágiles. Dependerá de la madurez del equipo, la complejidad del producto, la necesidad de retroalimentación, lo cambiante de los requerimientos, etc.

Recordemos que Scrum es empírico, el equipo asumirá una duración inicial que podrá adaptar una vez conozca mejor el producto y contexto de trabajo, y una vez establecida, lo recomendado es mantenerla.

@Soy.Agile.Coach

Productividad: 1. El trabajo está en línea con mis intereses y Objetivos

Les escribí en la anterior publicación, las condiciones que para mí, te hacen productivo.

En las próximas publicaciones, desarrollaré cada punto, comenzando con El trabajo está en línea con mis intereses y objetivos.

En primer lugar, te invito a reflexionar y escribir sobre cuáles son tus intereses y objetivos, en materia laboral y personal. Cuáles son, asimismo, tus valores y principios.

Nuestro trabajo, las acciones que ejecutamos día a día, se realizarán con mejor disposición, si sentimos que impactan positivamente en nuestra vida, y sucederá lo contrario si impacta negativamente.

Imagina, que valoras en primer lugar tu Salud, física, mental y emocional. Por respeto a nosotros mismos, no tendríamos que aceptar un trabajo que nos genere angustia, temor o rabia, es decir, un estrés negativo (distress). No solo por su impacto negativo en nuestra salud, sino también por que difícilmente seremos productivos en estas condiciones.

Otro ejemplo, si valoras tiempo de calidad con tu Familia, un trabajo que te genere distress, te pondrá de mal humor, llegarás a casa quejándote, quizás regañando y pagándola con tus seres queridos.

Si además valoras tu Tiempo, te alejarías del sobretiempo laboral, y de otros tipos de sobretiempo, como, por ejemplo, el digital (exceso de tiempo en redes, videos, series, juegos, etc.).

El tiempo, objetivamente hablando, es finito, no es renovable, ni se recupera, se mueve inexorablemente, siempre hacia adelante, a un ritmo constante. Por otra parte, no somos seres omnipresentes, por lo tanto, al decidir estar en un lugar, automáticamente renunciamos a estar en otro. O estás en la oficina, o estás en casa.

Tener claros objetivos (SMART) y los resultados claves (OKR) que queremos mantener o conseguir, más allá de metas y números, destaca los por qué y los para qué de nuestra labor. Conocer el propósito, y porque es relevante para la organización, y también han de estar en línea con nuestros valores y principios. Si eres vegano, difícilmente estarías bien en un matadero de reses, o si estás en contra del cigarrillo, imagínate colaborando para la expansión de la industria del tabaco.

Los anteriores son ejemplos muy tangibles. Hay otros casos más sutiles, que de igual forma afectan nuestra productividad y calidad de vida. Si te consideras agilista, y valoras la autonomía y trabajar en un ambiente de confianza, no estarás a gusto con un jefe controlador que cuestiona los errores, de formas que inhiben la experimentación.

En mi caso, forman parte de mi propósito de vida, aprender y enseñar, por lo que mantenerme estudiando y dar clase han de ser parte de mi desempeño laboral y profesional.

Aunque suene a cliché, Amar lo que se hace, es clave para ser productivo. Más que cuestión de tiempo, tiene que ver con tener energía y ganas, elementos presentes cuando estás a gusto y disfrutas con lo que haces.

Comprendo que conseguir una actividad laboral que respete tu individualidad, y que esté en línea con tus valores y principios, puede ser desafiante, pero créeme, somos merecedores de ello, y te hará ser más productivo, por lo que todos ganan.

Podría ser que, en tu trabajo, no todas las tareas te resulten gratificantes, pero si no contradicen tus principios, y apoyan los objetivos, dales un significado positivo. Esto podría cambiar tu actitud y estado de ánimo a favor de la productividad.

Y no te estoy sugiriendo que dejes ya tu trabajo, sí este no te satisface. Agradécele, hazlo lo mejor posible, y realiza pequeños cambios que te acerquen a tu trabajo ideal. En paralelo, puedes activarte y prepararte para conseguir una oportunidad laboral más apropiada para ti.

Somos responsables de nuestras decisiones y acciones, no te sientas obligado por las circunstancias, pero si en movimiento para mejorar y cambiar positivamente.

Gracias por leerme y compartir.

