Talleres virtuales creativos con tableros digitales

 

La semana pasada impartí un taller sobre Agilidad y Productividad haciendo uso de un Tablero Trello como recurso de apoyo didáctico.

Mi Tablero estuvo conformado por 4 columnas: las 2 primeras de contenido (una para cada tema del taller), una columna para ir colocando una a una las tarjetas con la información que se va Presentando y una columna de Listo para ir desplazando las tarjetas con el contenido ya presentado.

Cada tema principal distribuye su contenido en tarjetas. En la columna Agilidad – Agile, se crearon 5 tarjetas: ¿Qué es?, Valores, Principios, Marco de Trabajo Scrum y Kanban.

En la columna Productividad se incluyeron 4 tarjetas: Propósitos, Objetivos y Metas, Priorización y Compromisos, Foco y Eficiencia y Ladrones del tiempo. Se añadió una tarjeta con un Mensaje final y otra con las Gracias para el cierre.

Cada tarjeta contiene: Un diagrama que ilustra el contenido que se presenta, su descripción narrativa, una lista que desglosa en mayor detalle dicho contenido y enlaces o archivos adjuntos con información complementaria. Ejemplo de la tarjeta Valores:

Adicionalmente, puedes clasificar las tarjetas con etiquetas que representen si se trata de un Concepto, Técnica, Ejercicio, etc.

Te comparto el enlace al Tablero para que puedas explorarlo:

https://trello.com/b/4w0oHZM8/agile-y-productividad

Mi experiencia fue muy gratificante, la actividad se desempeñó de forma dinámica y fluida, logrando conexión e interacción con las participantes y una evaluación positiva de su parte.

¿Qué te parece esta propuesta? ¿Te atreverías a explorarla?

Ig @soy.agile.coach

Aprende a decir "No"​

Es más fácil ser complaciente y decir que Si a todas las peticiones que recibimos. Nos hace sentir que encajamos, que somos útiles y hasta más queridos. 

Por otra parte, decir que No, suele generar incomodidad, sentimiento de culpa, miedo al rechazo y en ocasiones críticas, discusiones y malos ratos.

Además, decir que Si, en ocasiones, es decir No a lo que más nos importa.

La mayoría de nosotros tiene un "Backlog" de pendientes que atender a diario, tareas laborales, familiares y personales, y algunas personas incluso, estimamos tiempos y planificamos nuestro día a día.

Las buenas prácticas nos proponen ordenar dicho Backlog colocando en la parte superior las actividades más importantes, aquellas que nos permiten alcanzar nuestros objetivos y metas, con el propósito de ir realizar las tareas en ese orden.

Cuando un compañero de trabajo, un familiar o un amigo, te pide "un favor" o el jefe una tarea extra, frecuentemente lo quieren o necesitan para ya!, y nosotros, solemos dejar de lado lo que estábamos haciendo para atender la petición, quedando sin terminar nuestro trabajo o teniendo que trabajar horas extras.

Decir que No, es una habilidad que necesitamos desarrollar para mantener foco en lo que realmente importa. La cuestión es cómo decir que No, sin sentirnos mal por ello, y sin lesionar nuestras relaciones con los demás.

Aquí te comparto algunos tips:

1. No respondas de inmediato, tomate tu tiempo, recopila más información, analiza el esfuerzo que requiere la petición. A veces funciona una respuesta como "Dame un tiempo para chequear la agenda" o "por favor envíame la petición por e-mail para que no se me olvide".

2. Sé empático, escucha con atención al otro para entender que necesita. Quizás, puedas recomendarle cómo lo puede hacer, él o ella misma. No trates de ser simpático, de lo que se trata es de que seas asertivo con la respuesta.

3. Practica decir "No", con frases directas como "lo siento, no puedo", evitando titubeos como "creo no poder". También evita disculparte y dar explicaciones en exceso.

4. Si realmente quieres ayudar al otro, negocia el momento en que te viene mejor hacerlo. Podrías decir, "de momento no puedo, pero podemos quedar el viernes a primera hora y lo vemos".

