¿Cómo puede ayudarme una buena gestión del tiempo en el logro de mis objetivos?

En principio, qué se necesita para disponer de una buena gestión del tiempo:

1. Planes que se originan de la correcta definición del proyecto.

2. Fuentes de información y estimación, incluyendo expertos, de gran calidad y confianza.

3. Recursos apropiados para ejecutar las actividades.

4. Estimaciones adecuadas, basadas en el uso de técnicas y herramientas profesionales.

5. Calendarios laborales alineados a la disponibilidad real de los recursos.

6. Gestionar los riesgos, con planes de respuesta idóneos y revisión frecuente de los mismos.

7. EDT/WBS que utilicen una distribución eficiente de componentes y entregables para el logro de los objetivos.

8. Cronogramas con un nivel de detalle en actividades e hitos que faciliten la ejecución, control y seguimiento del proyecto.

9. Incorporando en la elaboración y validación del plan a los ejecutores responsables de las actividades.

10. Aprendiendo de los errores y ajustando los planes al desempeño real del proyecto.

11. Reconociendo y controlando los distractores del tiempo del equipo de trabajo.

12. Incentivos y reconocimientos para los miembros del equipo de trabajo.

Pero como en proyectos se viven varias imperfecciones, debemos prepararnos para que no se cumplan algunos de los puntos anteriores, por ejemplo qué hacer si no disponemos de fuentes de información y de estimación confiables, o sí no contamos con los recursos adecuados o sí no tenemos presupuesto para incentivos.

Es aquí donde tus habilidades como Gerente de Proyectos deben sobresalir, donde el capital social y relacional puede ser tu tabla de salvación, y la inversión en formación dará sus frutos . Algunas recomendaciones:

1. Consigue patrocinadores, aliados o socios, con capacidad para ayudar a resolver los contratiempos mayores.

2. Procura disponer de un fondo de reserva para “imprevistos”.

3. Invierte en capacitación y en procesos de control de calidad.

4. Invierte en eventos de integración, manejo del estrés e inteligencia emocional.

5. Insiste, a toda costa, en lograr Todo lo anterior.-

Actitudes ante el Tiempo

Se pueden distinguir distintas actitudes ante el Tiempo:

1. Despreocupada, no le da un valor especial al tiempo, prefiere hacer que planificar, le gusta improvisar, suele ser impuntual, por lo que no le da importancia al tiempo de los demás.
2. Comprometida, valora su tiempo y el de los demás, es puntual y cuando se compromete con una fecha hace todo lo posible por cumplirla.
3. Reactiva, que responde solo ante estímulo, ante situaciones que exigen su atención, no valora la preparación o planificación previa. Muy orientado a los resultados.
4. Proactiva, busca la mejora continua, se anticipa a los problemas, valora la organización y la planificación como medios para el logro de la productividad y la eficiencia. Valora tanto el proceso como el resultado.
5. Rígida, se le dificulta aceptar los cambios, y busca mantener y cumplir la planificación aún a costa de sacrificios personales y de los miembros de su equipo.
6. Flexible, asume el carácter cambiante del entorno y elabora planes ajustables a los pequeños cambios que puedan suceder, reconociendo cuando un cambio mayor amerita una re-planificación. 
7. El tiempo es Suficiente, considera que el tiempo alcanza para todo y que es cuestión de priorizar y organizarse para cumplir nuestras metas diarias.
8. El tiempo es Escaso, se fija más tareas de las que es capaz de realizar. Se le dificultad estimar la duración de las actividades. Se suele comprometer con más actividades de las que es capaz de cumplir.

¿Cómo es tu actitud ante el Tiempo? ¿Cómo mejorarla para ser un mejor uso del mismo?