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| Fuente de la magen |
Las mejores prácticas de planificación y gestión del tiempo nos proponen la identificación y definición exhaustiva de actividades y recursos, junto a estimaciones con técnicas y herramientas sofisticadas basadas en modelos predictivos, buscando en cada caso obtener un plan de ejecución que nos permita lograr en forma eficiente los objetivos del proyecto, en términos de alcance, tiempo, costo y calidad.
Asimismo, disponemos de procesos de control y seguimiento profesionales, basados en índices de desempeño, con el propósito de asegurar que el proyecto se ejecute de acuerdo a la planificación que garantiza su éxito.
En tiempos difíciles y de muchos cambios, donde prevalece la crisis y la alta incertidumbre, se rompen los patrones de la regularidad y los procesos y recursos se vuelven inestables, por lo tanto poco predecibles, incluso se dificulta el análisis de riesgo ante la imposibilidad de predecir la probabilidad de ocurrencia de eventos fortuitos.
¿Qué hacer entonces?, ¿qué debemos incorporar al proceso de la planificación para que se adapte a las demandas del entorno actual?, ¿qué actitudes y competencias desarrollar en nosotros y en nuestro equipo de trabajo para lograr una planificación exitosa en estos tiempos?.
Buscando dar respuesta a estas inquietudes, me surgen algunas ideas que requieren profundización, análisis, y lo más importante, una estrategia para su incorporación en nuestros actuales procesos de planificación:
1. Ejecutar proyectos cortos, o dividir el proyecto en pequeños componentes o sub-proyectos, por ejemplo de 1 mes de desarrollo. Tener de referencia un plan de ejecución general, de enfoque evolutivo e incremental, donde se van afinando las prioridades y los tiempos de desarrollo, a medida que avanza el proyecto.
2. Planificar cada componente o sub-proyecto, realizando reuniones frecuentes de control y seguimiento, que permitan adecuar los planes a las realidades que se presenten. No confundir con improvisar, seguimos aplicando las mejores prácticas de la planificación de proyectos, ahora en proyectos cortos, con mayores niveles de análisis y atención ante los eventos que pueden afectar el proyecto, y mayor flexibilidad para adecuarse a los cambios. La planificación se convierte en un proceso continuo a lo largo del proyecto.
3. Evaluar en forma continua la factibilidad del proyecto, a lo largo de la ejecución del mismo, adaptando su alcance a las exigencias y realidades del entorno.
4. Conformar y mantener un equipo de trabajo motivado, autónomo, con capacidad de asumir responsabilidades y riesgos controlados, con competencias innovadoras, donde se manifieste un alto compromiso, y que valore el uso de indicadores para tomar las mejores decisiones.
Hoy por hoy, la planificación tiene que ser a corto plazo, flexibe y adaptable.
Dado que la planificación en sí es un proceso transversal y permanente en los proyectos, y que en momentos de mucha incertidumbre puede verse afectada directa o indirectamente por la falta de hacer predicciones acordes y adecuadas al manejo del tiempo en los procesos y recursos, es pertinente indicar que se debe implementar mecanismos de seguimiento continuo para evaluar el comportamiento de variables que puedan afectar la efectividad de nuestro proyecto, en ese sentido hago énfasis en que se hace necesario la "evaluación de la factibilidad del proyecto", debido a que en tiempos de crisis el entorno y las necesidades son cambiantes y las variables difíciles de controlar, y con ese proceso de evaluación constante permitirá reajustar y alinear las acciones y actividades en función de lograr la factibilidad del proyecto. Para concluir me parece importante los aspectos tocados en estas líneas reflexivas.
