Cómo tener sesiones de trabajo productivas en Scrum

 

En el post anterior “¿Tenemos muchas reuniones? Los eventos en Scrum” te expliqué cómo los eventos en Scrum ponen en práctica valores y principios ágiles. En el duagrama anexo tienes un resumen.

Asimismo, se hizo referencia a algunas situaciones que ocasionan que las sesiones se alarguen, y a veces, se vuelvan incluso improductivas, generando en algunos miembros del equipo la duda sobre la utilidad de estos eventos para el equipo.

Probablemente, te sean familiares algunas de las siguientes situaciones:

Personas que: a) no escuchan activamente a sus compañeros, interrumpen mucho y obligan a repetir, b) se extienden en detalles no pertinentes durante el evento, c) no ceden en sus posiciones haciendo difícil el llegar a acuerdos, d) son impuntuales y retrasan el inicio de la sesión u obligan a repetir, e) al no tener claros los valores y principios ágiles, utilizan los eventos para hacer seguimiento, pedir o rendir cuentas, culpar a los demás, imponer sus ideas, dirigir al equipo en lugar de empoderarlo, etc., o f) al no tener claro el significado y propósito de cada evento, integran en estas sesiones prácticas de otras. Por ejemplo, hacemos micro-retros en las dailies, o refinamos en las planning y reviews, haciendo estos eventos muy extensos.

Cuando: a) se resuelven dudas o impedimentos durante el evento que requirieron más tiempo del previsto, b) se refinan historias en una sesión de planning o review, c) cuando se revisan tareas e historias en detalle en la review para actualizar su estado, d) se presentan problemas técnicos que dificultan la escucha o participación de las personas, e) hay mucha incertidumbre, desmotivación e inconformidad que dificultan la atención en la sesión de trabajo, f) no se mantiene el foco en su propósito y cumplimiento de agenda y tiempo, g) no se dispone de los insumos preparados para hacer fluida y productiva la sesión, h) se repiten los mismos problemas y dejan la sensación de pérdida de tiempo e improductividad, entre otros.

A continuación, te comparto algunas recomendaciones generales para que, a partir de allí, junto a tu equipo, identifiquen acciones específicas que optimicen la ejecución de los eventos de Scrum:

1. Todo evento debe contar con un moderador que comprenda el propósito del evento, prepare una agenda, defina una estrategia y gestione el time-box. Es conveniente rotarlo, de seguro descubrirán habilidades en otras personas del equipo que favorece la innovación y el resultado de estas sesiones de trabajo.
2. Promover y desarrollar valores en los miembros del equipo como la puntualidad, la escucha activa y la empatía. Podemos proponer estar atentos y reconocer públicamente cuando una persona evidencia estos valores.
3. Acordar normas en el equipo que ayuden a las personas a mantenerse dentro de la agenda, sean concretas y no se extiendan en detalles o divagaciones que extiendan el tiempo de la sesión. Ayuda tener un Tablero de Normas del Equipo, dinámico, que se ajuste de acuerdo con las prácticas que vayan funcionando, ajustando e incorporando otras. De ser necesario, puede acordarse que cada persona tiene unos puntos que se van restando si incumple las normas del equipo.
4. Incluir dinámicas y herramientas que favorezcan la transparencia, la comunicación y la interacción de las personas en un clima de confianza. Por ejemplo, utilizando tableros colaborativos como Mural, o los tableros de Jira cuando aplique.
5. El equipo, en la medida que va comprendiendo el propósito y dinámica de cada evento, puede acordar que cada persona vaya preparada, con la tarea hecha, lo que facilitará la fluidez, concreción y realización en tiempo de la sesión de trabajo.
6. Cada evento tiene unos requisitos y participantes clave, se debe evitar que asistan personas no invitadas al evento. Coloca esta norma explícita en el tablero de normas del equipo
7. El moderador, con ayuda de todo el equipo, debe velar por que cada persona participe y sea escuchada su opinión. Puede utilizar frases como “Mari, y tú cómo lo harías”, para incentivar la participación de Mari que se ha mantenido callada.
8.  Incorporar estrategias que faciliten la toma de decisiones en consenso, evitando que una minoría dominante imponga su punto de vista sobre el resto del equipo. Puede funcionar decir “Es interesante lo que propones, a ver que dice el resto del equipo”.
9. Cuando sea necesario, incluye ejercicios de integración o team building. Puedes obtener ideas de la siguiente página: 10 actividades de team building para unir a tu equipo.
10. Quienes hacen el cambio son las personas, no los procesos o la tecnología, medir con frecuencia el nivel de felicidad del equipo, abriendo espacios para resolver diferencias, conflictos y problemas de motivación, tendrá una gran influencia en la productividad de los eventos.

Al poner en prácticas, estas y otras acciones, verás como tus eventos serán realmente útiles y productivos.

Cabe destacar, que sí se cambia el tamaño de los Sprints, sí no se generan incrementos de productos potencialmente entregables al final de cada sprint, sí no se hacen retrospectivas, o no se recibe feedback frecuente del negocio, no estarán haciendo Scrum.

Gracias por leerme, comentar y compartir!!!