Ordenando lo esencial: Elementos digitales

Nuestra sociedad es cada vez más digital, lo que se ha potenciado en estos días de pandemia, confinamientos, trabajo en remoto, redes sociales y aprendizaje en línea.

El alcance y potencialidades que nos da Internet nos ha llevado a mantenernos una parte importante de nuestro tiempo conectados a la gran red. 

Un día típico inicia con una alarma digital, chequeando noticias y comunicaciones en línea, y pasamos el día conectados a nuestras redes sociales, interactuando vía email y chats, en reuniones en línea, viendo vídeos, escuchando música, viendo pelis y series en Netflix o Movistar, y un largo etcétera. 

Todos los documentos se elaboran, almacenan, recuperan y distribuyen digitalmente. Tenemos archivos multimedia de música, vídeo e imágenes, y otros de contenido más descriptivo. Incluso, hemos digitalizado nuestros documentos físicos como papeles de propiedad, dni, carnet de conducir, títulos académicos, entre otros. Adicionalmente, almacenamos información en la nube, en nuestros dispositivos locales y en servidores específicos. 

Móviles, ordenadores y nuestros espacios en la nube, se llenan de aplicaciones, documentos y datos, lo que nos lleva a la necesidad de aplicar el orden esencial en nuestro mundo digital 

Cada persona va configurando su mundo digital, un ambiente personal de acceso, comunicación e interacción con el mundo que le rodea desde sus dispositivos electrónicos. 

Voy a compartir recomendaciones que podrás aplicar y adaptar a tu mundo digital.

1. Clasifica aplicaciones y datos, define una tipología que te ayude a agrupar el detalle. Mantén el sistema simple, con pocas categorías y niveles. Prefiere las aplicaciones y datos en la nube que se acceden desde cualquiera de tus dispositivos electrónicos: móvil, table u ordenador. Clasifica también en carpetas tus emails. Por ejemplo, les comparto mí organización en el móvil y algunas carpetas personales en la nube.

• Móvil
• Escritorio o pantalla de inicio (uso frecuente): Tiempo, Calendario, Trello, Notas, Mensajería, Calculadora, Whatsapp, Cámara, Instagram, Google.
• Redes Sociales: Gmail, Telegram, Facebook, Youtube, Linkedin, Twitter, Spotify, Netflix, Blogger, Apps de Video llamadas, Gestor de Archivos, Play Store.
• Servicios y Salud: Sanitas, Cita Sanitaria, Sodexo, Mi DGT, Iberdrola, Mi Yoigo.
• Bancos y Compras: BBVA, Transferwise, Amazon, Mercadona, Wish.
• Comidas, Transporte y Paseos: Glovo, McDonalds, Telepizza, Moovit, Cabify, Booking, Wikiloc.
• Aprendizaje y Salud: Memrise, Duolingo, ABA English, MiFit.
• Trabajo: Outlook, Teams, Skype Empresarial, Slack, Aplicaciones laborales
• Carpetas en la nube (algunas carpetas locales)
• Curriculum (Certificaciones, Títulos Académicos, Otros soportes) 
• Docs_Legales 
• Docs_Propiedades 
• Docs_Médicos 
• Mi Libro 
• Mis Publicaciones 
• Banco de Imágenes 
• Libros digitales

2. Archiva o borra el contenido que pierde vigencia, mantén cerca solo lo que verdaderamente utilizas. 

3. Utiliza nombres breves y significativos que faciliten su organización y recuperación.

4. Coloca cada contenido en su lugar, y no lo copies si puede mantenerse en su lugar.

5. Crea un Blog o página personal, allí podrás recopilar artículos, enlaces, documentos, vídeos, imágenes, etc.

6. Utiliza los repositorios digitales para cada tipo de documento, como Google Fotos, Evernote, Onedrive, etc.

Sigue las cuentas y personas que te dan valor, elimina la conectividad de aquellas que no resuenen contigo. Recuerda que, en este caso, menos es más.

Ordenando lo esencial: Las cosas físicas

Las cosas físicas como nuestra casa, y todo lo que allí se encuentra, condicionan nuestra vida.

Hay cosas esenciales como la cama y la ropa que protege nuestro cuerpo, otras necesarias como la nevera o nuestro juego de comedor.

Buscamos tener lo necesario para cuidarnos y vivir con comodidad y confort, pero algunas cosas comienzan a dificultar nuestra calidad de vida, ocasionando bloqueos y desperdicios de espacio, tiempo y energía.

Vivir con lo esencial, significa rodearnos de las cosas que amamos, utilizamos y agradecemos, dándoles un espacio especial.

Divide tus cosas por categorías, a lo Marie Kondo, por ejemplo: ropa, libros, papeles, artículos de baño, cocina, decoración, objetos con valor sentimental como las fotografías, cartas y otros recuerdos.

