¿Quieres recuperar tiempo de tu día a día?, y quién no, tiempo para realizar más entregas con mejores resultados, realizar otras tareas más enriquecedoras, o poder tener tiempo para otras actividades que disfrutamos, y que, por estar, normalmente, tan liados, no tenemos tiempo para realizarlas, como leer, estudiar, compartir, ir al gimnasio, o simplemente, descansar y dormir bien.
Te iré compartiendo diferentes técnicas para ser más productivos, y en este artículo vamos a enfocarnos en cómo ser más eficientes siendo más competentes en las tareas que realizamos frecuentemente.
Te invito a realizar una lista de tus tareas frecuentes, y para cada tipo de actividad, identifica y mide el tiempo aproximado que le dedicas al día o a la semana. Así mismo, determina, según tu criterio, el nivel de conocimiento y competencia que tienes realizando la tarea. Por ejemplo:
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Prioricemos, definiendo criterios que faciliten la elaboración de un plan ordenado de acciones. Por ejemplo, tareas que exigen mayor tiempo y el nivel de competencia es bajo o medio, o seleccionar acciones de mejora de poco esfuerzo o costo, y alto o medio impacto en el desempeño de la tarea.
Identifica las estrategias que permiten mejorar tus competencias, como recibir formación especializada, solicitar el apoyo de un experto, y lo más importante, poner en práctica lo aprendido, es lo que te hará más competente realizando la tarea.
Toma en cuenta, que desarrollar una competencia pasa por, al menos, 4 etapas:
Tienes la necesidad e interés de mejorar tu desempeño.
Adquieres conocimientos, técnicas y herramientas para realizar, de forma más eficiente, y diferente, tu trabajo.
Pones en práctica, una y otra vez, de forma disciplinada, lo aprendido.
Sientes la mejora de tu desempeño, lo que te motiva a seguir practicando y mejorando, hasta ser muy competente en la tarea.
Otra acción que podrías emprender, si es aplicable, es delegar o buscar la automatización de las tareas más repetitivas.
Finalmente, mide nuevamente tus tiempos y valora la mejora obtenida. Siguiendo nuestro ejemplo:
En el ejemplo, se tiene un plan de acción de 4 tareas de mejora en forma secuencial, para lograr en 6 meses, una mejora en la productividad de un 25%, pudiendo observar mejoras a lo largo del proceso.
Hay que destacar, el valor de la medición para analizar, objetivamente la situación, y para validar la ruta de mejora que hemos seleccionado. Y de ser necesario, adaptar o cambiar las estrategias de mejora.
También he de señalar, que los planes de mejora suelen competir con el cumplimiento de lo objetivos de la organización, y que nos exigirá, durante su implementación, un esfuerzo extra. Habrá momentos en que la tensión del entorno nos obliga a ir un poco más despacio, y en otras circunstancias podemos acelerar. En todo caso, nuestros planes han de ser flexibles y adaptarse a los cambios del entorno. Lo importante, es no renunciar a la oportunidad de hacer las cosas, cada día, un poco mejor, y ganar en productividad.
Como diría Covey, Detenerse para afilar la sierra, y con ello mejorar el desempeño.
Gracias por leerme y compartir.
@Soy.Agile.Coach
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