Por último, así como debes aprender a negarte cuando corresponda, también es necesario aprender a aceptar el no del otro.

Equilibrar el Ritmo

Tendemos, en ocasiones, a ser radicales, enfatizando, por ejemplo, el machismo o el feminismo, el capitalismo o el socialismo, lo luminoso o lo oscuro, la lentitud o la rapidez.

Yin-Yang es una filosofía que busca unificar en armonía 2 fuerzas opuestas para favorecer el movimiento y el cambio. Se trata de conseguir el tan ansiado Equilibrio, y en esta ocasión, comparto ideas sobre Equilibrar el Ritmo.

Muchos sentimos que el tiempo ha pasado y pasa muy rápido. Los años, meses y días pasan sin parar, sin darnos cuenta, lo que puede significar que vivimos en un ritmo acelerado, haciendo muchas cosas a la vez, exigiendo demasiado de nosotros mismos, así como de los demás.

Al vivir acelerados, pasamos mucho tiempo en automático, perdemos conciencia de nuestras tareas y pequeños logros, nos cansamos y equivocamos más, cayendo en retrabajo y pérdidas de tiempo. Trabajamos con más tensión y estrés, lo que nos hace más impacientes e irritables.

Nos acostumbramos a vivir en base a objetivos y metas materiales, laborales y de aprendizaje, buscando tener, ganar y saber más, con la intención de con ello sentirse realizado, exitoso y reconocido.

El mindfulness, es un movimiento que propone vivir con atención plena todo lo que hacemos, lo que nos lleva a hacer una cosa a la vez, evitando distracciones y bajando la velocidad.

Al permanecer en el momento presente, te focalizas en lo que haces y sucede a tu alrededor, evitando el desequilibrio que se produce cuando tu mente te empuja al futuro, a lo próximo que debes hacer, acelerando el ritmo.

Vivir acelerado también te desconecta de tu ser. Cuando bajamos el ritmo se abren espacios para la reflexión y conexión interna que nos facilita trabajar nuestros vacíos y necesidades. A menos, que la razón por la que vives tan acelerado, es para evadir problemas internos, que te aseguro no van a desaparecer solos.

Aprender a vivir en otro ritmo, no significa que dejes de lado tus deberes, aunque sI, saber hasta donde puedes comprometerte.

Poner atención plena es amar lo que hacemos y con quien interactuamos, donde ponemos nuestra atención esta nuestra mente y corazón.

Hacer las cosas con amor, sin quejas ni lamentaciones, no importa que no sea ideal, estas trabajando para ser cada vez más feliz.

Equilibra tu ritmo.

Mis reflexiones sobre el Síndrome Todo Menos Tesis

Uno de los requisitos de muchas de las carreras de pre y post grado es la elaboración de una tesis o trabajo de investigación. 

El estudiante de estas carreras debe asumir el rol de tesista o investigador y elaborar un trabajo que cumpla la normativa establecida en la institución correspondiente.

Estos tesistas pueden ser estudiantes de los últimos años de su carrera, o en el caso de postgrado, profesionales realizando estudios de especialización, maestría o doctorado. En la mayoría de los casos estos tesistas no son investigadores, ni se desempeñan en centros de investigación que faciliten el proceso de desarrollo de proyectos de este tipo.

A lo largo de sus estudios, la estructura de los planes de cada una de las asignaturas facilitó el cumplimiento de estos requisitos académicos. Usualmente el desarrollo de la tesis carece de una estructura similar que guie el desarrollo de la misma y facilite la terminación de tesis en los lapsos previstos.

Hacer por lo tanto un trabajo de investigación requiere organización, disposición, tiempo y dinero. Es un trabajo por lo general individual, donde el tesista asume la responsabilidad de ejecutar en forma autónoma su proyecto de investigación.

La tesis suele competir, principalmente a nivel de postgrado, con exigencias laborales y compromisos familiares, y por estas y otras razones de índole psicológico, social y económico, entre otros, hacen aparecer la postergación, evidenciando casos donde las tesis nunca se elaboran o, en el mejor de los casos, requieren mucho tiempo para su desarrollo.