ResponderEliminarMe parece que la ejecución de proyectos en proyectos más cortos es una buena estrategia porque de esta forma podemos aplicar mecanismos de control y seguimiento simples sobre las desviaciones que puede presentar cada sub-proyecto en un determinado momento; esto nos permitirá ser capaces de actuar de forma rápida para evaluar y corregir dichas desviaciones a tiempo. Así mismo considero que la ejecución por sub-proyectos permite reducir significativamente los riesgos de aceptación del producto final; la idea de este enfoque seria abarcar en sub-proyectos las funcionalidades que el cliente requiere según los niveles de prioridades y obtener de esta forma un producto mínimo esperado que realmente este alineado a lo que el cliente requiere.
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ResponderEliminarDesde hace tiempo nos hemos visto afectado por el factor tiempo en el desarrollo de los proyectos tanto laborales como personales, es por ello que es importante buscar estrategias para no cambiar la meta u objetivo a lograr sino la manera de hacerlo. Es factible la idea de dividir el proyecto en sub-proyectos con menos tiempo de ejecución, ya que esto nos ayudaría a evaluar el desarrollo del mismo, además nos va a permitir buscar soluciones óptimas a problemas que se vayan presentando y así aminorando los posibles riesgo que tenga el proyecto en sí. Por otra parte, un buen equipo que este motivado en pro del desarrollo del proyecto siempre será un plus que toda organización debe tener, para eso se debe estumilar los recursos que se tenga para ser cada día mejor.
ResponderEliminarEn conclusión, es importante tener una planificación acorde a lo que se vaya hacer además de tomar en cuenta todos los tiempos estimados que se va a utilizar, pero también es importante contar con un plan b que pueda ayudar a la ejecución del mismo.
Debido a que nos encontramos en un entorno cambiante en muchos aspectos, considero que para la planificación de un proyecto se debe contar con un equipo de trabajo que conozca y asuma los cambios que puedan ser generados por alteraciones internas o externas fuera de lo planificado. Es necesario que todos los miembros del equipo posean la capacidad de aceptar y adaptarse a cualquier situación que se pueda presentar durante la ejecución del proyecto en donde, principalmente, esto debe ser conocido y entendido previamente por el cliente.
ResponderEliminarTomando en cuenta sus comentarios acerca de las alternativas que pueden ser consideradas para atacar posibles desviaciones en el proyecto, concuerdo con la realización de sub-proyectos que permitan el desarrollo completo de una etapa o fase evitando que la ocurrencia de algún evento afecte poco o mucho la planificación previa. Quizás esto introduce un poco la aplicación de algunos principios de metodologías ágiles que son muy usadas en la ejecución de proyectos de corta duración.
En general, es importante contar con un buen estudio de riesgos que permita determinar las posibles soluciones a cualquiera de estos. Sin embargo, como fue mencionado anteriormente, el equipo debe estar consciente de que hay situaciones que ocurren sin ser consideradas previamente, y que estas pueden afectar de muchas maneras la planificación. Es por ello que el equipo (tomando en cuenta al cliente) debe saber afrontar cualquier cambio imprevisto para seguir adelante con el desarrollo de actividades (generadas por el cambio o no) del proyecto.
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ResponderEliminarActualmente Venezuela se encuentra en un período de recesión, en donde realizar estimaciones de tiempo y costo se vuelven cada vez más difíciles. Pero resulta que a pesar de eso somos una economía que no se puede detener, y a los gerentes de proyecto lo que nos queda es ingeniárnosla para no morir en el intento. Considero que lo descrito anteriormente por la profesora María Esther Remedios es una excelente alternativa para poder sobrellevar esta “situación país”.
ResponderEliminarLa fragmentación de un proyecto en sub-proyectos, puede hacer que las estimaciones sean más precisas, dado que se realizan en menor tiempo, considerando estimaciones de costos sujetas a menores cambios, por lo que las variaciones y los riesgos del proyecto se podrían reducir. Una vez finiquitado un sub-proyecto, se da inicio al siguiente, determinando una estimación de tiempo y costo ajustada a la economía actual.