@Soy.Agile.Coach

 

Productividad: 2. Dispongo de Competencias para realizar el trabajo eficientemente

 

¿Quieres recuperar tiempo de tu día a día?, y quién no, tiempo para realizar más entregas con mejores resultados, realizar otras tareas más enriquecedoras, o poder tener tiempo para otras actividades que disfrutamos, y que, por estar, normalmente, tan liados, no tenemos tiempo para realizarlas, como leer, estudiar, compartir, ir al gimnasio, o simplemente, descansar y dormir bien.

Te iré compartiendo diferentes técnicas para ser más productivos, y en este artículo vamos a enfocarnos en cómo ser más eficientes siendo más competentes en las tareas que realizamos frecuentemente.

Te invito a realizar una lista de tus tareas frecuentes, y para cada tipo de actividad, identifica y mide el tiempo aproximado que le dedicas al día o a la semana. Así mismo, determina, según tu criterio, el nivel de conocimiento y competencia que tienes realizando la tarea. Por ejemplo:

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Prioricemos, definiendo criterios que faciliten la elaboración de un plan ordenado de acciones. Por ejemplo, tareas que exigen mayor tiempo y el nivel de competencia es bajo o medio, o seleccionar acciones de mejora de poco esfuerzo o costo, y alto o medio impacto en el desempeño de la tarea.

Identifica las estrategias que permiten mejorar tus competencias, como recibir formación especializada, solicitar el apoyo de un experto, y lo más importante, poner en práctica lo aprendido, es lo que te hará más competente realizando la tarea.

Toma en cuenta, que desarrollar una competencia pasa por, al menos, 4 etapas:

Tienes la necesidad e interés de mejorar tu desempeño.

Adquieres conocimientos, técnicas y herramientas para realizar, de forma más eficiente, y diferente, tu trabajo.

Pones en práctica, una y otra vez, de forma disciplinada, lo aprendido.

Sientes la mejora de tu desempeño, lo que te motiva a seguir practicando y mejorando, hasta ser muy competente en la tarea.

Otra acción que podrías emprender, si es aplicable, es delegar o buscar la automatización de las tareas más repetitivas.  

Finalmente, mide nuevamente tus tiempos y valora la mejora obtenida. Siguiendo nuestro ejemplo:

En el ejemplo, se tiene un plan de acción de 4 tareas de mejora en forma secuencial, para lograr en 6 meses, una mejora en la productividad de un 25%, pudiendo observar mejoras a lo largo del proceso.

Hay que destacar, el valor de la medición para analizar, objetivamente la situación, y para validar la ruta de mejora que hemos seleccionado. Y de ser necesario, adaptar o cambiar las estrategias de mejora.

También he de señalar, que los planes de mejora suelen competir con el cumplimiento de lo objetivos de la organización, y que nos exigirá, durante su implementación, un esfuerzo extra. Habrá momentos en que la tensión del entorno nos obliga a ir un poco más despacio, y en otras circunstancias podemos acelerar. En todo caso, nuestros planes han de ser flexibles y adaptarse a los cambios del entorno. Lo importante, es no renunciar a la oportunidad de hacer las cosas, cada día, un poco mejor, y ganar en productividad.

Como diría Covey, Detenerse para afilar la sierra, y con ello mejorar el desempeño.

Gracias por leerme y compartir.

@Soy.Agile.Coach

Productividad 3. Cómo dejar de postergar lo importante

Ser productivo es algo que la mayoría de las personas queremos.

Postergar o procrastinar, es algo que nos pasa a todos, en algún nivel de intensidad.

Sí postergar nos aleja de cumplir nuestros propósitos y metas, ¿por qué postergamos?

En anteriores publicaciones, hemos conversado sobre la conexión que existe entre ser productivo, nuestros intereses y objetivos, competencias, emociones y energía.

Si una tarea no es de tu interés o sientes que no aporta, no te sentirás motivad@ a realizarla. Por ejemplo, realizar un informe que sabes que nadie lee, pero que debe hacerse por ser parte de la normativa de la organización.

También, solemos postergar las tareas en las que no somos competentes, por el esfuerzo que nos exige, los errores que solemos cometer y el retrabajo que implica, a mi me pasa cuando tengo que hacer un informe en inglés.

Quiero destacar, que me refiero a tareas importantes que nos perjudican al postergarlas. No en todas las actividades tenemos que ser productivos, incluso, si son importantes. El libro que estoy escribiendo, es algo importante para mí, pero en este momento, no es prioritario, cuando lo sea, buscaré ser productiva con esa meta, por ejemplo, creando un hábito de escritura.