Para desarrollar con fluidez un proyecto de investigación se necesitan algunas condiciones, por ejemplo:

1. Interés por cumplir los objetivos que propone el proyecto: Este interés o motivación puede ser laboral, personal o académica. Mientras mayor es el interés, mayor conexión se logrará con el proyecto.

2. Facilidades de lectura crítica y escritura profesional: Desarrollar una tesis exige la lectura crítica y reflexiva de muchas referencias bibliográficas que servirán para fundamentar el trabajo y aprender de las metodologías y mejores prácticas documentadas, así como de las lecciones aprendidas en investigaciones similares. Lo leído debe procesarse, clasificarse, sintetizarse y escribirse dentro de un documento académico que sigue una estructura y normas de presentación.

3. Disponer de tiempo para ejecutar las actividades del proyecto: Esto es especialmente importante para las personas que trabajan y tienen responsabilidades familiares, ya que exigirá la aplicación de prácticas de administración del tiempo que les permita disponer de esos espacios tan escasos del preciado recurso tiempo.

4. Apoyo académico, familiar y laboral: la asesoría del tutor, los recursos que pueda proveer la institución académica, el apoyo familiar y laboral serán aspectos claves para el logro exitoso del proyecto.

Si te identificas con este síndrome, deja un comentario o escríbeme a mariaestherremedios@gmail.com

¿Por qué planificar?

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Una Buena Planificación permite:

1. Establecer Acuerdos y Compromisos entre los Involucrados.

2. Organizar Actividades y Recursos para lograr los objetivos y metas del proyecto.

3. Establecer un uso eficiente de los Recursos. 

4. Definir el Alcance del proyecto. Dejar claros los límites. Qué incluye y Qué No.

5. Reducir la incertidumbre.

6. Minimizar los riesgos.

7. Facilitar el Debate y Compartir Propuestas, Ideas y Mejores prácticas.

8. Coordinar las Actividades del Equipo de Trabajo.

9. Validar la Factibilidad de ejecución del proyecto.

10. Estimar y gestionar la adecuada adquisición de Recursos.

11. Gestionar las expectativas de los involucrados.

12. Estimular el Trabajo Colaborativo.

¿Qué otros beneficios, ventajas o propósitos puedes añadir?

¿Cómo puede ayudarme una buena gestión del tiempo en el logro de mis objetivos?

En principio, qué se necesita para disponer de una buena gestión del tiempo:

1. Planes que se originan de la correcta definición del proyecto.

2. Fuentes de información y estimación, incluyendo expertos, de gran calidad y confianza.

3. Recursos apropiados para ejecutar las actividades.

4. Estimaciones adecuadas, basadas en el uso de técnicas y herramientas profesionales.

5. Calendarios laborales alineados a la disponibilidad real de los recursos.

6. Gestionar los riesgos, con planes de respuesta idóneos y revisión frecuente de los mismos.

7. EDT/WBS que utilicen una distribución eficiente de componentes y entregables para el logro de los objetivos.

8. Cronogramas con un nivel de detalle en actividades e hitos que faciliten la ejecución, control y seguimiento del proyecto.

9. Incorporando en la elaboración y validación del plan a los ejecutores responsables de las actividades.

10. Aprendiendo de los errores y ajustando los planes al desempeño real del proyecto.

11. Reconociendo y controlando los distractores del tiempo del equipo de trabajo.

12. Incentivos y reconocimientos para los miembros del equipo de trabajo.

Pero como en proyectos se viven varias imperfecciones, debemos prepararnos para que no se cumplan algunos de los puntos anteriores, por ejemplo qué hacer si no disponemos de fuentes de información y de estimación confiables, o sí no contamos con los recursos adecuados o sí no tenemos presupuesto para incentivos.

