La Sala Obeya es una herramienta para la gestión visual de proyectos usada en la cultura Lean. Obeya se refiere a un espacio físico o digital, donde se visualiza información clave del proyecto, con el propósito de facilitar la comunicación, colaboración y toma de decisiones con agilidad.
Sala Obeya, que en japonés significa Sala Grande, tiene su origen en Toyota, y fue implantada con la primera generación del Prius en la década de 1990.
Se ha implementado bajo diferentes denominaciones, tales como: “Cuarto de guerra” o “War Room”, “Big Room”, “Salón de programas”, “Sala de control”, “La sala de pulso”, “Sala de trabajo”, “Sala de reuniones”, “Discovery Room”, “Sharing Room”, “Sala de flujo de trabajo”, “Sala de gestión visual”, entre otras.
Una forma de organizar la información del proyecto en una Sala Obeya es siguiendo la estructura del Ciclo de Deming PDCA, disponiendo en distintas “paredes” información sobre la Planificación del proyecto, su Ejecución (Do), Verificación y Actuación.
Cada equipo decide qué información necesita en la Sala Obeya, y que eventos periódicos realizar para su evaluación y mejora.
Por ejemplo, para un proyecto Scrum:
Pared |
Información |
Eventos |
|
Planificación (Plan) |
· Básica del proyecto: Nombre, descripción, objetivos, alcance general, entre otros ·
Fecha inicio y fecha fin ·
User Story Mapping ·
Equipo de Trabajo ·
Plan de entregas (MVP y otros releases) |
Revisión de la
Planificación Mensual |
|
Ejecución
(Do) |
·
Sprint activo ·
Puntos de atención ·
Alertas de interés para el equipo |
Dailies Diario |
|
Verificar
(Check) |
·
Métricas del proyecto ·
Velocidad media del equipo ·
Porcentaje de predictibilidad del equipo ·
Evolución del proyecto |
Verificación
mensual Mensual |
|
Actuar (Act) |
·
Tareas de mejora continua ·
Tareas bloqueadas ·
Registro de riesgos |
Actuar para mejorar Mensual |
Para construir y operacionalizar una Sala Obeya, se debe considerar:
- Seleccionar la plataforma tecnológica donde funcionará la Sala Obeya (PowerBI, Confluence, Jira, Teams, Sharepoint, etc).
- Determinar que mecanismos de seguridad se necesitan implementar para el control de acceso a la Sala Obeya.
- Establecer el Alcance y el MVP que facilitará la validación y evolución del concepto.
- Realizar un plan preliminar de trabajo que incluya el diseño, maquetación, interfases, desarrollo, pruebas y puesta en producción.
- Desarrollar la Sala Obeya utilizando un marco de trabajo ágil.
María Esther Remedios
Ig @Soy.Agile.Coach