Define las categorías según tus cosas, por ejemplo, podrías tener una categoría para cosméticos y cremas, y otra para bolsos y zapatos.

Ahora toma cada categoría y aplica el orden esencial, utilizando las fases del método japonés las 5S:

1. Selecciona lo esencial, quédate con lo que te sea más útil. Descarta aquello que esté roto, que hace tiempo que no usas, que no te gusta, que ya no necesitas.

2. Sitúa lo esencial, ordena estratégicamente, asigna un lugar para cada cosa, colocando lo que más usas a la mano. Puedes necesitar cajas u otro tipo de organizadores.

3. Suprime la suciedad. Limpia bien todas las superficies, pinta y decora tus espacios más personales.

4. Señaliza y estandariza, en especial los espacios que compartes con otras personas, para que sea sencillo identificar cual es el lugar en que debe mantenerse cada cosa.

5. Sigue mejorando, observa cómo funciona tu sistema de orden y limpieza, analiza qué funciona y qué necesita cambiar y mejorar. Es una labor de mejora continua que puedes convertir en un hábito, en una disciplina que hace que tus espacios sean agradables y fluidos.

Incorpora prácticas que contribuyen a tu felicidad 😊☺🥰

Ordenando lo esencial

Nos desenvolvemos en diferentes tipos de mundo: el físico, el digital, el mental y el espiritual, lo que significa que estamos inmersos en:

1. Cosas físicas: nuestra casa, muebles, objetos, lencerías, ropa, zapatos, libros, en fin, todas las cosas físicas que protegen nuestro cuerpo y nos dan confort.

2. Elementos digitales: nuestras comunicaciones digitales, redes sociales, aplicaciones y herramientas electrónicas, transacciones y trámites en línea, información, registros y documentación electrónica.

3. Nuestros pensamientos que van conformando nuestra realidad y diseñando el futuro.

4. Las relaciones con nuestra pareja, familia, amigos, compañeros de trabajo, personas a quienes servimos y otras que nos prestan sus servicios, e incluso las relaciones con nosotros mismos.

5. Un mindset o mentalidad que rige nuestros valores y principios, y que marca nuestras decisiones y conductas.

Identificar y ordenar lo esencial en cada área nos facilita una vida plena, productiva y feliz. 😊☺🥰

Cápsula Agile 1: WIP “Work In Progress” o “trabajo en proceso”

  Ø  Parámetro que limita la cantidad máxima de tareas en las diferentes etapas o estados del flujo de trabajo.

Ø  El WIP facilita:

     o   mantener un ritmo de trabajo óptimo

     o   evitar la acumulación de trabajo sin terminar

     o   reducir el tiempo de desarrollo de las tareas

Ø  Enfócate en que las tareas fluyan entre los estados del tablero y en completar las tareas en curso.

Ø  Localiza los cuellos de botella antes de que éstos se conviertan en bloqueos.

Ø  El valor del WIP es experimental, un parámetro adaptativo que busca el equilibrio entre la cantidad de trabajo en curso y el uso óptimo de los recursos.

Ø  Un WIP muy bajo puede derivar en un bajo índice de entregas y miembros del equipo con tiempo ocioso.

Ø  Un WIP muy alto produce el riesgo de empezar muchas tareas y terminar pocas, así como producir cuellos de botella.

Ø  Comienza con un WIP equivalente al número de personas del equipo (n), o n-1 para fomentar la colaboración.

Ø  Inspecciona y adapta hasta lograr el WIP óptimo de tu equipo

Ø  Para colocar el WIP en los Tableros de Jira (Kanban o Scrum) (debes tener permisos de administración sobre el tablero):

o   Botón Pizarra, Configurar.

o   Menú lateral izquierda: Columnas.

o   En la casilla “Sin Max”: Coloca el número máximo de tareas que deben quedar en ese estado.

o   Puedes comenzar colocando el WIP en la columna Doing, In progress o en curso, como la hayan llamado.

o   Clic en Regresar a la Pizarra.

Ø  El Tablero mostrará el WIP y se colocará el titulo de la columna en Rojo alertando al equipo que sobrepasó el WIP acordado.

Ø  Mantén el tablero actualizado y si se bloquea una tarea muévela a la columna “bloqueado”.

EL WIP es parte de la autogestión, autonomía y mejora continua de tu equipo.

Planificación en Agile: El compromiso con las fechas

Es bien conocida la triple restricción en la gerencia de un proyecto: Tiempo, Costo y Alcance, a las que también hay que añadir Calidad, cuya interrelación hace que al modificar uno de estos elementos, se impacten los demás.

