Optimizar el tiempo y la Productividad con apoyo de la Tecnología (parte 2)

Continuando con las recomendaciones para optimizar el tiempo y la productividad en la oficina con ayuda de las Tecnologías de Información y Comunicación:

8. Controle las interrupciones comunicando a los demás cuando necesita concentración y usando señales que indiquen “estoy ocupado”. Use por ejemplos unos audífonos grandes. Realice recesos cada hora de 5 ó 10 minutos. Utilice http://pomodorotechnique.com/ y descargue relojes en su pc y teléfono que le recuerden estas pausas. Evite recesos más largos, éste corresponde a la hora del almuerzo. Respete el tiempo de los demás y Dé el Ejemplo. También te invito a leer: http://entusiasmado.com/8-razones-para-no-usar-la-tecnica-pomodoro/ ya que ciertamente en ocasiones no conviene.

9. Utilice una herramienta para organizar las tareas de sus pendientes y proyectos. Recomiendo el uso de Trello (https://trello.com/) que puede usar en su PC y descargarlo en su smartphone. Es importante establecer cómo organizará sus pendientes, puede utilizar como guía el esquema del paso 1 y añadir otras clasificaciones para tareas cotidianas como Compras, Citas, Llamadas pendientes, Trámites, etc. Cree un hábito que le facilite el uso diario de la herramienta. También puede usar recordatorios y post tip de colores en lugares clave para recordar eventos importantes.

10. Organice su día a día con apoyo de un calendario digital. Hacerlo público facilita dar a conocer cuándo se encuentra ocupado.

11. Respalde con frecuencia sus archivos locales. Utililce la Web (Drive o el email) para colocar sus archivos importantes

12. Utilice Google Drive para elaborar documentos en forma colaborativa. Revisiones y ajustes se realizan en forma más eficiente.

13. Organice su día siguiente la noche anterior, su semana los domingos, y a fin de mes cada mes siguiente. Cierre cada período reflexionando sobre lo logrado.

14. Utilice los criterios de búsqueda avanzada para optimizar la localización de la información requerida.

15. Prepárese para sus tiempos de espera, optimice su tiempo en las colas, de ser posible use el teléfono (lleve pila extra) o una tableta, libros, documentos, vaya acompañado y resuelva pendientes….

16. Delegue Bien y con Frecuencia. Desarrolle las competencias de su equipo. Capacite, acompañe, pero no haga el trabajo del otro.

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Gracias, María Esther Remedios