Las emociones juegan un papel crucial en la productividad. Si estás aburrid@, te encontrarás divagando en Internet o en las series, si te desagrada, tratarás de dilatarlo (en mi caso, ir al dentista), si te genera temor o incertidumbre, también le darás largas por no querer enfrentar dicha situación. Y si te sientes, cansad@ o triste, sin mucha energía, bien sea por un problema de salud, familiar o laboral, serás muy vulnerable a las distracciones.

Las distracciones pueden ser internas o externas. Las externas, como las llamadas, reuniones, correos, visitas, etc., requieren de comunicación y acuerdos, por ejemplo, apagando el móvil, evitando reuniones innecesarias, delegando, acordando horarios para nosotros y en relación con los demás, entre otros.

Las distracciones internas, requieren de otro tipo de estrategias que mitiguen el ruido mental, la ansiedad, el estrés negativo, etc.

Como podrás observar, postergamos aquello que nos disgusta y que no es urgente, aunque si no se aborda de forma oportuna, generará situaciones más difíciles de afrontar. Por ejemplo, postergar esa conversación con tu pareja, necesaria para establecer acuerdos que permitan una buena convivencia; sí lo postergas, la conversación podría convertirse en una álgida discusión.

En agilidad, promovemos la reflexión y la experimentación, como camino a la mejora continua, por lo que te invito a realizar el siguiente ejercicio.

Por una semana, registra lo que haces día a día, desde que te despiertas hasta que te vas a dormir. Divide el día en actividades de mañana, mediodía, tarde y noche, y si quieres ser más específico aún, en horarios de 1 o 2 horas. En esos días, mantente atento y toma nota en tu registro, de la forma más específica y detallada posible de lo que haces en cada momento. Por ejemplo, tomando un café, revisando el correo, chequeando las redes, haciendo llamadas, en reuniones, viendo videos, series, jugando, etc.

Diseña tu semana ideal. Qué harías si tuvieses los medios, recursos, conexión y energía para ser productivo, en aquello importante en este momento.

Compara tu semana real con tu semana ideal. ¿Qué tanto se alejan la una de la otra?

Reflexiona sobre que pequeños cambios podrían mejorar tu desempeño. Y como el tiempo, es el que es, parte de la solución es reducir las “pérdidas de tiempo” y dar o ampliar el tiempo de las actividades productivas.

Entra en un ciclo ágil de mejora continua, a lo Deming: Planifica, Experimenta, Verifica y Mejora.

“La procrastinación hace difíciles las cosas fáciles, y hace todavía más difíciles las cosas difíciles”. Mason Cooley

Gracias por leerme y compartir.

@Soy,Agile.Coach

Productividad 4: Los hábitos de un agilista

Hay una estrecha relación entre los hábitos que hemos incorporado a nuestra vida y la productividad.

Los hábitos son pequeñas tareas o comportamientos que repites diariamente de forma automática y sin esfuerzo. Son el resultado de pensamientos y creencias que tenemos profundamente arraigados. Nuestros hábitos definen lo que hacemos repetidamente, y eso es lo que en realidad somos.

Tenemos hábitos que nos ayudan a ser más eficientes y productivos, y otros que limitan nuestro progreso y mejora. Así, el hábito de hacer ejercicio cuida de nuestra salud y el hábito de fumar la perjudica.

La buena noticia es que los hábitos se pueden cambiar. Como lo señala el especialista en hábitos James Clear en su libro Hábitos atómicos, el cambio real proviene del resultado de cientos de pequeñas decisiones que van creciendo, poco a poco, hasta llegar a cambiar nuestra carrera profesional, nuestras relaciones y todos los aspectos de nuestra vida.

En publicaciones anteriores, hemos reflexionado sobre Hacer Agile vs Ser Agile , destacando que ser un agilista supone un cambio de mentalidad (mindset) que se evidencia en su forma de actuar y relacionarse con los demás.

Es a través de la construcción de hábitos, que logramos no solo cambiar nuestras conductas, sino impactar nuestras creencias y forma de pensar. No olvidemos, que tenemos una predisposición a mantenernos en el statu quo, y que es solo con un esfuerzo intencionado y sostenido, que lograremos salir de nuestra zona de confort y crecer como personas.

Relacionemos algunos principios ágiles con hábitos habilitantes de la productividad, así tenemos que la entrega temprana y continua de valor, se beneficia de hábitos como dividir el trabajo en mínimos productos viables y priorizar en base a lo que da mayor valor, el principio de la simplicidad con la práctica de realizar, solo el trabajo esencial, diciendo no a todo lo demás, y a intervalos regulares reflexionamos y mejoramos nuestra forma de trabajar. La incorporación de hábitos ágiles forman nuestra identidad y nos definen como agilistas.

