La importancia de establecer Objetivos Smart

Los objetivos son la brújula del equipo, dan dirección y propósito. Con base en los objetivos se realiza la evaluación de éxito o fracaso de las metas establecidas.

Establecer objetivos en un equipo facilita alinear sus pensamientos y concentración con la tarea asignada, lo ayudará a mantener el rumbo y evitará que desperdicie tiempo en otras tareas menos significativas.

Los objetivos nos hacen responsables, incitan la motivación del equipo y una presión social saludable que nos anima a ser mejores.

En Agile, se trabaja al menos con dos tipos de objetivos: los que proveen la mejora continua de los equipos y el objetivo o meta del sprint. Veamos un ejemplo de mejora continua:

1. El equipo identifica un área que necesita atención, por ejemplo, “nuestras dailies están siendo muy largas”. Se fija el objetivo de tener dailies que no superen los 15 minutos.
2. El equipo acuerda los primeros pasos, no importa si no son los mejores, lo más importante es comenzar, ponerse en movimiento, y decide que, en la daily, cada miembro del equipo dispone de 1 minuto para presentar qué hizo ayer, qué hará hoy y qué problemas tiene, lo llevará preparado y sí estima que 1 minuto es insuficiente, deberá proponer una reunión para profundizar el tema. 
3. El equipo identifica qué puede pasar y acciones de contingencia, y sí tiene todos los recursos que necesita para hacer el trabajo. Por ejemplo, Luis activará un cronómetro de 1 minuto en el turno de cada persona, cuando toque el turno a Joaquín, el hablador del equipo, se le harán las 3 preguntas pidiéndole que sea concreto, y cuando se presente un asunto que exige más tiempo, se toma nota para tratarlo fuera de la daily.
4. Luego de un par de dailies el equipo reflexiona sobre lo efectivas que han sido las medidas e introduce otros cambios de ser necesario.

Por otra parte, el equipo, y cada uno de nosotros, necesita objetivos desafiantes, que, sin dejar de ser factibles, nos obliguen a salir de rutinas cómodas y de la zona de confort.

Necesitamos objetivos que nos conduzcan al éxito, pero sabemos ¿qué es el éxito? A menudo, los objetivos se confunden con tareas o descripciones del trabajo, y en ocasiones, cuando se definen, permanecen sin cambios, lo que ocasiona apatía y estancamiento. Objetivos como “Mantener la eficiencia operacional” o “Velar por el control de calidad de los productos”, pueden no significar nada en concreto, están abiertos a la interpretación y son demasiado etéreos para ser útiles.

Los buenos objetivos son Smart, Inteligentes, cumplen 5 criterios, que desarrolló George Doran en 1981, y que conforman el acrónimo Smart:

1. S de “Específico”, con mediciones que nos sirvan para evaluar si estamos en el camino correcto o no. Evitar términos imprecisos como “Quiero ser rico” o “Entregar software de calidad”, ya que estos términos son ambiguos y pueden tener diferentes significados para diferentes personas. Es mejor “Quiero jubilarme a los 55 años con 10 millones de euros en el banco” o “El número de incidencias en nuestro equipo, mes a mes, debe mantener una tendencia hacia cero incidencias”.
2. M de “Medible”, teniendo en mente tu meta establecida, determina las métricas objetivas por las cuales medirás tu progreso, hacia la consecución de esta meta. Sabrás que has conseguido ser rico cuando dispongas de 10 millones de euros en el banco, o que se está cumpliendo la meta del equipo al observar una gráfica de incidencias que mes a mes, se acerca a cero. Hay que recordar que es importante que el objetivo se pueda medir.
3. A de “Alcanzable”, retador pero que se pueda lograr. El objetivo de tener 10 millones de euros al cumplir los 55 años puede ser factible si tienes 30 o 40, pero quizás menos realista si tienes 50 y un montón de deudas. Apunta alto, pero no definas objetivos que no se pueden alcanzar y puedan resultar frustrantes. Esto nos lleva al próximo punto.
4. R de “Realista”, un objetivo para ser realista debe disponer de los recursos necesarios para ser llevado a cabo. Pretender ser rico y no saber nada de finanzas y no tener tiempo para investigar o emprender, hace este objetivo poco realista. Un objetivo realista tiene un plan de acción con recursos, tiempo y capacidad de trabajo a su disposición.
5. T “Tiempo Limitado”, los objetivos deben incluir una fecha límite para lograr su propósito. La ley de Parkinson establece que: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible”, si tienes 10 horas para entregar un informe, lo harás en 10 horas, y si tienes 10 días, te tomará 10 días, lo mismo si te dan 10 semanas, siempre habrá algo que hacer, y motivos y excusas para no terminar antes. El objetivo “El número de incidencias en nuestro equipo, mes a mes, debe mantener una tendencia a cero incidencias”, queda mejor especificado si se le añade en los 3 próximos meses. 

Cabe destacar, que el sistema SMART para establecer objetivos, es más una “lista de verificación recomendada” que un “plan de acción estricto”. Toma aquello que te aporte mayor valor.

Para los equipos que trabajan en Scrum, el Sprint Goal es el objetivo más importante que tiene que cumplir el equipo durante el Sprint. Sobre el Sprint Goal te hablaré en el próximo artículo.

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