Es aquí donde tus habilidades como Gerente de Proyectos deben sobresalir, donde el capital social y relacional puede ser tu tabla de salvación, y la inversión en formación dará sus frutos . Algunas recomendaciones:

1. Consigue patrocinadores, aliados o socios, con capacidad para ayudar a resolver los contratiempos mayores.

2. Procura disponer de un fondo de reserva para “imprevistos”.

3. Invierte en capacitación y en procesos de control de calidad.

4. Invierte en eventos de integración, manejo del estrés e inteligencia emocional.

5. Insiste, a toda costa, en lograr Todo lo anterior.-

Actitudes ante el Tiempo

Se pueden distinguir distintas actitudes ante el Tiempo:

1. Despreocupada, no le da un valor especial al tiempo, prefiere hacer que planificar, le gusta improvisar, suele ser impuntual, por lo que no le da importancia al tiempo de los demás.
2. Comprometida, valora su tiempo y el de los demás, es puntual y cuando se compromete con una fecha hace todo lo posible por cumplirla.
3. Reactiva, que responde solo ante estímulo, ante situaciones que exigen su atención, no valora la preparación o planificación previa. Muy orientado a los resultados.
4. Proactiva, busca la mejora continua, se anticipa a los problemas, valora la organización y la planificación como medios para el logro de la productividad y la eficiencia. Valora tanto el proceso como el resultado.
5. Rígida, se le dificulta aceptar los cambios, y busca mantener y cumplir la planificación aún a costa de sacrificios personales y de los miembros de su equipo.
6. Flexible, asume el carácter cambiante del entorno y elabora planes ajustables a los pequeños cambios que puedan suceder, reconociendo cuando un cambio mayor amerita una re-planificación. 
7. El tiempo es Suficiente, considera que el tiempo alcanza para todo y que es cuestión de priorizar y organizarse para cumplir nuestras metas diarias.
8. El tiempo es Escaso, se fija más tareas de las que es capaz de realizar. Se le dificultad estimar la duración de las actividades. Se suele comprometer con más actividades de las que es capaz de cumplir.

¿Cómo es tu actitud ante el Tiempo? ¿Cómo mejorarla para ser un mejor uso del mismo?

Algunas conclusiones y lecciones aprendidas sobre planificación de proyectos

1. Un plan de ejecución del proyecto de alta calidad, exige bases y fuentes de calidad, lo que requiere un proceso de formulación del proyecto (project charter) y de especificación detallada del Alcance (Enunciado, EDT y Diccionario, Entregables), así como de una preparación donde se acuerden y especifiquen las premisas, métodos de estimación, técnicas y herramientas a ser utilizadas, expertos a ser consultados, entre otros.

2. El gerente de proyectos valora la información objetiva, veraz, confiable y precisa, y por ello investiga, profundiza, valida y analiza para obtener planes con los cuales se pueda comprometer junto a su equipo de trabajo con sus clientes, cumpliendo los requisitos con calidad, con el presupuesto asignado y a Tiempo.

3. El gerente de proyectos argumenta, expone, justifica y se esfuerza en dejar claro y por escrito, todas las especificaciones, suposiciones, premisas y bases de la planificación. Adicionalmente, se asegura que estén bien comunicadas y sean comprendidas por los stakeholders del proyecto, buscando la aprobación explicita de los involucrados y clientes clave del mismo.

4. Planificación es prevención, preparación, organización y anticipación con el fin de lograr eficiencia en el logro de los objetivos del proyecto. También nos prepara para dar respuesta rápida y efectiva a los imprevistos y riesgos que se materializan durante la ejecución del mismo. 

5. Una competencia clave del gerente de proyectos es la capacidad para visualizar en el contexto específico del proyecto, las situaciones que se irán presentando, y con ello anticipar las acciones y recursos más adecuados para hacer frente a los retos que se presenten.

6. Disponer de aceleradores como modelos, plantillas, sistemas de información, software de gestión de proyectos, entre otros, facilitará llevar a cabo una gestión eficiente de proyectos. Para ello, debe implementarse un proceso de gestión de conocimientos que genere y enriquezca los activos de los procesos de la organización y de la gerencia de proyectos.

7. Los procesos de control y seguimiento sirven para asegurar que se ejecute el proyecto según las líneas bases de alcance, costo y Tiempo, que determinan el mejor camino a seguir para el logro de los objetivos. Asimismo, sirven para aprender sobre la ejecución del proyecto y ajustar los planes al desempeño real del mismo.