Clear, nos propone un circuito de retroalimentación de 4 fases, acompañado de lo que llama las leyes para crear buenos hábitos y las leyes inversas para eliminar los hábitos que nos perjudican.

Veamos la puesta en práctica de este ciclo con un ejemplo: incorporar el hábito de planificar mi día productivo:Selecciona una señal que haga obvio la acción de planificar tu día: tomando mi café de la mañana, abro mi planificador y comienzo completando la frase mi objetivo del día es.
Activa la necesidad de realizar tu plan diario haciéndolo atractivo: disfruta anticipando cómo será tu día ideal, conéctate con la satisfacción de lograr tus pendientes.
Realiza tu plan diario utilizando pocos minutos en una herramienta sencilla: comienza con una práctica simple que te permita hacer tu plan en solo un par de minutos. Asegúrate de incluir tareas que te permitan lograr tu objetivo del día.
Recompensa el haber hecho tu plan con una acción que te de placer: regalate leer una página de tu libro favorito o unos minutos en las redes sociales.

“La diferencia entre un buen día y un mal día es, a menudo, unas pocas elecciones saludables y productivas hechas en momentos decisivos” James Clear, autor de Hábitos atómicos.

Gracias por leerme

Saludos, María Esther

@Soy.Agile.Coach

Product Owner: ¿Tiene que escribir y validar las historias de usuario? ¿Quién suple las ausencias temporales del PO?

 

El Product Owner (PO) es una pieza clave dentro del equipo Scrum, ya que es el responsable de maximizar el valor del producto en el que trabaja el equipo, gestionando y priorizando el Product Backlog (PB).

Destaca entre sus responsabilidades, la escritura de historias de usuario (HU) con criterios de aceptación que guíen y faciliten el trabajo del equipo, asegurando que el trabajo pendiente sea visible y adecuadamente comprendido por los desarrolladores. También es responsable de la validación de las HU que se desarrollen en el sprint.

El PO es una persona que representa al cliente o negocio ante el equipo Scrum. No es un grupo, ni un comité.

El PO hace equipo con usuarios y stakeholders, en quienes puede delegar tareas como la escritura y validación de HU, manteniendo la responsabilidad sobre el PB y cada uno de los elementos que lo conforman.

Por lo tanto, pueden presentarse varios escenarios:

1. El PO escribe y valida las HU, apoyándose en usuarios y expertos del producto.
2. El PO escribe y valida las HU donde tiene mayor dominio funcional, y delega la escritura y validación de otras HU en miembros de su equipo de negocio.
3. El PO delega la escritura y validación de la totalidad de las HU que conforman el PB.

El PO podría facilitar que las personas que escriban HU conozcan la semántica, herramientas y buenas prácticas relacionadas con esta tarea, así como garantizar que el equipo de desarrollo pueda acceder a estos especialistas para aclarar dudas y obtener una completa comprensión de la especificación funcional.

Asimismo, el PO tiene la responsabilidad de que se realicen las pruebas de aceptación de usuarios y se validen las HU dentro de los límites de duración del sprint.

No se recomienda tener una figura intermedia entre el PO y el equipo, lo que en algunas organizaciones llaman Product Owner Proxy, dado que es una persona que no puede asumir las responsabilidades del PO, y dificulta la necesaria cercanía entre el PO y el equipo.

Para asumir plenamente sus responsabilidades, el PO debe asistir a los eventos Scrum, pudiéndose acompañar de las personas de su equipo funcional más relacionadas con la agenda del evento.

asumir plenamente sus responsabilidades, el PO debe asistir a los eventos Scrum, pudiéndose acompañar de las personas de su equipo funcional más relacionadas con la agenda del evento.

Siempre habrá que gestionar las situaciones especiales, como quién suple al PO en caso de vacaciones, formación o bajas; para no perder el ritmo del equipo o la cadencia de los sprints.

Esto depende de cada equipo y organización:

• Hay PO que trabajan estrechamente con alguien de su equipo funcional que lo suple cuando es necesario.
• Hay PO que dejan suficiente backlog priorizado y preparado, y las labores de coordinación las asume el Scrum Master.
• En otros casos, el equipo de desarrollo es capaz de continuar el desarrollo del producto, con bajos riesgos, mientras se incorpora el PO.

En todo caso, es el PO quien debe gestionar cómo proceder durante su ausencia, ya que, en última instancia, la responsabilidad de que el equipo dé el mayor valor, es suya.

Comparte tu opinión y experiencia sobre este tema.

Muchas Gracias

@Soy.Agile.Coach