Cuando se propone o solicita el desarrollo de un proyecto, bien sea para evolucionar un producto existente o para crear un nuevo producto, se debe acometer un proceso de planificación que permita disponer para el desarrollo de un determinado alcance, de un tiempo de entrega y un presupuesto estimado.

Pero como sabéis, es usual ver como la planificación genera fechas compromiso difíciles de cumplir, aún más en el desarrollo de proyectos complejos caracterizados por la incertidumbre y lo cambiante que pueden ser sus requerimientos.

Los equipos ágiles en Sanitas implementan Scrum, un marco de trabajo ágil basado en el empirismo, que consiste en aprender de los errores y mejorar continuamente, dividen el trabajo en iteraciones o Sprint, empleando un enfoque de desarrollo iterativo e incremental, junto con prácticas que propician la Transparencia, Inspección y Adaptación

Dado lo anterior, los equipos Scrum, mantienen fijos bloques de tiempo (Sprint) y el costo del equipo (se promueven equipos estables), siendo el alcance lo que de adapta en cada iteración según las necesidades del entorno.

Los equipos ágiles, que incluyen entre sus miembros al negocio (Product Owner – PO), mejoran continuamente sus estimaciones y su capacidad, y van siendo cada vez más predecibles, lo que les permite irse comprometiendo cada vez con mayor éxito.

Otro elemento que favorece una mejor planificación es el plazo, pues a menor plazo mayor oportunidad tendrá el plan de ser asertivo. Por ello, el equipo, junto con el negocio, pueden acordar el desarrollo de una versión básica del producto, con suficientes características para satisfacer a los clientes iniciales, y proporcionar retroalimentación para el desarrollo de siguientes versiones. A esta primera entrega se le conoce como Mínimo Producto Viable o MVP (Minimum Viable Product), y suele ser una entrega que no supera los 3 meses.

En muchas empresas, los Sprints son de 2 semanas, y cada sprint se inicia con un evento de planificación conocido como Sprint Planning, donde el equipo alinea prioridades y acuerda los objetivos y metas del sprint con el dueño del producto (PO). Esta planificación, se realiza en 2 partes: 1. Qué se va a hacer en el Sprint, liderada por el PO, y 2. Cómo el equipo técnico abordará el desarrollo.

El éxito del Sprint Planning, radica en disponer de las tareas del backlog del producto refinadas con el detalle suficiente para que el Dev Team pueda comprender, estimar y detallar las tareas técnicas necesarias para cumplir la meta del Sprint, labor que deben hacer en equipo, acordando cómo llevar a cabo el desarrollo con estimaciones de esfuerzo consensuadas.

También necesita de acuerdos que delimiten cuándo una historia está lista para su desarrollo y cuándo está hecha (DoR y DoD), conocer el rendimiento del equipo y su disponibilidad para establecer la capacidad a comprometer. Es un evento que dura entre 2 y 4 horas, según el tamaño y madurez del equipo y del producto, la suele moderar el SD, validando que se tiene un acuerdo con el PO sobre las prioridades y el objetivo del Sprint, y que el Dev team detalla y distribuye las tareas entre los miembros del equipo que hacen posible cumplir la meta del Sprint.

Como ves, la planificación y el compromiso están presentes en Agile. El negocio y otros involucrados confían en que el equipo siempre realizará su mejor esfuerzo para cumplir los compromisos de cada Sprint, y por ello cuida de su motivación y de eliminar todos los obstáculos que le resten autonomía e independencia al equipo.

Gracias por comentar y compartir!!!

Cómo hacer dailies productivas en 15 minutos

En los marcos de trabajo agile, como Scrum y Kanban, la Daily es una reunión diaria que realiza el equipo de desarrollo o DevTeam, de 15 minutos, cuyo propósito es Facilitar lo siguiente: 

1. La sincronización, alineación, colaboración y comunicación entre los miembros del equipo.

2. El conocimiento del estado del sprint y validar sí se cumplirán los compromisos con el cliente.

3. La adaptación del trabajo para cumplir o ajustar la meta del sprint y de las tareas comprometidas.

4. La transferencia de información y la colaboración entre los miembros del Equipo.

5. El aumento del compromiso de cada miembro del Equipo.

6. La eliminación de obstáculos para progresar las tareas del Sprint o Kanban.

7. La solución de las dependencias, internas y externas, entre las tareas.

8. El aprendizaje de los miembros del equipo.

Para ello:

1. Se reúne el equipo de desarrollo con su tablero actualizado de tareas.

2. Cada miembro comparte, en forma concreta, sin entrar en detalles, el trabajo que está realizando, el que terminó el día anterior y el que iniciará ese día o al terminar el que realiza.