8. El gerente del proyecto y su equipo de trabajo necesitan disponer de un cronograma y presupuesto del proyecto que sirva de guía para un desempeño eficiente, debe ser fuente de inspiración y motivación, ser retador y aportar valor agregado a la ejecución de las actividades, por lo tanto deben representar propuestas realistas, útiles, fáciles de seguir y flexibles, adaptables a las circunstancias particulares que hace único a cada proyecto.

Administración del Tiempo para Mamás

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Vivimos en diferentes roles, somos: Esposas, Madres, Hijas, Tías, Hermanas, Trabajadoras, Amigas, ... Y además debemos cuidar de nuestro hogar, mascotas, plantas y de nosotras mismas.

Nuestra sociedad es super-estimulante y demandante, por lo que siempre queremos y tenemos que hacer más y más cosas.

Organización, Planificación y Negociación, son procesos obligatorios para lograr el Equilibrio y la Calidad de Vida.

Establecer prioridades, delegar y obtener ayuda, nos permite mejor foco en nuestras responsabilidades directas. Crear redes de apoyo, hacer una lista de las personas que piensas que te pueden ayudar y conversar con ellas para establecer mecanismos de ayuda mutua. Por ejemplo, podrías acordar con otra mamá compartir la llevada y traída de los niños al colegio u otras actividades.

Y para ser mas productiva, eficaz y eficiente, necesitas tiempo para pensar, fijar estrategias y aprender técnicas y herramientas. Cuidado con las costumbres y rutinas que suelen limitar nuestra capacidad de innovar y mejorar.

Vivir en forma consciente nos permite mantener listas de actividades importantes para nosotros y no solo para los demás.

Prepararnos para sacar el máximo provecho a nuestras diligencias, evita re-trabajos y pérdidas de tiempo.

El uso de agendas diarias, semanales y mensuales facilitan poner en perspectiva todo lo que tenemos que hacer, ayudándonos en la organización equilibrada de nuestros pendientes.

Prepararse para los imprevistos nos permite actuar pro-activamente y aprovechar siempre en forma óptima nuestro tiempo. Por ejemplo, si llueve, trancan una calle, la cola es mayor de lo que pensé, no están listos los documentos ofrecidos, etc., podría en ocasiones ser una oportunidad para estudiar, esquematizar, escribir o hacer una llamada; no disponer de libros o documentos para leer, o un cuaderno donde escribir o diagramar, o el número de teléfono que necesito, puede hacernos perder esa oportunidad.

Nunca olvides que el Tiempo es un recurso invalorable e irrecuperable, bien vale la pena vivirlo en forma consciente.-

Gestión personal del Tiempo en 10 tweets

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1. Desarrolla tu mapa estratégico: misión y visión personal y profesional, así como tus objetivos y metas.

2. Conoce como usas actualmente el tiempo. Haz un inventario de tus actividades cotidianas y del tiempo que dedicas a cada una.

3. Clasifica tus actividades de acuerdo a su importancia (contribución al logro de tus metas) y a su urgencia.

4. Cómo pasas el tiempo? apagando fuegos, en actividades importantes para otros, en trivialidades. Cuánto te dedicas a prevenir y a ser mejor?.

5. Identifica tus ladrones del tiempo, clasifícalos en internos y externos, y determina tu grado de influencia en los mismos.

6. Haz mejoras continuas en el uso de tu tiempo: Investiga, aprende y desarrolla habilidades. Trabaja en equipo, delega, di no con diplomacia.

7. Organízate Planifica y Actúa para ser más eficiente y productivo. Utiliza la ley de Pareto 20% de tus actividades contribuyen con 80% de tus resultados.

8. Enfócate en actividades importantes y urgentes y dedica tiempo a lo importante y no urgente para reducir el tiempo de las crisis y el estrés.

9. Valora tu tiempo, haz de la planificación y organización personal un hábito. Planifícate a corto, mediano y largo plazo.

10. Abre espacios para el tiempo no planificado para reflexionar, soñar, estar en sintonía contigo mismo; cuidando no quedarse pegado en ese estado.