Todo esto debe de venir asociado a un análisis de riesgos, considerando el proyecto totalmente, así como cada uno de los sub-proyecto. Para de esta forma estar preparados y poder tomar las decisiones correctas ante cualquier percance que se pueda presentar y que de seguro será así. Por lo tanto las reuniones de control y seguimiento deben de hacerse más seguidas para evitar desviaciones fuertes que afecten la ejecución general del proyecto.
Otra posible alternativa que existe son las metodologías ágiles, las cuales varias empresas están aplicando actualmente, para ejecutarlas en proyectos más cortos. Por lo que podría considerarse para proyectos grandes compuesto por sub-proyectos, la opción de una combinación de metodologías, para lograr la ejecución del proyecto en tiempos de crisis.
Planificar en tiempos de crisis es una ardua labor, en mi opinión particular, debido a los constantes cambios de precios y la falta de material para llevar a cabo un proyecto en cualquier rama. La idea de establecer periodos cortos de tiempo me parece apropiada, especialmente si se trabaja con un equipo de trabajo eficiente, que tenga la capacidad de tomar decisiones y asumir responsabilidades, ya que son precisamente estos cambios los que necesitan una respuesta casi inmediata, y no siempre se cuenta con el gerente de proyecto para hacerla de forma inmediata.
ResponderEliminarAsimismo, establecer periodos de tiempo que no sean demasiado largos ayudará a trabajar con los precios que se manejan en ese momento y a poder cumplir con especificaciones de forma casi inmediata. Estos periodos deberían estar distribuidos de mayor a menor importancia, para tener siempre lo más primordial listo en caso de que se presente algún tipo de inconveniente. Finalmente, implementar mecanismos de seguimiento que sean perennes, en los cuales se vaya haciendo un rastreo pertinente es el tercer paso principal para poder desarrollar un proyecto según todos los parámetros establecidos al inicio del mismo.
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ResponderEliminarLa planificación en tiempos difíciles en varios casos puede verse como una oportunidad a que los gerentes de proyectos se expongan a escenarios que ponen en evidencia sus habilidades de establecer planes de contingencia, solución a las dificultades, adaptabilidad, control u otros. Adicionalmente, se explora escenarios desconocidos y rompe con las planificaciones de confort generando cambios que permitan replantear de diferentes formas las planificación de un proyecto.
ResponderEliminarUna de las formas de contrarrestar y mantener un mejor ambiente organizacional en la Planificación en tiempos difíciles es hacer uso de estrategias que permitan alcanzar el objetivo deseado, realizar una buena conexión entre el entorno del proyecto y los recursos de la organización manteniendo una dinámica flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes que puedan generarse donde a su vez es necesario dedicar tiempo y esfuerzo, los cuales son inducidos bajo una acción gerencial consciente de la realidad y bien dirigida.
Hoy en día en Venezuela donde los recursos de costos y materiales ejercen un aumento diario y es casi impredecible lo que pueda suceder y representar un obstáculo en los proyectos las empresas han optado por la combinación de los modelos metodológicos de la planificación como lo son: La Planificación Estratégica Situacional, la Planificación Participativa, y La Planificación Estratégica asumiendo a su vez una actitud activa por parte de los integrantes de la organización que permita el análisis y la reflexión de las situaciones.
Una de las premisas más enunciadas por el entorno Gerencial es que la planificación puede afectarse debido a que no se evaluó correctamente la situación actual, es por ello que es necesario evaluar todos los entornos involucrados que puedan afectar la misma.
Planificar como? Calidad del tiempo en crisis en una sociedad apresurada con la informacion fluyendo y la familia cada vez con menos tiempo para integrarla junto a nuestra carrera de administracion del tiempo que se nos agota en medio de carencias y escases pero luego surgen ideas positivas y controversiales para planificar con eficiencia y eficacia sin comprometer el tiempo de calidad de nuestra vida y de nuestra propia familia. Exelente tema La Planificacion. Graciaspor tan excelente aporte.
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