3. El resto del equipo escucha atentamente, para identificar cómo colaborar con el compañero.

4. El compañero con ideas para ayudar lo manifiesta, en forma concreta, sin entrar en detalles.

5. Luego de la daily, se reúnen las personas que necesiten trabajar con los temas tratados.

Que No es la Daily:

1. Un espacio para detallar o refinar requerimientos o tareas.

2. Una sesión de seguimiento o estatus para informar en que anda cada uno.

3. Una reunión social.

4. Una reunión que sustituye refinamientos, planificaciones, revisiones o retrospectivas.

5. El encuentro de varios equipos de trabajo.

Cabe destacar, que nos referimos, principalmente, a un equipo de desarrollo de software (DevTeam), entre 3 y 9 desarrolladores, responsable de un producto o proyecto, o de un grupo de productos de baja demanda relacionados.

Algunos de los errores más comunes y soluciones son:

Definición/Práctica	Errores comunes	Soluciones	Observaciones
Es una reunión de DevTeam	Se incorporan otros roles e invitados para “aprovechar” que se tiene al Dev Team junto. Participan muchas personas. Sí a un DevTeam de 7 personas, se suma el SM, PO, PM, Arquitecto y Calidad, ya tenemos una reunión de 12 personas.	Los participantes obligatorios son solo los desarrolladores. El SM modera el evento y se lleva los impedimentos. Otros roles del equipo podrían asistir como Oyentes para facilitar la solución de impedimentos.	Si se necesita la intervención del PO, o Stakeholders funcionales o técnicos, deben hacerlo fuera de la Daily. El Scrum Team tiene otros eventos con el DevTeam para refinar, priorizar, validar, planificar, mejorar, etc.
Para Compartir el trabajo diario del equipo	Aprovechar la daily para aclarar dudas, refinar o validar requerimientos, estimar o hacer demos, hacer mini retros, o para hacer un reporte de lo que está haciendo cada persona. Socializar en la daily.	Cada evento en Scrum tiene su propósito. El de la Daily es para compartir el trabajo, informar impedimentos y obtener ayuda de otros miembros del equipo para lograr la meta del Sprint o resolver las tareas. Conseguir el espacio para los otros temas.	Si se utiliza cada evento para lo que fue diseñado, la Daily puede centrarse en su propósito. Para refinar y aclarar dudas están los eventos de refinamiento y planificación. Para validar y probar, las reviews y para corregir y mejorar pautas de trabajo, las retros. Y para socializar, busquemos espacios para ello que no sea en la Daily,
Para Inspeccionar y Adaptar el Sprint Backlog y los tableros Kanban	No actualizar el Sprint Backlog y los Tableros Kanban, con las urgencias o imprevistos que surjan. Perder de vista la Meta del Sprint y el compromiso de entrega de las tareas.	La inspección diaria del trabajo facilita adaptar la planificación de entregas y las fechas compromiso.	Sin transparencia no sabremos qué estamos inspeccionando y cómo adaptarnos para cumplir los compromisos adquiridos por el DevTeam.
Para “construir equipo”	Que cada persona se enfoque solo en sus tareas y que se desconecte de la daily luego de intervenir.	Potenciar el concepto de equipo. Interesarse en ampliar sus conocimientos y comprender el trabajo y problemas del compañero. Todos en el equipo comparten el mismo propósito: Cumplir los compromisos del DevTeam.	Un equipo ágil evoluciona cuando se enfoca en que se cumplan los compromisos que adquiere el DevTeam, más allá de realizar las tareas individuales que tiene cada persona asignada.
Dura 15 minutos	Se alargan por No tener una buena moderación, extenderse en detalles, no escucharse, no respetar el derecho de palabra, ser impuntuales, entre otros.	Realizar una buena moderación. Ayuda el uso de un cronómetro, de un objeto o práctica para ordenar las intervenciones, pedir la palabra, la preparación previa de cada participante, la escucha activa de todos, y fortalecer el valor de la puntualidad.	Acordar normas que faciliten una daily de 15 minutos que cumpla su propósito. Involucrar a todos en el establecimiento de estas normas, puede ayudar colocarlas en un lugar visible o designar un rol rotativo de “observador del cumplimiento”
Foco en el Tablero actualizado de las tareas del Sprint y prioritarias	No compartir el tablero. Tablero desactualizado. Muchas tareas en progreso.	Compartir el Tablero Actualizado. Cada desarrollador habla de sus tareas en progreso (debe ser 1), lo que terminó el día anterior y lo que tomará al terminar la actual tarea.	Limitar el trabajo en curso y bloquear las Tareas que no se pueden avanzar ayuda a focalizar el trabajo del equipo en cerrar tareas, en lugar de seguir abriendo tareas y tener varias en curso.

Vamos a promover el debate en los equipos para incentivar soluciones adaptadas a las características y necesidades particulares de cada uno.

Reflexionemos juntos sobre éste y otros temas que impactan la productividad del equipo.